برپایی کنترل پروژه (زمانبندی، هزینه و کیفیت)
زمان بندی پروژههای اجرایی موضوعی است که در طول چند دهه درباره آن پژوهش فراوانی صورت گرفته است. برخی مباحث پیشرفتهتر و تکنیکهای مربوط ارائه میشوند.
- زمان بندی در مواردی که برآوردهای نامطمئن و مدت زمان های نامشخص برای فعالیتها مطرح باشند.
- برنامه ریزی یکپارچه زمانبندی و تخصیص منابع
- زمان بندی در مواردی که ساختار و شرایط فرموله کردن مسئله وجود داشته باشد.
زمانبندی در مواردی که مدت زمان مشخص نیست
پیش از آغاز فعالیتهای پروژه، برآورد مدت زمان فعالیتهای به ویژه فعالیتهایی که خارج از حیطه کنترل ما هستند، مشخص و قطعی نیست. معمولاً به دو روش با این نااطمینانی برخورد میشود. معمولترین راه، استفاده از همان برآوردهای اولیه بر اساس تجربیات گذشته است. ولی در روش دوم میتوان با استفاده از روشهای آماری کاری علمی در برآورد مدت زمان فعالیتها انجام داد. با این فرض که مدت زمان فعالیتها متغیرهای تصادفی هستند. واریانس مدت زمان مسیر بحرانی پروژه، به صورت جمع واریانسهای فعالیتهای مسیر بحرانی است. با در دست داشتن میانگین و واریانس مسیر بحرانی توزیع مدت زمان فعالیتها نیز قابل محاسبه است.
محاسبات شبیه سازی زمانبندی به روش مونت کارلو
روش استفاده از شبیه سازی مونت کارلو به منظور تحلیل زمانبندی ارائه میشود. در این روش فرض بر این است که مراحل مختلف تشکیل شبکه پروژه و برآورد عوامل مربوط به توزع احتمالات برای فعالیتهای مختلف صورت گرفته باشد. مرکز ثقل روش مونت کارلو، خروجی ترکیبی مدت زمان مربوط به فعالیتهای مربوطه است. اگر این خروجیها تولید شوند تکنیکهای استاندارد زمانبندی قابل اعمال خواهند بود.
برپایی کنترل پروژه
همه پروژهها در فواصل معین زمانی در طول چرخه عمر خود باید هدایت شوند تا این اطمینان حاصل شود که عملکرد فنی مورد نیاز انعکاس خود را روی زمانبندی و در چارچوب بودجه تصویبی بیابد. برای سنجش میزان موفقیت پروژه، مدیران پروژه معیارهایی را به کار میبرند که متضمن کنترل کیفیت، زمانبندی و هزینه است. نتایج سنجشها در قالب گزارشهای رسمی و غیر رسمی گرداوری میشود و اینها توسط هم مدیران ارشد و هم گروه پروژه مورد استفاده قرار میگیرند تا اختلاف میان عملکرد برنامهای و علل آنها شناسایی شود. این گروه میتواند دست به اقدامات اصلاحی بزند تا آثار این اختلافها روی زمانبندی، بودجه و یا منابع محدود شود.
تدوین معیارهای سنجش به عنوان ابزار کنترل پروژه
چهار مرحله اساسی برای ایجاد معیارهای سنجش فرایند شامل موارد زیر است.
- تعریف عوامل بحرانی چون زمان، هزینه، کیفیت، و عملکرد
- تدوین فرایند عملیاتی جهت ارائه نتایج
- تشخیص وظایف و فعالیتهای بحرانی و قابلیتهای مورد نیاز
- طراحی معیارهای سنجش جهت پیگیری این فعالیتها و قابلیتها
به منظور ایجاد زمینهای حمایتی لازم در سازمان برای سیستم سنجشی، خود گروه پروژه باید نقش رهبری در تصمیم گیری را ایفا کند که چه معیارهای سنجش فریاند باید به کار رود. سیستم باید انعطافپذیر بوده قابلیت گزارش دهی تغییرات پیش بینی نشده را در عملکرد پروژه داشته باشد. چون ایجاد کنترل پروژه میتواند بسیار گران باشد، این امر اهمیت زیادی دارد که هزینههای هدایت کار نباید از کل ارزش کنترل تجاوز نماید. هر جا که امکان دارد سیستم باید به سادگی عمل نماید.
