مدیریت ریسک
مدیریت ریسک
مدیریت ریسک شاخه جدیدی از علم مدیریت است که در گستره متنوعی از انواع گرایش‌ها از جمله امور مالی و سرمایه گذاری، تجارت، بیمه، ایمنی، بهداشت و درما‌ن، پروژههای صنعتی و عمرانی و حتی مسا‌یل سیاسی، اجتماعی و نظامی جایگاه خود را پیدا کرده است. مدیریت ریسک تلاشی برای اداره کردن ساختارمند تغییرات در پروژه و مدیریت آنها در محیط در حال دگرگونی است. هدف مدیریت ریسک این است که خود به عنوان عامل تغییر، عمل نموده و روشی کنترل شده و مدیریت پذیر را برای این مسأله در اختیار تیم مدیریت بگذارد. مدیریت ریسک در بخش‌های متنوع و مختلفی کاربرد دارد. از امور مالی و اعتباری تا سایر فعالیت‌های تجاری ردپایی از مدیریت ریسک به چشم می‌خورد.
مفهوم عدم قطعیت و ریسک
در اکثر موارد، دو واژه عدم قطعیت و ریسک به صورت معادل و هم معنی به کار می‌روند. ولی عدم قطعیت با وجود رابطه تنگاتنگی که با ریسک دارد، معادل ریسک نیست. در ادبیات مدیریت ریسک نیز این دو اصطلاح به صورت کاملاً مجزا به کار برده می‌شوند.
عدم قطعیت در پروژهها
بسیاری از فعالیت‌های مدیریت پروژه از همان مراحل اولیه دوره عمر پروژه، به تبیین و تصمیم گیری در مورد مجموعه اقداما‌ت ممکن در برابر عدم قطعیت‌های پروژه می‌پردازد. بخشی از موارد عدم قطعیت در پروژهها، به امکان تغییر در معیار‌های عملکرد پروژه مانند هزینه، زمان یا کیفیت بر می‌گردد. همچنین می‌توان، عدم قطعیت را به مسا‌یلی مانند ابهام در شناخت رفتار عوامل و نهاد‌های حاضر در پروژه، نبود اطلاعات، نبود ساختار مشخص برای در نظر گرفتن مسا‌یل مربوط به پروژه، فرضیه‌های منظور شده، منابع شناخته شده و ناشناخته انحراف در پروژه و بسیاری موارد دیگر ارتباط داد.
عدم قطعیت و ریسک در پروژهها
واضح است که تمامی عدم قطعیت‌ها در پروژهها منجر به ریسک نمی‌شوند. مانند نرخ متغیر ارز در مورد سازمانی که اساساً با یک واحد پولی کار می‌کند. به این ترتیب واضح است که تنها زیر مجموعه محدودی از تمامی عدم قطعیت‌ها در یک پروژه به عنوان ریسک پروژه مطرح می‌شوند. اگر عدم قطعیتی وجود نمی‌داشت و آینده کاملاً قابل شناخت بود، ریسکی پدید نمی‌آمد. به طور مشابه، اگر اهداف به جای ثابت بودن، انعطا‌ف‌پذیر بود و قابل تغییر تلقی می‌شد، ریسکی وجود نمی‌داشت. ریسک را می‌توان عدم قطعیتی تعریف کرد که در صورت وقوع، یک یا چند هدف از اهداف پروژه را تحت تأثیر قرار می‌دهد.
برنامه ریزی مدیریت ریسک
برنامه ریزی مدیریت ریسک اولین مرحله و قدم آغازین از فرایند‌های تکرار شونده مدیریت ریسک است. برنامه ریزی مدیریت ریسک شامل شناسایی ریسک، ارزیابی ریسک (کیفی و کمی)، برنامه ریزی پاسخ گویی به ریسک و پایش، کنترل و بازنگری ریسک است.
فرایند مدیریت ریسک از مرحله شناسایی ریسک آغاز می‌شود. با این استدلال که اگر ریسک‌ها شناسایی نشوند، نمی‌توان آنها را مدیریت کرد. امروزه فرایند‌های مدیریت ریسک، با مرحله تعریف یا برنامه ریزی مدیریت آغاز می‌شوند. در مرحله برنامه ریزی، در رابطه با نوع رویکرد و نحوه هدایت فعالیت‌های مدیریت ریسک در پروژه تصمیم گیری می‌شود.
