مدیریت پروژه
استانداردهای مدیریت پروژه
عدم استفاده از تکنیکهای مدیریت پروژه و به طبع آن بروز مشکلاتی در راستای اجرای پروژهها، موجب اتلاف منابع مالی و انسانی میشود. لذا امروزه مدیریت پروژه بصورت یک موضوع علمی و دانشی در سازمانهای بزرگ و پروژه محور دنبال میشود. در همین راستا و بدنبال گسترش بازارهای کار و جهانی شدن شرکتها، لزوم بکارگیری استانداردی برای مدیریت پروژه باعث بوجود آمدن استانداردهای مختلفی در این حوزه شده است.
با گسترش حوزه تجاری شرکتها و جهانی شدن پروژهها، امروزه استفاده از استانداردها برای همزبانی افراد درگیردر پروژه و اطمینان از اجرای درست کار ضروری است. استانداردها، علاوه بر تبیین کار و تعیین چگونگی اجرای صحیح عملیات، به عنوان مرجعی برای افراد گروه پروژه در اختلافات مطرح است. قوت استانداردها در جامع بودن آنها، سادگی، مقبولیت عام استفاده کنندگان و تضمینش برای اجرای درست کار است. با توجه به جهانی شدن شرکتهای ساخت و تولید و گسترش بازارهای کار، مدیران پروژه بهتر است با استانداردهای مدیریت پروژه آشنا شوند. بهره گیری از آنها میتواند آنها را در اجرای برنامههای پروژه یاری نماید.
تعریف استاندارد
استاندارد مدرکی است که با اجماع عمومی تهیه و توسط مراجع ذی صلاح تایید شده و جهت استفادههای تکراری و عمومی، قوانین، راهنماها و با هدف تحقق بهینه موضوع مورد نظر ارائه میشود. همچنین استاندارد را میتوان سندی رسمی دانست که هنجارها، روشها، فرایندها، و راهکارهای تثبیت شده را تشریح مینماید.
انواع استانداردها
- استانداردهای توصیفی که واقعیت، جزئیات یا یژگیچیزی را تشریح میکنند.
- استانداردهای معیاری و ضابطهای که راهنماییهایی (معیارهایی) برای استفاده به عنوان مبنا برای اندازه گیری، مقایسه یا تصمیم گیری ارائه میکنند.
- استانداردهای تجویزی که یک راه منحصر به فرد برایانجام کارها مشخص میکند.
ضرورت استانداردهای مدیریت پروژه
امروزه استفاده از استانداردها، راهنماها و متدولوژیهای معتبر برای هم زبانی افراد درگیر در پروژه و اطمینان از اجرای درست کار ضروری است. استانداردها، علاوه بر تبیین کار و تعیین چگونگی اجرای صحیح عملیات، به عنوان مرجعی برای افراد گروه پروژه در اختلافات مطرح است. قوت استانداردها در جامع بودن آنها، سادگی، مقبولیت عام استفاده کنندگان و تضمینش برای اجرای درست کار است.
| نام سازمان | عنوان سازمان | محل تالیف |
|---|---|---|
| موسسه مدیریت پروژه (PMI) | گستره دانش مدیریت پروژه (PMBOK) | آمریکا |
| موسسه مدیریت پروژه (PMI) | مدل بلوغ مدیریت پروژه سازمانی (OPM) | آمریکا |
| انجمن مدیریت استرالیا (AMIPM) | مدیریت پروژه | استرالیا |
| مرکز صدور گواهینامه مدیریت پروژه و انجمن مدیریت پروژه ژاپن (PMA) | مدیریت پروژه و برنامه برای نوآوری سازمانی | ژاپن |
| پروژههای در محیط های کنترل شده (PRINCE)، دفتر مرکزی مخابرات انگلستان | PRINCE |
اروپا |
| انجمن مدیریت پروژه (APM) و مرکز تحقیقات در مدیریت پروژهها (CRMP) | APM BOK | |
| انجمن بین المللی مدیریت پروژه (IPMA) | مبنای شایستگی اجمن بین المللی مدیریت پروژه (ICB) |
استانداردهای دیگری در مدیریت ریسک، مدیریت سبد پروژه، مدیریت ارزش کسب شده، مدیریت برنامه و پیکربندی پروژه نیز وجود دارد.
