مسئله کنترل هزینه
در جریان اجرای پروژه، روش نامههای کنترل و نگهداری دادههای پروژه ابزار بسیار مهمی برای مدیران و دیگر تیم پروژه در کل فرایند اجرا محسوب میشوند. این نکتهای است که متاسفانه در کشور ما کمتر به آن توجه میشود و علت آن دو مطلب بیش نیست.
- عدم آگاهی مدیران پروژه از روشهای نوین و سنتی بودن شیوه مدیریت
- نادیده گرفتن عمدی این امر
ابزار یاد شده در خدمت دو هدف نگهداری ثبت و ضبطهای مالی و راهنمایی مدیران در تعیین پیشرفت دقیق و مسایل و مشکلان واقعی پروژه هستند. روشهای کنترل پروژه اصولاً به منظور شناسایی انحرافهای برنامه پروژه تا پیشنهاد زمینههای مناسب برای صرفه جویی هزینهها است. در طول اجرای پروژه، تغییرات محتمل پروژه را به تاخیر میاندازند و باعث افزایش هزینهها میشوند و در نتیجه توجه خاص به کنترل پروژه به منظور حفظ برنامههای اصلی طراحی شده و تعیین میزان انحرافات و علل اصلی آنها و تلاش برای اصلاح آنها به طور کلی خود به خود باعث توقف افزایش هزینهها خواهد شد.
بودجه پروژه
برنامه اجرایی و برآورد نقدینگی مربوط به آن، برای کنترل هزینه پروژه مبنای اصلی هدایت و کنترل بعدی پروژه محسوب میشود و در زمانبندیها، پیشرفت واقعی تک تک فعالیتها و تحقق موعدهای خاص و مهم با برنامههای مبنا مقایسه میشوند. برآورد نهایی و مفصل هزینه مبنای ارزیابی عملکرد مالی در طول اجرای پروژه محسوب میشود. تا زمانی که هزینهها در محدوده برآوردهای مفصل هزینه قرار دارند، پروژه از نظر مالی تحت کنترل قرار دارد. تجاوز هزینههای واقعی از این محدوده نشان از آن دارد که مسایلی وجود دارند. برنامه ریزی و کنترل اجرایی مبتنی بر هزینهها روی مجموعههایی متشمل از برآورد نهایی هزینه تمرکز دارد.
برآورد تفصیلی و اصلی هزینهها به منظور کنترل و هدایت، به صورت بودجه در میآید و بودجه پروژه به عنوان راهنمایی برای مدیرتی مورد استفاده قرار میگیرد. آیتمهای خاص در برآورد تفصیلی هزینهها به صورت اجرا هزینه پروژه در میآیند. هزینههای واقعی در طول پروژه ثبت شده سپس با اجزا هزینهای برآورده شده مقایسه میشوند. تعداد حسابهای هزینهای در پروژههای مختلف متغییر است. برای پیمانکاران، حدود چهار درصد حساب هزینه مجزا ممکن است برای یک پروژه کوچک به کار رود. لذا برای انواع مختلف آیتمهای موارد و مصالح، کاربرد تجهیزات حقوق و دستمزد، دفتر پروژه و غیره ممکن است حسابهای مجزا به کار رود.
پیش بینی به منظور کنترل هزینه فعالیت
تنها نگهداری اطلاعات هزینه و درآمد گذشته پروژه برای کنترل و مدیریت پروژه کافی نیست. مدیران خوب باید روی آینده درآمدها، هزینهها و مسایل فنی متمرکز شوند. به همین منظور حسابداری مالی سنتی برای انعکاس ماهیت پویای پروژه مناسب نیست. حسابها روی ثبت مداوم و ثابت هزینهها و مخارج گذشته مربوط به فعالیتها تمرکز دارند به طور کلی مخارج ارقامی هستند که در گذشته صورت گرفته و قابل تغییر در آینده نیستند.
از آنجا که حسابهای مالی ماهیت گذشته دارند، ابزارهایی برای پیش بینی روند آتی رویدادهای پروژه برای مدیریت و کنترل آن ضروری است.
