استانداردهای مديريت پروژه
عدم استفاده از تكنیكهای مدیریت پروژه و به طبع آن بروز مشكلاتی در راستای اجرای پروژهها، موجب اتلاف منابع مالی و انسانی میشود. لذا امروزه مدیریت پروژه بصورت یك موضوع علمی و دانشی در سازمانهای بزرگ و پروژه محور دنبال میشود. در همین راستا و بدنبال گسترش بازارهای كار و جهانی شدن شركتها، لزوم بكارگیری استانداردی برای مدیریت پروژه باعث بوجود آمدن استانداردهای مختلفی در این حوزه شده است.
با گسترش حوزه تجاری شركتها و جهانی شدن پروژهها، امروزه استفاده از استانداردها برای همزبانی افراد درگیردر پروژه و اطمینان از اجرای درست كار ضروری است. استانداردها، علاوه بر تبیین كار و تعیین چگونگی اجرای صحیح عملیات، به عنوان مرجعی برای افراد گروه پروژه در اختلافات مطرح است. قوت استانداردها در جامع بودن آنها، سادگی، مقبولیت عام استفاده كنندگان و تضمینش برای اجرای درست كار است. با توجه به جهانی شدن شركتهای ساخت و تولید و گسترش بازارهای كار، مدیران پروژه بهتر است با استانداردهای مدیریت پروژه آشنا شوند. بهره گیری از آنها میتواند آنها را در اجرای برنامههای پروژه یاری نماید.
تعریف استاندارد
استاندارد مدركی است كه با اجماع عمومی تهیه و توسط مراجع ذی صلاح تایید شده و جهت استفادههای تكراری و عمومی، قوانین، راهنماها و با هدف تحقق بهینه موضوع مورد نظر ارائه میشود. همچنین استاندارد را میتوان سندی رسمی دانست كه هنجارها، روشها، فرایندها، و راهكارهای تثبیت شده را تشریح مینماید.
انواع استانداردها
- استانداردهای توصیفی كه واقعیت، جزئیات یا یژگیچیزی را تشریح میكنند.
- استانداردهای معیاری و ضابطهای كه راهنماییهایی (معیارهایی) برای استفاده به عنوان مبنا برای اندازه گیری، مقایسه یا تصمیم گیری ارائه میكنند.
- استانداردهای تجویزی كه یك راه منحصر به فرد برایانجام كارها مشخص میكند.
ضرورت استانداردهای مدیریت پروژه
امروزه استفاده از استانداردها، راهنماها و متدولوژیهای معتبر برای هم زبانی افراد درگیر در پروژه و اطمینان از اجرای درست كار ضروری است. استانداردها، علاوه بر تبیین كار و تعیین چگونگی اجرای صحیح عملیات، به عنوان مرجعی برای افراد گروه پروژه در اختلافات مطرح است. قوت استانداردها در جامع بودن آنها، سادگی، مقبولیت عام استفاده كنندگان و تضمینش برای اجرای درست كار است.
| نام سازمان |
عنوان سازمان |
محل تالیف |
| موسسه مدیریت پروژه (PMI) |
گستره دانش مدیریت پروژه (PMBOK) |
آمریکا |
| موسسه مدیریت پروژه (PMI) |
مدل بلوغ مدیریت پروژه سازمانی (OPM) |
آمریکا |
| انجمن مدیریت استرالیا (AMIPM) |
مدیریت پروژه |
استرالیا |
| مرکز صدور گواهینامه مدیریت پروژه و انجمن مدیریت پروژه ژاپن (PMA) |
مدیریت پروژه و برنامه برای نوآوری سازمانی |
ژاپن |
| پروژههای در محیط های کنترل شده (PRINCE)، دفتر مرکزی مخابرات انگلستان |
PRINCE |
اروپا |
| انجمن مدیریت پروژه (APM) و مرکز تحقیقات در مدیریت پروژهها (CRMP) |
APM BOK |
| انجمن بین المللی مدیریت پروژه (IPMA) |
مبنای شایستگی اجمن بین المللی مدیریت پروژه (ICB) |
استانداردهای دیگری در مدیریت ریسك، مدیریت سبد پروژه، مدیریت ارزش كسب شده، مدیریت برنامه و پیكربندی پروژه نیز وجود دارد.