محدوده مدیریت ریسک
تعریف محدوده کاری فرایند مدیریت ریسک پیش از شرو‌ع آن بسیار با اهمیت است. چرا که امکان تمرکز روی قدم‌های بعدی به صورت مناسبی فراهم خواهد شد. یک پروژه، در محیطی پیچیده و دارای وابستگی‌ها و ذی نفع آن متعدد انجام می‌شود. لیکن فرایند مدیریت ریسک ممکن است تنها محدود به زیرمجموعه‌ای از کل محیط پروژه شود. حتی در برخی موارد ممکن است محدوده مدیریت ریسک، تنها مسئولیت‌های داخلی تیم پروژه را در بر گیرد و سایر جوانب محیط پروژه در نظر گرفته نشود. یک عامل مهم دیگر در تعریف محدوده، تعیین انواع ریسک‌هایی است که در فرایند مدیریت ریسک مد نظر قرار خواهند گرفت.
ساختار شکست ریسک RBS
طبق پیکره دانش مدیریت پروژه، طبقه بندی ریسک‌ها در قالب ساختار شکست ریسک انجام می‌گیرد. این ساختار، گروه‌ها و زیر گروه‌هایی از ریسک‌ها را که ممکن است در یک پروژه معمول بروز کنند، مشخص می‌کند. این ساختار سلسله مراتبی، ساختار شکست ریسک (RBS) نامیده می‌شود.
انواع مختلف RBS می‌توانند برای انواع مختلف پروژهها و سازمان‌ها مناسب باشد. یکی از مزایای استفاده از این رویکرد، یادآوری منشأهای متعددی است که ممکن است باعث بروز ریسک شوند.
منشأهای متداول ریسک‌ها
مشابه ساختار شکست ریسک، منشأهای بروز ریسک‌ها را هم می‌توان تعریف، ساختاردهی و برای فهم، ارتباط و مدیریت ریسک به کار گرفت. در سادهترین شکل، می‌توان فهرستی از منشأهای بالقوه ریسک تهیه کرد و عناوینی را زیر هر منشاء ایجاد کرد که ریسک‌ها بتوانند بر اساس آنها مرتب شوند.
- PEST (سیاسی، اقتصادی، اجتماعی و فناوری)
- PESTLE (عناصر حقوقی و زیست محیطی)
- PESTLEIED (عناصر حقوقی، بین المللی، زیست محیطی و جمعیت شناسی)
- TECOPشامل عناصر فنی، زیست محیطی، تجاری، عملیاتی و سیاسی است که برای ساختاردهی به ریسک‌ها استفاده می‌شود.
محتویات برنامه مدیریت ریسک
طبق استاندارد پیکره دانش مدیریت پروژه، محتویات برنامه مدیریت ریسک، شامل موارد زیر است.
روش شناسی
رویکردها، ابزارها و منابع اطلاعاتی که برای انجام مدیریت ریسک در یک پروژه مورد استفاده قرار می‌گیرد.
نقش‌ها و مسئولیت‌ها
نقش‌های رهبری، پشتیبانی و عضویت در تیم مدیریت ریسک برای تمام فعالیت‌هایی که در برنامه مدیریت مشخص شده، تعریف می‌شود. برای هر یک از این نقش‌ها نیز یک مسئول تعیین می‌شود و مسئولیت‌های وی تشریح می‌شود.
بودجه‌بندی
پس از تخصیص نیروی انسانی مورد نیاز، هزینه‌های لازم برای فرایند مدیریت برآورد می‌شود تا در هزینه‌های پایه پروژه گنجانده شوند.
زما‌ن‌بند‌ی
طبقه بندی
طبقه بندی ریسک‌ها، ساختاری فراهم می‌آورد که شناسایی آنها را به صورت جامع ممکن ساخته و به اثر بخشی و کیفیت شناسایی ریسک کمک شایانی می‌کند. سازمان‌ها می‌توانند از طبقه بندی‌های ریسک موجود در پروژههای پیشین با انجام اصلاحاتی استفاده کنند.
تعاریف احتمال و تأثیر ریسک
فرایند ارزیابی کیفی ریسک، نیازمند تعریف احتمالات وقوع و شدت تأثیرات ریسک در سطوح مختلف است.
ماتریس احتمال و تأثیر
ریسک‌ها با توجه به تأثیرات بالقوه آنها روی اهداف پروژه، اولویت بندی می‌شوند. رویکرد معمول در اولویت‌بندی ریسک‌ها، استفاده از جدول یا ماتریس احتمال و تأثیر است.