سیستمهای حسابداری مالی و حسابهای هزینه
حسابهای هزینه تنها یکی از اجزا مختلف یک سیستم حسابداری مالی را ارائه میکنند. اطلاعات حسابداری به طور کلی به سه منظور مشخص به کار میروند.
- گزارش دهی داخلی به مدیران پروژه برای برنامه ریزی، هدایت و کنترل روزانه
- گزارش دهی داخلی به مدیران برای کمک به برنامه ریزی استرتژیک
- کزارش دهی خارجی به کارفرما، دولت سازمانهای رسمی، و طرفهای دیگر خارج از سازمان
هزینههای پروژه همواره در سیستم حسابهای مالی مربوط به یک سازمان درج میشوند. در مرکز این سیستم همه ثبت و ضبطهای هزینهها در دفتر روزنامه وارد میشود. دفتر روزنامه حسابها اساس و پایه گزارشهای مدیریتی را در پروژه و نیز حسابهای مالی سازمان تشکیل میدهد. اجزای دیگر سیستم حسابداری مالی شامل موارد زیر است.
دفتر حسابهای پرداختی
دفتر حسابهای دریافتی
- دفتر هزینه پروژه
- بایگانی انبار برای پی بردن به میزان مواد موجود در هر مقطع زمانی
کنترل زمانبندی
افزودن بر کنترل هزینه، مدیران پروژه باید توجه خاصی به هدایت و کنترل زمانبندی داشته باشند، عملیات اجرایی دارای موعدی برای تکمیل کارها هستند و لذا طبق قرارداد باید به زمانبندیها توجه خاص داشت. به طور کلی تاخیر در عملیات اجرایی باعث هزینه اضافی میشود. همانگونه که هزینههای واقعی با هزینههای بودجهای مقایسه میشوند. مدت زمان واقعی فعالیتها با مدت زمان برنامهای قابل مقایسه هستند. در این صورت پیش بینی زمان فعالیتها ضرورت دارد.
بروز درآوری زمانبندی و بودجه
برنامه ریزی و زمانبندی پروژه فعالیتی است که در تمام طول عمر پروژه انجام و ادامه مییابد. هنگامی که تغییرات یا اختلافاتی میان برنامه و کارهای واقعی روی میدهد، زمانبندی پروژه و برآوردهای هزینه باید اصلاح و بازنگری شود و برنامههای جدید به دست آید. وقتی که برنامههای زمان بندی توسط برنامه ریز در دفتر مرکزی تهیه میشود، تجدید نظرها و اصلاحات به طور ناقص و پراکنده صورت میگیرد. نتیجه کار عدم هدایت مفید و موثر پروژه و احتمال وقوع تداخل و بروز مشکلات زیاد در سایت خواهد بود.
در پروژههای یکپراچه و ضرب الاجل، فعالیتهای اولیه ساختمانی حتی قبل از نهایی شدن طراحی تاسیسات شروع میشوند. در این صورت توجه خاصی باید به زمانبندی هماهنگ فعالیتهای طراحی و اجرایی مبذول شود. حتی در پروژههایی که طراحی آنها پیش از شروع اجرا نهایی شده، تغییرات دستور کار ناشی از تغییرات طراحی نهایی، اغلب صادر میشود تا اصلاحات مورد نظر کارفرما اجرا شود.
بروز درآوردی دورهای مدت و بودجه فعالیتها برای پرهیز از خوش بینی افراطی در پروژههای مسئله دار، ضروری است. با اعمال واقعی پیشرفت فعالیتها، هزینهها و منابع به کار رفته نخست این که وضع پیشرفت پروژه در زمان حال روشن میشود، مسایل و تاخیرها نمایان میشوند و اینها زمینه را برای اتخاذ تصمیم و یافتن راه حلهای رفع مسایل و تدوین برنامههای واقع بینانهتر در جهت انجام کارها در موعدهای برنامهی و نیل به اهداف اولیه و اتمام پروژه مطابق قرارداد آماده میسازد.