دامنه و اهداف برخی از استانداردهای مدیریت پروژه
در جدول زیر ضمن معرفی برخی از استانداردهای مدیریت پروژه، دامنه كاربردی و هدف آنها نیز بیان میشود.
| استاندارد |
دامنه |
هدف |
| PMVOK Guide |
جهانی |
ارتقای حرفه
به عنوان پایهای برای گواهی دادن، طبقه بندی محصولات، خدمات و مدیریت پروژه |
| ISO 10006 (راهنمایی برای کیفیت در مدیریت پروژه) |
جهانی |
تعریف لغات و فرایندها
این استاندارد در دید اولیه بر روی کیفیت در مدیریت پروژه تاکید دارد. |
| BS 6079 کمیته استاندارهای بریتانیا |
ملی |
تعریف لغات و فرایندها
راهنمای مناسبی برای مدیران پروژه |
| DIN سری ۶۹۹۰۰ و سری ۱۰۰-۵۰-X |
ملی |
تعریف اصطلاحات و فرایندها
نیازمندی های مقبول ملی / محلی |
| APM BOK |
منطقهای |
ارایه گواهی نامه به افراد حرفهای
ارتقای حرفه
به عنوان پایهای برای آموزش محسوب شود. |
| IPMA Competence Baseline (ICB) |
منطقهای |
هماهنگی
منبع مختلف و چند منبعه بودن
پایهای برای گواهی افراد
شرح و توصیف مدیریت پروژه |
| Australian National Competency Standards for Project Managment |
ملی |
ارتقا حرفه
اعتبار سنجی و تایید صلاحیت افراد و ارزیابی
به کارگیری راهنمای PMBOK به عنوان گستره دانش |
| Prince |
نیمه جهانی |
متدولوژی، کاربری عمومی
تعریف اصطلاحات، فرایندها و راهنماها |
معرفی برخی از استانداردهای مدیریت پروژه
در این بخش جزئیات بیشتری از برخی از استانداردهای نامبرده شده مطرح میشود تا ضمن فراهم آوردن مقدماتی برای آشنایی با آنها، در راستای ایجاد تمایل و علاقهمندی در جهت بكارگیری آنها در سازمانها و شركتهای پروژهای نیز تلاشی صورت گیرد.
استاندارد PMBOK ۲۰۰۸
راهنمای گستره دانش مدیریت پروژه یك استاندارد شناخته شده برای حرفه مدیریت پروژه است كه رهنمونهایی را برای مدیریت پروژههای منفرد ارائه میكند.
این استاندارد زیر مجموعه گستره دانش مدیریت پروژه را به عنوان یك راهكار برتر عموماً شناخته شده، بازسازی میكند. عموماً شناخته شده بدین معناست كه دانش و راهكارهای بیان شده در بیشتر پروژهها و در اكثر زمانها كاربرد داشته ودر مورد ارزش و مفید بودن آنها اجماع وجود دارد. همچنین این استاندارد یك واژگان مشترك را در درون حرفه مدیریت پروژه در راستای بحث، نگارش و كاربرد مفاهیم مدیریت پروژه فراهم آورده و ترویج میدهد.
حوزههای تخصصی و PMBOK
بطور كلی آنچه كه تیم مدیریت پروژه باید بداند و بكار بندد شامل موارد زیر است.