در عین حال مدیریت ارشد و گروه پروژه باید روی یک رشته حد و حدود خاص به توافق برسد، که در صورت تجاوز از آنها مشخص شود مسئله جدی در پروژه پدید آمده و به کمک مدیریت یا دخالت آن نیاز وجود دارد. یادآوری این امر اهمیت دارد که اهمیت و ارزش نسبی سنجشهای خاص ممکن است همانند پیشرفت پروژه تغییر کند. همانند اولویتها و اهداف تغییرات، سنجشهای به کار رفته توسط گروه پروژه باید متناسباً مورد تجدید نظر قرار گیرد. برای حصول اطمینان از موثق بودن سنجشهای به عمل آمده اعضا گروه باید سیستم سنجش را منظماً بازبینی کنند. کنترلهای پروژه امکان دارد ترجیح دهد از کنترلهای سخت یا آسان استفاده شود.
هر گروه باید از بهترین ابزار مناسب فعالیتهای بهره ببرد. مدیران پروژه باید محیطی را در نظر بگیرند که در آن بتوانند کنترلهای مورد نظر را انجام دهند. تنها به این لحاظ که سیستم کنترل برای یک پروژه خوب عمل کرده، صرفاً بدین معنی نیست که همانها در یک پروژه دیگر موفقیت آمیز باشد.
در تدوین معیارهای سنجش کنترل پروژه، این امر اهمیت دارد که حد فاصل سنجش نتایج و سنجش فرایند تعیین شود. سنجش نتایج عموماً میزان موفقیت یک شرکت را در نیل به اهداف ارزیابی میکند. در حالی که معیارهای سنجش فرایند، وضعیت عملیات بحرانی را هدایت مینماید. سیستم سنجش موفق در عمل باعث تغییراتی سازمانی میشود. سیستم سنجشی به کار رفته توسط گروه پروژه باید اهداف راهبردی شرکت را تامین نماید. معمولاً مدیریت ارشد معیارهای راهبردی را تشخیص خواهد داد، مانند سود دهی پروژه و بازگشت سرمایه.
کنترل پروژه در سطح مدیریت ارشد شامل ارزیابی و پاسخگویی به گزارشهای وضعیت پروژه تهیه شده توسط گروه پروژه است. این گزارشها پیشرفت کل پروژه را با توجه به تاخیرها یا اضافه هزینهها که ار حدود توافق قراردادی تجاوز میکنند، به تفصیل ارائه میدهند. گزارش به مدیریت ارشد کمک میکند تا تشخیص دهند چه زمانی هزینههای پروژه دیگر مقرون به صرفه نیستند و باید متوقف شوند. با توجه به سطح کنترل مدیریتی، گزارش وضعیت پروژه ممکن است به مدیران ارشد پیشنهاد کند تا منابع اضافی تامین کند و رهبری و تشریح بهتری از پروژه را به گروه پروژه ارائه دهد.
در عوض کنترل پروژه در سطح عملیاتی با توجه به نیاز تعیین میزان موفقیت گروه در نیل به اهداف برنامه ریزی شده، همکاری و هماهنگی عملیات مرتبط و پیچیده مطرح باشد. گروه پروژه پیشرفت هر فعالیت را محاسبه میکند و فعالیتهای اصلاحی جبران تاخیرهای را به انجام میرساند. پنچ مرحله برای فرایند عملیاتی کنترل پروژه معرفی میشود.
- بروز درآوری وضعیت قبلی
- تحلیل آثار تغییرات و تحولات جدید
- اقدام در مورد اختلاف میان عملکرد برنامهای و واقعی
- انتشار تغییرات برنامهای
- اطلاع دادن به مدیریت ارشد.
ابعاد کنترل پروژه : زمانبندی، هزینه و عملکرد
هر پروژه دارای سه پارامتر اصلی است.
- زمان (زمانبندی) که توسط تاریخهای آغاز و پایان پروژه مشخص میشود
- هزینه که توسط بودجه پروژه تعیین میشود
- کیفیت که توسط کارفرما دیکته میشود.
مدیر پروژه از معیارهای کنترل برای حصول اطمینان از قرار داشتن در حدود تعیین شده استفاده میکند. در طول اجرای پروژه به عنوان نتیجه نیروهای خارجی یا مسایل پدید آمده در حین اجرا، مدیر پروژه ممکن است تصمیم بگیرد یا مجبور به انجام آن شود. پارمترهای پروژه را تجدید نظر نماید. با این وصف تجدید نظر یک بعد از پروژه معمولاً روی هر دو بعد دیگر کار نیز اثر میگذارد. برای نمونه ممکن است لازم باشد طول زمان پروژه تمدید شود یا به نیروی کار یا سرمایه بیشتری نیاز باشد.