میزان تمایل، مقاومت و تحمل ذی نفعان پروژه نسبت به ریسک
در فرایند برنامه ریزی مدیریت ریسک، میزان تمایل، مقاومت و تحمل ذی نفعان پروژه نسبت به ریسک (فرصت‌ها و تهدیدات)، در پروژه مورد نظر باید بررسی و مشخص شود.
ساختار گزار‌ش‌دهی
در این بخش محتویات و ساختار دفتر ثبت ریسک به همراه هر گونه گزارش دیگر در رابطه با ریسک، نحوه مستند کردن، تحلیل و اعلام کردن نتایج فرایند مدیریت ریسک تدوین می‌شود.
ردگیری
نحوه مستند سازی و ثبت تمامی جوانب فعالیت‌های مدیریت ریسک که برای پروژه فعلی به کار گرفته می‌شوند، با هدف ثبت تجارب کسب شده و نحوه ممیزی فرایند مدیریت، مشخص می‌شوند.
طبقه بندی ریسک‌ها
طبقه بندی ریسک‌ها، می‌تواند ساختاری فراهم آورد که شناسایی ریسک‌ها به صورت ضابطه مند میسر شود و اثر بخشی و کیفیت فرایند شناسایی ریسک ارتقا یابد.
روش‌های شناسایی ریسک
ابزارها و تکنیک‌های شناسایی ریسک در پیکره دانش مدیریت پروژه به شرح زیر بیان شده‌اند.
- بررسی مستندات.
- به کارگیری روش های جمع آوری اطلاعات.
- طوفان فکری.
- روش دلفی
- شناسایی ریشه‌ای دلایل.
- تحلیل فهرست وارسی (چک لیست‌ها).
- تحلیل مفروضات.
- به کارگیری روش های نموداری.
روش دلفی
روش دلفی راهی برای رسیدن به اجماع و توافق نظر در بین متخصصان یک رشته در موضوعی خاص است. این روش زمانی که جمع کردن افراد مختلف متخصص ریسک در یک محل امکان پذیر نباشد، می‌تواند روش مناسبی باشد. در این روش، یک تسهیلگر با استفاده از پرسشنامه، ایده‌های متخصصان را در رابطه با ریسک‌های مهم پروژه جویا می‌شود.
طوفان فکری
طوفان فکری متداول‌ترین روش برای شناسایی ریسک است. این روش از آن جهت مورد علاقه است که یک تکنیک خلاقیت گروهی بوده و در کنار هدف اصلی شناسایی ریسک، مزایای جانبی دیگری نیز دارد. به عنوان مثال این روش می‌تواند یک ابزار بسیار قوی برای انسجام بخشی به تیم پروژه باشد، چرا که به تیم پروژه فرصت کار کردن با یکدیگر و بحث روی موضوع‌هایی که در مو فقیت پروژه اهمیت دارند را ارایه می‌دهد.
روش‌های ارزیابی ریسک
روش‌های ارزیابی ریسک به دو گروه عمده شامل ارزیابی کیفی و کمی تقسیم می‌شوند. در ارزیابی کیفی، ریسک‌ها با استفاده از عبارت‌ها و جمله‌های توصیفی تشریح می‌شوند و تلاش می‌شود با ارایه جزئیات کافی از ریسک، راه‌های مناسب پاسخ به آن جستجو شود.
این در حالی است که در ارزیابی کمی از مقادیر عددی برای تبیین ابعاد و اهمیت و تأثیرهای ریسک بر اهداف پروژه به صورت مجزا یا گروهی بهره گرفته می‌شود.
ارزیابی کمی ریسک
ارزیابی کمی، در مورد ریسک‌هایی انجام می‌شود که در ارزیابی کیفی دارای اولویت بالا هستند و می‌توانند هدف‌های پروژه را به طور قابل ملاحظه‌ای متأثر سازند. کاربردهای ارزیابی کمی را به شرح زیر معرفی می‌کند.
- کمی شدن پیامد‌های محتمل در پروژه همراه با احتمال وقوع آنها.
- ارزیابی احتمال دستیابی به اهداف مشخص پروژه.
- شناسایی ریسک‌هایی که نیازمند توجه و ملاحظه بیشتری هستند، از طریق ارزیابی کمی میزان دخالت و تأثیر نسبی آنها در ریسک کلی پروژه.