- كلیات دانش مدیریت پروژه
- حیطه های كاربرد دانش، استانداردها و مقررات
- دانستن و شناختن محیط پروژه
- دانشها و مهارت های عمومی مدیریت
- مهارتهای ارتباط فردی
فرایندهای مدیریت پروژه برای یك پروژه
مدیریت پروژه كاربرد دانش، مهارتها، ابزارها و تكنیكهای مربوط به فعالیتهای پروژه است. این كاربرد از دانش، نیازمند مدیریت اثر بخش فرایندهای مناسب است. یك فرایند، مجموعهای از اقدامات مرتبط با هم و فعالیتهایی است كه جهت دستیابی به محصول، نتیجه یا خدمت از پیش معین، انجام میگیرند. هر فرایند با ورودیها، ابزارها و تكنیكهایی كه میتوانند بكار روند و همچنین با خروجی های نتیجه شده مشخص میشود.
فرایندهای پروژه توسط تیم پروژه انجام میشوند و بطور كلی در یكی از دو دسته اصلی زیر قرار دارند كه البته این استاندارد فقط فرایندهای مدیریت پروژه را توضیح میدهد.
- فرایندهای مدیریت پروژه
- فرایندهای محصول محوری
این استاندارد، فرایندهای مدیریت پروژه را بصورت یكپارچگی بین آنها، تبادلات بینشان و اهدافشان توضیح میدهد. این فرایندها در پنج دسته تحت عنوان گروههای فرایندی مدیریت پروژه، گروه بندی میشوند.
- گروه فرایندی آغازین. فرایندهایی كه در راستای تعریف یك پروژه جدید یا یك فاز جدید از یك پروژه موجود با كسب مجوز شروع پروژه یا فاز، انجام میشوند.
- گروه فرایندی برنامه ریزی، فرایندهای مورد نیاز برای تثبیت محدوده پروژه، پالایش اهداف و تعریف مسیر اقدامات لازم جهت دستیابی به اهدافی كه پروژه به خاطر آنها انجام میشود.
- گروه فرایندی اجرا، فرایندهایی كه در راستای تكمیل كار تعریف شده در برنامه مدیریت پروژه جهت تأمین مشخصات پروژه، انجام میشوند.
- گروه فرایندی نظارت و كنترل، فرایندهایی كه برای پیگیری، بازنگری و تنظیم پیشرفت و عملكرد پروژه، مورد نیاز باشند. حوزههایی كه در آن تغییرات در برنامه نیاز است را شناسایی میكنند و تغییرات مربوطه را آغاز می نمایند.
- گروه فرایندی خاتمه، فرایندهایی كه جهت نهایی كردن همه فعالیتهای تمامی گروههای فرایندی انجام میشوند تابه طور رسمی پروژه یا فاز خاتمه یابد.
هر یك از این گروههای فرایندی نیز از مجموعهای از فرایندهای مشخص تشكیل شدهاند كه مجموع آن ها ۴۲ فرایند است كه با یكدیگر مرتبطاند و هر فرایند سه بخش دارد.
- ورودی
- ابزار و تكنیك
- خروجی
ورودی
شامل مدارك و مستندات و نتایج متحده از فرایندهای اجرایی ماقبل است.
ابزار و تكنیك
شامل رویهها، ابزارها و تكنیكها و ابزارهای لازم برای استفاده از ورودیها، اجرای فرایندها و كسب خروجیهاست.
خروجیها
شامل مدارك و مستندات و نتایج حاصله از اجرای فرایندها است.
تعاملات عمومی فرایند مدیریت پروژه
گروههای فرایندی مدیریت پروژه توسط خروجی های بدست آمده، متصل میشوند. آنها فعالیتهای هم پوشان دارند كه در سرتاسر پروژه واقع میشوند. خروجی یك فرایند، معمولاً ورودی فرایند دیگر یا تحویل شدنی پروژه است.
طبیعت یكپارچه مدیریت پروژه، نیازمند گروه فرایندی نظارت و كنترل است تا با دیگر گروههای فرایندی در تعامل باشد. به علاوه گروه فرایندی آغازین، پروژه را آغاز میكند و گروه فرایندی خاتمه، آن را پایان میدهد. گروه فرایندی برنامه ریزی، گروه فرایندی اجرا را با برنامه مدیریت پروژه و اسناد پروژه آماده میكند و همانگونه كه پروژه پیشرفت میكند، بروز رسانیهای برنامه مدیریت پروژه و اسناد پروژه را موجب میشود.