در سراسر عمر یک پروژه مدیر پروژه پیوسته با این گونه مسایل روبرو میشود. به علاوه هزینه نسبی هر کار با توجه به پیشرفت پروژه تفسیر میشود. حین مرحله تشکیل یک پروژه هیچ یک از سه بعد دارای اولویت نیست. بعداً در طول مراحل اجرایی، هزینه و عملکرد برای زمانبندی پروژه فدا میشوند. در مهمترین مرحله پروژه، هزینه فدای عملکرد و زمانبندی میشود. سرانجام در طول مراحل پایانی کار، عملکرد در اولویت اول قرار میگیرد. زیرا پروژه نمیتواند به پایان برسد، مگر اینکه کلیه استانداردهای فنی مورد نیاز رعایت شده باشند.
گزارش وضعیت پروژه اطلاعاتی در مورد سه بعد کلی ارائه میدهد. کنترل پروژه توسط فلسفه آغاز و پایان تعریف میشود. این اصل در گزارش وضعیت پروژه به کار میرود.
زمان بندی پروژه، نمودارهای گانت، ابزاری به ویژه موثر برای مدیریت زمان بندی پروژه است. اما به آسانی قابل درک هستند. مادام که اینها اغلب به بروز درآوردی نیاز دارند، همانند هر ابزار کنترلی دیگر، تامین آنها تا زمانی که نیازهای کاری تغییر نکرده باشد، امری ساده و آسان است. نمودارهای گانت تصویر روشنی از وضعیت فعلی پروژه را ارائه میدهند. شیوه دیگر کنترل زمانبندی پروژه استفاده از گزارش مقاطع زمانی است. اینها رویدادهای کلیدی هستند که به دستیابی اهداف پروژه منجر و معمولاً به ترتیب زمانی مرتب میشوند. آنها اگر به طور مناسب تنظیم شوند، خلاصهای از رویدادهای بحرانی و مربوط به پروژه را به ترتیب زمان ارائه خواهند داد.
هزینه پروژه
برای بسیاری از مدیران هزینههای مربوط به پروژه ممکن است مهمتر از زمانبندی تلقی شود، حداقل میتوان گفت که مدیران ارشد به گزارش منظم وضعیت هزینه نیاز دارند در حین مرحله برنامه ریزی، این امر به صورت تدوین برآورد هزینه پروژه برای درج در بودجه اولیه پروژه تجلی مییابد. اگر پروژه شروع شده باشد این اطلاعات میتواند به عنوان بخشی از برنامه هزینه یا گزرشها کنترل هزینه تلقی شود.
اگر گروه در جهت تسریع یا فشرده کردن پروژه قدم بر میدارد ممکن است گزارشهای کمینه کردن هزینه تدوین نماید.
زمانبندی هزینه
گزارشهای هزینه، زمانبندی پروژه را با هزینهای برنامهای تطابق میدهد. این امر، مسئولان مالی سازمان را وادار میسازد تا طرح مالی خود را چنان تهیه کنند که سرمایه کافی برای تامین نیازهای پروژه موجود باشد. مراحل کلی زیر میتوانند برای تدوین برنامه هزینه به کار روند.
- تکمیل زمانبندی نمودار گانت
- تعیین واحد هزینه در زمان
- تعیین فواصل زمانی برای بررسی هزینه
- تعیین هزینههای فواصل زمانی
- کل هزینههای همه فواصل زمانی
- ترسیم کل برای هر فاصله زمانی به صورت نمودار توزیع هزینه با استفاده از زمانبندی نمودار گانت
کنترل هزینه
در مرحله بعدی گزارشهای کنترل هزینه، هزینههای برنامهای را با هزینههای واقعی مقایسه میکنند. هدف از این گزارشها که معمولاً توسط برنامه ریزان مالی تهیه میشود، شناسایی یا پیش بینی اضافه هزینههای احتمالی است. اگر هزینهای از حد مجاز تجاوز کند، منابع مالی باید به مدیریت ارشد ارائه شود. اگر سرمایه اضافه سریعاً قابل حصول نباشد و تجاوز هزینه بالاتر از حد تحمل مالی پروژه باشد، هیچ گونه اقدامی تا قبل از تهیه گزارش تحلیلی کامل هزینههای پروژه نباید انجام شود. اگر چه این فقدان منابع مالی نامطلوب به نظر میآید، ولی بهترین عمل خواهد بود، زیرا از ورشکستگی پروژه جلوگیری خواهد کرد.
