فرمول‌ ها و توابع در اکسل

یکی از مهمترین دلایل استفاده از اکسل، انجام محاسبات بسیار پیشرفته است. ابزاری که در این قسمت به شما کمک فراوانی خواهد کرد بخش فرمول نویسی و توابع آماده اکسل است. داده‌های خام از محیط‌ها و منابع گوناگون و بعضاً توسط کاربر وارد سلول های اکسل می‌شود، انجام عملیات محاسباتی بر روی این داده‌ها و استخراج نتایج مورد نظر از آن اغلب کار حجیم و وقت گیری است. بدون استفاده از ابزارهای اکسل و انجام این محاسبات به روش دستی کاری طاقت فرسا و بعضاً ناممکن به نظر می‌رسد.

نوشتن فرمول های ریاضی در اکسل ساده تر از نوشتن آن بر روی کاغذ است چرا که خود اکسل نیز با توابع، ما را در این امر یاری خواهد کرد. توابع، برنامه‌های آماده‌ای هستند که از قبل توسط برنامه نویسان نوشته شده و در حقیقت همان فرمول‌ های از پیش تعریف شده‌ اکسل هستند و محاسبات متنوعی را انجام می‌دهند. در اکسل برای نوشتن فرمول‌ در یک سلول، کافی است روی آن سلول کلیک کرده و در قسمت Formula bar شروع به تایپ فرمول کنید.

فرمول‌ نویسی در برنامه اکسل با علامت = شروع می‌شود. پس از این علامت، فرمول‌ همان علائم ریاضی است که بر روی داده‌ها عملیات انجام می‌دهد. ورودی فرمول مقادیری است که در سلول ها ذخیره شده و به کمک آدرس دهی در اکسل، به داخل فرمول فراخوانی خواهد شد.

فرمول نویسی

فرض کنید می خواهید جمع سلول A1 و  A2 را محاسبه کنید برای این کار سه روش در پیش روی دارید، اول اینکه مقدار این دو سلول را خوانده و جمعشان را در سلول A3 بنویسید، روش دوم این که در سلول A3 دابل کلیک کرده و شروع به نوشتن فرمول کنید. یا اینکه این فرمول را در Formula bar بنویسید. روش سوم اینکه از تابع آماده Sum در اکسل استفاده کرده  و این تابع را در سلول A3 بنویسید. نتیجه هر سه روش یکسان است و مقدار جمع دو سلول مذکور در سلول A3  نشان داده خواهد شد. عیب روش اول این است که با تغییر مقادیر موجود در سلول A1 و  A2 حاصلجمع آنها در A3  تغییر نخواهد کرد، به همین دلیل این روش توصیه نمی‌شود.

جمع دو سلول با فرمول نویسی به صورت زیر خواهد بود:

استفاده از تابع Sum نیز نتیجه‌ای به این صورت خواهد داشت:

در اکسل اگر مقدار عددی سلولی که در فرمول‌ به کار رفته تغییر کند، به طور اتوماتیک حاصل فرمول‌ نیز تغییر می‌کند. در شکل زیر مقدار سلول A1 از ۲ به ۳ تغییر کرده که در نتیجه حاصل فرمول هم از ۵ به ۶ تغییر کرده است.

ویرایش فرمول‌

زمانی که شما سلولی را انتخاب می‌کنید، اکسل مقدار یا فرمول‌ را در قسمت  Formula bar نشان می‌دهد.

برای ویرایش فرمول، در قسمت Formula bar کلیک کرده و فرمول‌ را تغییر دهید. برای این منظور در سلول حاوی فرمول نیز می‌توان دابل کلیک کرده و به همان روش فرمول را ویرایش کرد.

پس از ویرایش فرمول بلافاصله کلید Enter را بزنید تا ویرایش انجام شده در سلول مورد نظر اعمال شود. در صورتی که به هنگام ویرایش و قبل از اتمام آن متوجه اشتباهی در ویرایش شدید، بلافاصله کلید Esc را بزنید تا تغییرات شما نادیده گرفته شوند.

اولویت عملگرهای ریاضی در فرمول‌  Operator Precedence

اکسل به طور پیش فرض محاسبات را با اولویت‌هایی به مانند اولویت‌های ریاضی انجام می‌دهد، پرانتز، ضرب و تقسیم، جمع و تفریق ترتیب انجام محاسبات ریاضی در اکسل است. فرمول‌های تعریف شده نیز از همین ترتیب استفاده می‌کنند. به عنوان مثال اگر یک قسمت از فرمول داخل پرانتز نوشته شود در ابتدا محاسبات مربوط به داخل پرانتز انجام شده و سپس دیگر محاسبات با ترتیب ذکر شده انجام می‌شود، اگر در فرمولی که نیاز به استفاده از پرانتز باشد به هر دلیلی از پرانتز استفاده نشود نتیجه محاسبات به کل تغییر خواهد کرد.