دامنه و اهداف برخی از استانداردهای مدیریت پروژه
در جدول زیر ضمن معرفی برخی از استانداردهای مدیریت پروژه، دامنه کاربردی و هدف آنها نیز بیان میشود.
| استاندارد | دامنه | هدف |
|---|---|---|
| PMVOK Guide | جهانی | ارتقای حرفه
به عنوان پایهای برای گواهی دادن، طبقه بندی محصولات، خدمات و مدیریت پروژه |
| ISO ۱۰۰۰۶ (راهنمایی برای کیفیت در مدیریت پروژه) | جهانی | تعریف لغات و فرایندها
این استاندارد در دید اولیه بر روی کیفیت در مدیریت پروژه تاکید دارد. |
| BS ۶۰۷۹ کمیته استاندارهای بریتانیا | ملی | تعریف لغات و فرایندها
راهنمای مناسبی برای مدیران پروژه |
| DIN سری ۶۹۹۰۰ و سری ۱۰۰-۵۰-X | ملی | تعریف اصطلاحات و فرایندها
نیازمندی های مقبول ملی / محلی |
| APM BOK | منطقهای | ارایه گواهی نامه به افراد حرفهای
ارتقای حرفه به عنوان پایهای برای آموزش محسوب شود. |
| IPMA Competence Baseline (ICB) | منطقهای | هماهنگی
منبع مختلف و چند منبعه بودن پایهای برای گواهی افراد شرح و توصیف مدیریت پروژه |
| Australian National Competency Standards for Project Managment | ملی | ارتقا حرفه
اعتبار سنجی و تایید صلاحیت افراد و ارزیابی به کارگیری راهنمای PMBOK به عنوان گستره دانش |
| Prince | نیمه جهانی | متدولوژی، کاربری عمومی
تعریف اصطلاحات، فرایندها و راهنماها |
معرفی برخی از استانداردهای مدیریت پروژه
در این بخش جزئیات بیشتری از برخی از استانداردهای نامبرده شده مطرح میشود تا ضمن فراهم آوردن مقدماتی برای آشنایی با آنها، در راستای ایجاد تمایل و علاقهمندی در جهت بکارگیری آنها در سازمانها و شرکتهای پروژهای نیز تلاشی صورت گیرد.
استاندارد PMBOK ۲۰۰۸
راهنمای گستره دانش مدیریت پروژه یک استاندارد شناخته شده برای حرفه مدیریت پروژه است که رهنمونهایی را برای مدیریت پروژههای منفرد ارائه میکند.
این استاندارد زیر مجموعه گستره دانش مدیریت پروژه را به عنوان یک راهکار برتر عموماً شناخته شده، بازسازی میکند. عموماً شناخته شده بدین معناست که دانش و راهکارهای بیان شده در بیشتر پروژهها و در اکثر زمانها کاربرد داشته ودر مورد ارزش و مفید بودن آنها اجماع وجود دارد. همچنین این استاندارد یک واژگان مشترک را در درون حرفه مدیریت پروژه در راستای بحث، نگارش و کاربرد مفاهیم مدیریت پروژه فراهم آورده و ترویج میدهد.
حوزههای تخصصی و PMBOK
بطور کلی آنچه که تیم مدیریت پروژه باید بداند و بکار بندد شامل موارد زیر است.