حوزه دانشی مدیریت پروژه در استاندارد PMBOK
- مدیریت یكپارچگی
- مدیریت محدوده
- مدیریت زمان پروژه
- مدیریت هزینه پروژه
- مدیریت كیفیت پروژه
- مدیریت منابع انسانی پروژه
- مدیریت ارتباطات پروژه
- مدیریت ریسك پروژه
- مدیریت تداركات پروژه
استاندارد PRINCE
ویژگیهای اصلی این نوع استاندارد به شرح زیر است.
- تمركز بر توجیه كسب و كار
- یك ساختار سازمانی تعریف شده برای تیم مدیریت پروژه
- رویكرد برنامه ریزی بر اساس محصول
- تأكید بر تقسیم پروژه به مراحلی كه قابلیت مدیریت و كنترل داشته باشند.
- انعطاف پذیری برای كاربرد در سطحی كه برای پروژه مناسب است.
این استاندارد یك رویكرد فرایند مداری برای مدیریت پروژه است كه فرایندهای آن از چهار جزء تشكیل شدهاند.
- ورودی فرآیندهای پیشین
- خروجی فرآیندهای بعدی
- اهداف تعیین شده هر فرآیند
- فعالیتهای انجام شده توسط هر فرآیند
برخی از مزایای بكارگیری
- شروع، پیشروی و پایان كنترل شده پروژه
- بازنگری منظم در پیشرفت پروژه و میزان انطباق آن
- با برنامه و نمونه تجاری از پیش تعریف شده
- دارا بودن نقاط تصمیم گیری قابل انعطاف
- مدیریت و كنترل اتوماتیك انحرافات از برنامه
- قراردادن سهامداران و مدیران پروژه در یك موقعیت زمانی و مكانی صحیح
- ایجاد كانال ارتباطی صحیح ما بین پروژه، مدیریت پروژه و اجرای آن
استاندارد OPM
این استاندارد را به منظور پیاده سازی اصول مدیریت پروژه در سطح سازمانی توسعه داد و به دنبال خلق چهارچوبی است كه سازمانها بتواند پیروی از اهداف استراتژیك خودرا از طریق راهكارهای برتر مدیریت پروژه ارزیابی كنند. این استاندارد در ویرایش دوم خود كه ارتقاء یافته، تعدادی از راهكارهای برتر، مهم و پذیرفته شده را شناسایی و سازماندهی میكند تا ابزاری مفید در جهت ارزیابی پیاده سازی مدیریت سازمانی پروژه در مقایسه با راهكارهای برتر شناخته شده ارائه نماید تا ضمن ایجاد امكان برای شناسایی فرصتهای بهبود، امكان تصمیم گیری در خصوص برنامهریزی و نهایتاً دستیابی به آنها فراهم شود.
مزایای بكارگیری
- تقویت ارتباط بین برنامه ریزی و اجرای استراتژیك، بنابراین نتایج پروژه قابل پیش بینی، قابل اعتماد، سازگار و هماهنگ با موفقیت سازمانی هستند.
- شناسایی راهكارهای برتری كه پیاده سازی استراتژی سازمانی را از طریق پروژههای موفق پشتیبانی میكنند.
- شناسایی توانمندیهای خاصی كه راهكارهای برتر را ایجاد میكنند و همچنین وابستگی میان آن توانمندیها و راهكارهای برتر.
- ارائه ابزاری برای اجرای تحلیل فاصله مرتبط با پیكره توانمندیها و راهكارهای برتر مدیریت پروژه شناخته شده.
- ارائه مبنایی برای سازمانها كه بتوانند فرایندهای مدیریت پروژه خود را بهبود دهند.
- ارائه راهنمایی و انعطاف پذیری در پیاده سازی مدل به جهت مجموعه نیازهای منحصر بفرد هر سازمان
- به همراه داشتن خبرگی صدها مشاور و شاغل مدیریت پروژه از طیف وسیعی از صنایع و مناطق جغرافیایی