- شناسایی اهداف واقع گرایانه و قابل حصول برای پروژه به خصوص در ابعاد هزینه، زمان و محدوده با در نظر گرفتن ریسک‌های پروژه.
- کمک به اتخاذ تصمیم‌های مدیریتی در شرایط عدم قطعیت.
ویژگی‌‌ها و مزایای استفاده از روش ارزیابی کمی
- ابزاری برای بررسی تأثیر مجموعه ریسک‌ها بر پروژه به جای بررسی جداگانه آنها.
- تعیین مقدار کی برای احتمال وقوع و تأثیر ریسک‌ها، با استفاده از عدد یا محدوده عددی، به جای استفاده از عبارت‌های توصیفی مانند کم، زیاد یا متوسط.
- جامعیت در تحلیل، به دلیل استفاده از روش‌های مشخص و روشن، فارغ از سلیقه و تفکر فردی.
- توانایی شناسایی، پیاد‌ه‌سازی و تحلیل انواع گزینه‌های متنوع در کنار طرح مبنای اولیه
دوره عمر پروژه و مدیریت ریسک
مدیریت ریسک پروژه باید بر پایه درک کاملی از طبیعت و محدوده تصمیم گیری‌های لازم در مدیریت پروژه انجام گیرد. این کار که با تقسیم کردن پروژه به مراحل مختلف انجام می‌شود، امکان کنترل بهتر روی پروژه را فراهم می‌کند. مجموعه این مراحل با عنوان دوره عمر پروژه نامیده می‌شود. دوره عمر پروژه یک چارچوب مناسب برای مطالعه و بررسی تصمیم گیری‌ها و تصویری مناسب از روند ساختار انجام پروژهها در طول زمان به دست می‌دهد.
زمان مناسب برای آغاز مدیریت ریسک
بهترین، سادهترین و مؤثرترین زمان برای آغاز فرایند مدیریت ریسک می‌تواند در مرحله طراحی و برنامه ریزی اجرای پروژه باشد که دارای بیشترین احتمال موفقیت است. آغاز کردن فرایند مدیریت ریسک پیش از مرحله برنامه ریزی پروژه، معمولاً مشکل‌تر خواهد بود. زیر ا در آن مرحله مشخصات پروژه قطعی نشده و به صورت مناسب تعریف نشده است. آغاز فرایند مدیریت ریسک در مراحل بعد از مرحله برنامه ریزی مشکلاتی به همراه دارد و منافع قابل ملاحظه و با ارزشی در برنخواهد داشت.
جایگاه مدیریت ریسک در مدیریت قراردادها
انتخاب نوع قرارداد پروژه از موارد مدیریت ریسک پروژه (به ویژه ریسک‌های مالی پروژه) است. برای این منظور باید ریسک‌های پروژه به صورت مشخص شناسایی و مشخص شود. لازم به توضیح است که ریسک‌ها باید به گروهی تخصیص داده شوند که بیشترین توانایی و انگیزه را برای تحمل و مدیریت آن داشته باشند. از این رو، تخصیص ریسک‌ها به ویژه ریسک‌های مهم و حساس، باید به صورت سنجیده‌ای صورت گیرد.
شناسایی و تخصیص واقع بینانه ریسک‌ها می‌تواند منجر به در نظر گرفتن مفاد خاصی در قرارداد شود، به نحوی که مسئولیت و تعهدات گرو‌ه‌های مختلف را در زمان بروز ریسک روشن سازد.
جمع بندی
مدیریت ریسک به عنوان یکی از ارکان اصلی مدیریت پروژه در استاندارد دانش مدیریت پروژه در نظر گرفته شده است. موضوع کلیدی در مدیریت ریسک، میزان وابستگی‌های بین پروژههای مختلف در درون این سیستم است. با افزایش وابستگی‌های بین پروژهها، تمایل به رویکرد سیستمی نسبت به مدیریت ریسک که کل سیستم را در بر می‌گیرد به شدت افزایش می‌یابد. برای آنکه فرایند مدیریت ریسک در یک پروژه به صورت کامل مؤثر واقع شود، باید کل دوره عمر پروژه را مد نظر قرار دهد و در تمام مراحل آن راهنمایی و آگاهی‌های لازم را فراهم کند و نباید تنها روی مراحل خاصی از دوره عمر تمرکز شود.
مطالب بیشتر در زمینه مدیریت ریسک در پروژهها در نشریه شماره ۶۵۹ آورده شده است.