- کلیات دانش مدیریت پروژه
- حیطه های کاربرد دانش، استانداردها و مقررات
- دانستن و شناختن محیط پروژه
- دانشها و مهارت های عمومی مدیریت
- مهارتهای ارتباط فردی
فرایندهای مدیریت پروژه برای یک پروژه
مدیریت پروژه کاربرد دانش، مهارتها، ابزارها و تکنیکهای مربوط به فعالیتهای پروژه است. این کاربرد از دانش، نیازمند مدیریت اثر بخش فرایندهای مناسب است. یک فرایند، مجموعهای از اقدامات مرتبط با هم و فعالیتهایی است که جهت دستیابی به محصول، نتیجه یا خدمت از پیش معین، انجام میگیرند. هر فرایند با ورودیها، ابزارها و تکنیکهایی که میتوانند بکار روند و همچنین با خروجی های نتیجه شده مشخص میشود.
فرایندهای پروژه توسط تیم پروژه انجام میشوند و بطور کلی در یکی از دو دسته اصلی زیر قرار دارند که البته این استاندارد فقط فرایندهای مدیریت پروژه را توضیح میدهد.
- فرایندهای مدیریت پروژه
- فرایندهای محصول محوری
این استاندارد، فرایندهای مدیریت پروژه را بصورت یکپارچگی بین آنها، تبادلات بینشان و اهدافشان توضیح میدهد. این فرایندها در پنج دسته تحت عنوان گروههای فرایندی مدیریت پروژه، گروه بندی میشوند.
- گروه فرایندی آغازین. فرایندهایی که در راستای تعریف یک پروژه جدید یا یک فاز جدید از یک پروژه موجود با کسب مجوز شروع پروژه یا فاز، انجام میشوند.
- گروه فرایندی برنامه ریزی، فرایندهای مورد نیاز برای تثبیت محدوده پروژه، پالایش اهداف و تعریف مسیر اقدامات لازم جهت دستیابی به اهدافی که پروژه به خاطر آنها انجام میشود.
- گروه فرایندی اجرا، فرایندهایی که در راستای تکمیل کار تعریف شده در برنامه مدیریت پروژه جهت تأمین مشخصات پروژه، انجام میشوند.
- گروه فرایندی نظارت و کنترل، فرایندهایی که برای پیگیری، بازنگری و تنظیم پیشرفت و عملکرد پروژه، مورد نیاز باشند. حوزههایی که در آن تغییرات در برنامه نیاز است را شناسایی میکنند و تغییرات مربوطه را آغاز می نمایند.
- گروه فرایندی خاتمه، فرایندهایی که جهت نهایی کردن همه فعالیتهای تمامی گروههای فرایندی انجام میشوند تابه طور رسمی پروژه یا فاز خاتمه یابد.
هر یک از این گروههای فرایندی نیز از مجموعهای از فرایندهای مشخص تشکیل شدهاند که مجموع آن ها ۴۲ فرایند است که با یکدیگر مرتبطاند و هر فرایند سه بخش دارد.
- ورودی
- ابزار و تکنیک
- خروجی
ورودی
شامل مدارک و مستندات و نتایج متحده از فرایندهای اجرایی ماقبل است.
ابزار و تکنیک
شامل رویهها، ابزارها و تکنیکها و ابزارهای لازم برای استفاده از ورودیها، اجرای فرایندها و کسب خروجیهاست.
خروجیها
شامل مدارک و مستندات و نتایج حاصله از اجرای فرایندها است.
تعاملات عمومی فرایند مدیریت پروژه
گروههای فرایندی مدیریت پروژه توسط خروجی های بدست آمده، متصل میشوند. آنها فعالیتهای هم پوشان دارند که در سرتاسر پروژه واقع میشوند. خروجی یک فرایند، معمولاً ورودی فرایند دیگر یا تحویل شدنی پروژه است.
طبیعت یکپارچه مدیریت پروژه، نیازمند گروه فرایندی نظارت و کنترل است تا با دیگر گروههای فرایندی در تعامل باشد. به علاوه گروه فرایندی آغازین، پروژه را آغاز میکند و گروه فرایندی خاتمه، آن را پایان میدهد. گروه فرایندی برنامه ریزی، گروه فرایندی اجرا را با برنامه مدیریت پروژه و اسناد پروژه آماده میکند و همانگونه که پروژه پیشرفت میکند، بروز رسانیهای برنامه مدیریت پروژه و اسناد پروژه را موجب میشود.