به مثال زیر توجه نمایید:

در ابتدا، دو سلول A1 و A2 در هم ضرب شده و سپس نتیجه با سلول A3  جمع می‌شود.

مثال دیگر:

در ابتدا قسمتی که داخل پرانتز است (A2+A3) محاسبه و سپس نتیجه در سلول A1 ضرب می‌شود. با استفاده از این قسمت و با نوشتن شعاع یک دایره در یک سلول سعی کنید محیط و مساحت آن را بدست آورید. محیط دایره می‌تواند تنگ اسپیرال در ستون یا شمع دایره‌ای باشد، مساحت دایره هم می‌تواند در محاسبه وزن واحد طول یک میلگرد به شما کمک کند.

کپی و الحاق کردن فرمول‌ Copy/Paste a Formula

اکسل در حقیقت به هنگام کپی کردن یک فرمول از سلولی به سلول دیگر، فرمول را به سلول مقصد تعمیم می‌دهد، جهت کپی کردن فرمول بدون تغییر از یک سلول در سلول دیگر، روی سلول مورد نظر قرار گرفته و عمل کپی کردن  و در سلول مقصد عمل الحاق کردن را انجام دهید، عمل الحاق کردن را در روی نوار فرمول نیز می‌توان انجام داد، بدین ترتیب که پس از کپی کردن فرمول یک سلول، به سلول مقصد رفته و فرمول را در نوار فرمول الحاق می‌نماییم. در نهایت با زدن دکمه Enter فرمول در سلول مقصد قرار می‌گیرد.

۱- به طور مثال حاصل عبارت (A1×(A2+A3 را در سلول A4 وارد کنید.

۲- سلول A4 را انتخاب کرده، با راست کلیک گزینه کپی را انتخاب کنید ( یا CTRL+C را بزنید) .

۳- در مرحله بعد گزینه  الحاق را انتخاب کنید (یا CTRL+V را بزنید).

تعمیم فرمول‌

برای تعمیم فرمول‌ در سطر یا ستون‌های بعدی، از تکنیک درگ کردن استفاده می‌شود. برای این منظور ابتدا سلولی که فرمول در آن اعمال شده  است را انتخاب می‌کنیم و ماوس را در قسمت گوشه پایین سمت راست آن نگه می‌داریم تا علامت بعلاوه توپر ظاهر شود سپس کلیک کرده و بدون رها کردنِ کلیک به سلول مقصد رفته و کلیک را رها می‌کنیم. اگر سلول مقصد در مجاورت سلول مبداء باشد، فرمول فقط در همان سلول مقصد تعمیم پیدا میکند ولی اگر مابین سلول مبداء و مقصد چندین سلول دیگر نیز باشد، در تمامی سلول های حدفاصل این دو فرمول تعمیم پبدا خواهد کرد. با درگ کردن به سمت چپ یا راست، فرمول در سطر یا ستون‌های بعد اجرا می‌شود. این روش بسیار ساده و کاربردی است.

در نتیجه حاصل کار بدین صورت خواهد بود.

وارد کردن تابع Insert a Function

هر تابع دارای یک نام و یک سری پارامتر (آرگومان) است. برای مثال تابع (SUM(A1:A4 عمل جمع را نشان می‌دهد و نام این تابع، جمع است. قسمتی که داخل پرانتز است (آرگومان) نشان دهنده محدوده سلو‌های A1 تا A4 است یعنی مقدار سلول های A3 ،A2 ،A1  و A4 را جمع می‌کند. به خاطر سپردن اسم همه توابع با کاربردشان خیلی ساده نیست، بنابراین، اکسل در وارد کردن نوع تابع کمک خواهد کرد. کافی است شما ابتدای نام تابع را وارد کنید، اکسل تمامی توابع مشابه را به شما پیشنهاد خواهد کرد.

در هنگام فرمول نویسی، زمانی که به یک تابع نیاز دارید، به دو طریق تابع مورد نظر خود را وارد کنید.

الف – روش اول تابع را فراخوانی کنید.

۱- سلول مورد نظر خود را انتخاب نمایید.

۲- در قسمت بالایی اکسل گزینه  Insert Function را انتخاب کنید.

۳- از قسمت Insert Function، تابعی مانند COUNTIF را انتخاب کرده و گزینه OK را کلیک نمایید. با باز شدن پنجره Function Arguments، محدوده سلول‌ها ( Range) و شاخص (Criteria) را مشخص و دکمه OK را بزنید. به عنوان مثال محدوده را از سلول A1:C3 و شاخص را بزرگتر از ۵ انتخاب نمایید.

ب- روش دوم، اگر نام کامل تابع و ترکیب آرگومان‌های آن را از قبل می‌دانید، آن تابع را تایپ کنید.

به جای استفاده از Insert Function، مستقیماً عبارت (“COUNTIF(A1:C2,”>۵= را در داخل سلول مورد نظر تایپ کنید. این قسمت صرفاً جهت آشنایی با مفهوم تابع است و در بخش توابع به طور مفصل در این مورد توضیح داده خواهد شد.