کمینه کردن هزینهها
کمینه کردن هزینهها که به تحلیل شبکه نیاز دارد و گاهی به فشرده سازی معروف است. این کار شامل کوتاه کردن عمر پروژه با کمترین هزینه اضافی ممکن است برای تعیین این که آیا فشرده سازی پروژه گزینه مهم است. گروه پروژه نخست نیاز خواهند داشت تا هزینه نیروی انسانی و تجهیزات اضافی را در نظر بگیرد. گروه پروپه آنگاه هزینه اتمام کار را با استفاده از برنامه کنونی مقایسه میکند.
همان گونه که کسی میتواند انتظار داشته باشد این فرایند میتواند بسیار پیچیده و زمان بر باشد و باز هم توصیه میکنیم از نرم افزار مدیریت پروژه برای ارزیابی گزینههای مختلف زمانبندی استفاده شود.
عملکرد پروژه
عملکرد پروژه در چند سطح مختلف روی میدهد که همه آنها برای سازمان مهم هستند. در مقدماتی ترین سطح، عملکرد به روش کار و مشخصات فنی مرتبط است، بدین معنی که اطمینان حاصل شود فعالیتهای پروژه با استانداردهای فنی تطابق داشته باشند. فعالیتها یا استاندارهای فنی تطابق دارند یا خیر. بازرسی همراه با طرح کنترل کیفی صورت میگیرد و این امر کلاً مطابق با زمانبندی کلی پروژه است. پیشرفت برنامهای باید با پیشرفت واقعی مقایسه شود. این مقایسه ممکن است سخت و طولانی باشد اما برای خصول اطمینان از تشخیص اختلاف مشخصات پروژه و تصحیح سریع آن ضروری است.
در تدوین کنترل کیفیت تمرکز روی کنترل فرایند است. باید به گونهای سازمان یابد که یک فرد قابلیت کنترل نتایج برنامهای را داشته باشد. هرگاه یک نفر در فرایند دارای کنترل باشد، آنگاه او میتواند در قبال نتایج مسئول باشد. مردم باید از دانش آنچه که قرار است انجام دهند دانش عملکرد خود و ابزار تنظیم عملکرد در صورت وقوع مشکل برخورد دار باشند. اغلب مدیریت به این معیارها نمیرسد. اختلاف عمده میان کنترل کلاسیک و خود کنترلی زمان است. کنترل کلاسیک در طول اجرای پروژه روی میدهد. خود کنترلی شرایط مفیدی برای ارزیابی طرحها قبل از اجرا فراهم میسازد، خود کنترلی وسیلهای برای تنظیم فرایندهایی با تاکید زیاد قبل از اجرا تلقی میشود.
در کنترل یک فرایند، کیفیت قابلیت فرایند باید در نظر گرفته شود. قابلیت فرایند دامنهای است که تغییر طبیعی فرایند بر اساس آن روی میدهد. تغییر طبیعی توسط عوامل عمومی تعریف میشود.
بنابراین قابلیت فرایند، توانایی ترکیب دستگاهها، اعضای گروه، مواد و سنجشها در جهت تامین مشخصات است. سه عنصر قابلیت فرایند شامل طرح، مشخصات، تغییر طبیعی و دامنه تغییر است.
هزینه و پیچیدگیهای پروژههای جدید به سیستم کنترل قوی از نظر سنجش پیشرفت سازمانی نیاز دارد. انتخاب معیارهای موثر سنجش به مشارکت گروه پروژه و مدیریت ارشد نیازمند است و این امر باید اهداف راهبردی شرکت را منکعس سازد. نتایج این سنجشها به صورت گزارشهای وضعیت تدوین میشوند و هزینه زمانبندی و عملکرد فعالیتهای پروژه را به ریز ارائه میدهند. هزینه خاص و فنون زمانبندی نظیر کمینه کردن هزینه و گزارشدهی مقاطع مهم، به گروه در تحلیل تاخیرها و اضافه هزینهها کمک میکند.