حوزه دانشی مدیریت پروژه در استاندارد PMBOK
- مدیریت یکپارچگی
- مدیریت محدوده
- مدیریت زمان پروژه
- مدیریت هزینه پروژه
- مدیریت کیفیت پروژه
- مدیریت منابع انسانی پروژه
- مدیریت ارتباطات پروژه
- مدیریت ریسک پروژه
- مدیریت تدارکات پروژه
استاندارد PRINCE
ویژگیهای اصلی این نوع استاندارد به شرح زیر است.
- تمرکز بر توجیه کسب و کار
- یک ساختار سازمانی تعریف شده برای تیم مدیریت پروژه
- رویکرد برنامه ریزی بر اساس محصول
- تأکید بر تقسیم پروژه به مراحلی که قابلیت مدیریت و کنترل داشته باشند.
- انعطاف پذیری برای کاربرد در سطحی که برای پروژه مناسب است.
این استاندارد یک رویکرد فرایند مداری برای مدیریت پروژه است که فرایندهای آن از چهار جزء تشکیل شدهاند.
- ورودی فرآیندهای پیشین
- خروجی فرآیندهای بعدی
- اهداف تعیین شده هر فرآیند
- فعالیتهای انجام شده توسط هر فرآیند
برخی از مزایای بکارگیری
- شروع، پیشروی و پایان کنترل شده پروژه
- بازنگری منظم در پیشرفت پروژه و میزان انطباق آن
- با برنامه و نمونه تجاری از پیش تعریف شده
- دارا بودن نقاط تصمیم گیری قابل انعطاف
- مدیریت و کنترل اتوماتیک انحرافات از برنامه
- قراردادن سهامداران و مدیران پروژه در یک موقعیت زمانی و مکانی صحیح
- ایجاد کانال ارتباطی صحیح ما بین پروژه، مدیریت پروژه و اجرای آن
استاندارد OPM
این استاندارد را به منظور پیاده سازی اصول مدیریت پروژه در سطح سازمانی توسعه داد و به دنبال خلق چهارچوبی است که سازمانها بتواند پیروی از اهداف استراتژیک خودرا از طریق راهکارهای برتر مدیریت پروژه ارزیابی کنند. این استاندارد در ویرایش دوم خود که ارتقاء یافته، تعدادی از راهکارهای برتر، مهم و پذیرفته شده را شناسایی و سازماندهی میکند تا ابزاری مفید در جهت ارزیابی پیاده سازی مدیریت سازمانی پروژه در مقایسه با راهکارهای برتر شناخته شده ارائه نماید تا ضمن ایجاد امکان برای شناسایی فرصتهای بهبود، امکان تصمیم گیری در خصوص برنامهریزی و نهایتاً دستیابی به آنها فراهم شود.
مزایای بکارگیری
- تقویت ارتباط بین برنامه ریزی و اجرای استراتژیک، بنابراین نتایج پروژه قابل پیش بینی، قابل اعتماد، سازگار و هماهنگ با موفقیت سازمانی هستند.
- شناسایی راهکارهای برتری که پیاده سازی استراتژی سازمانی را از طریق پروژههای موفق پشتیبانی میکنند.
- شناسایی توانمندیهای خاصی که راهکارهای برتر را ایجاد میکنند و همچنین وابستگی میان آن توانمندیها و راهکارهای برتر.
- ارائه ابزاری برای اجرای تحلیل فاصله مرتبط با پیکره توانمندیها و راهکارهای برتر مدیریت پروژه شناخته شده.
- ارائه مبنایی برای سازمانها که بتوانند فرایندهای مدیریت پروژه خود را بهبود دهند.
- ارائه راهنمایی و انعطاف پذیری در پیاده سازی مدل به جهت مجموعه نیازهای منحصر بفرد هر سازمان
- به همراه داشتن خبرگی صدها مشاور و شاغل مدیریت پروژه از طیف وسیعی از صنایع و مناطق جغرافیایی