نشریه شماره ۶۵۹
با توجه به اهمیت و جایگاه ویژه مدیریت ریسک در مدیریت پروژه، نبود منابع فارسی پیرامون این موضوع و وظیفه و مسئولیت معاونت برنامه ریزی و نظارت راهبردی ریاست جمهوری، در ایجاد بسترهای مناسب برای اجرای صحیح و اصولی پروژههای کشور، تدوین نشریه شماره ۶۵۹ (مدیریت ریسک در پروژهها) در دستور کار این معاونت قرارگرفت و طی قراردادی با معاونت پژوهشی دانشگاه شهید بهشتی موضوع به این دانشگاه واگذار گردید.
در نشریه شماره ۶۵۹ صرفاً چارچوب مدیریت ریسک در پروژهها ارایه شده و از طرح مباحث غیر مربوط به موضوع پروژهها حتی الامکان خودداری گردیده است. از آنجا که در این کتاب ریسک از دو دیدگاه منفی و مثبت (فرصت و تهدید) مورد بحث قرار گرفته است، از ایـن رو، از بکارگیری واژه خطر یا خطر پذیری بعنوان معادل ریسک اجتناب شده است . فصل حاضـر بـه مبـانی و اصـول مدیریت ریسک در پروژهها میپردازد و شامل مفاهیم عدم قطعیت به صورت عام و بهصورت خاص در پروژهها، ریسک و تعاریف مربوط به آن در گذر زمان، مدیریت ریسک و تاریخچه آن و انواع روشهای مـدیریت ریـسک بـا تکیـه بـر ادبیات مدیریت پروژه، است.
مدیریت ریسک
مدیریت ریسک شاخه جدیدی از علم مدیریت است که با وجود جوان بودن آن، به سرعت در حال گسترش و رشد بـوده و در انواع گرایشها مورد استقبال متخصصین و مدیران قرار گرفته است. امروزه ریسک و گرایشهای مربـوط بـه آن در گستره وسیعی از امور مانند سرمایه گذاری، تجارت، بیمه، ایمنی، بهداشت و درمان، پروژههای صنعتی و عمرانی و حتـی مسایل سیاسی و اجتماعی و نظامی جایگاه خود را پیدا کرده است. در این راسـتا، مـدیریت ریـسک جایگـاه ویژهای در مباحث مدیریت پروژه داشته و ریشههای مشترکی با این مباحث دارد. ویژگیهایی چون منحصر به فرد بودن پروژه و عدم قطعیت در فرضیات، اهداف و الزامات پروژه و در نتیجه عوامل محیطی حاکم بر پروژه، ریشههای عدم قطعیت و منـشاً بروز ریسک در پروژههاست. گستره عدم قطعیت در پروژهها بسیار وسیع است و مواردی چون عدم قطعیـت در مبـانی و برآوردهای اولیه پروژه، عدم قطعیت در طراحی و تدارکات پروژه و عدم قطعیت در اهداف پروژه را در برمیگیرد. شرایط پیش گفته پروژهها را ریسکزا میکند و مدیریت ریسک را در پروژهها غیر قابل اجتناب مینماید.
مدیریت ریسک تلاشی برای اداره کردن ساختارمند تغییرات در پروژه و مدیریت آنها در محیط در حـال دگرگـونی است. هدف مدیریت ریسک این است که خود به عنوان عامل تغییر عمل نموده، موقعیت مبهم فعلی را اداره کرده و روشی کنترل شده و مدیریت پذیر را برای این مسأله در اختیار تیم مدیریت بگذارد. مدیریت ریـسک در بخـشهـای متنوع و مختلفی کاربرد دارد. از امور مالی و اعتباری تا سایر فعالیتهای تجاری ردپایی از مدیریت ریسک به چـشم میخورد. در پروژهها، این مدیریت باید از سوی تمامی نهادهای حاضر (کارفرما، مشاور و پیمانکار) اعمال شود. در حقیقت، مدیریت ریسک در سازمانها شبیه به رانندگی با یک ماشین است که نیازمند ابزارهـایی هـستند که نگاه رو به جلو داشته و آینده مبهم و غبارآلود را بررسی و جستجو نموده تا بتوانند موانـع محتمـل (تهدیـدها) و میانبرها (فرصتها) را شناسایی کنند و به راننده امکان تصحیح مـسیر (برنامـه) را در زمـان مقتـضی بدهنـد تـا از بحرانها جلوگیری کرده و در عین حال، حرکت به سمت مقصد مطلوب را تسهیل نمایند.
عدم قطعیت در پروژهها
گستره عدم قطعیت در پروژهها قابل ملاحظه است و بسیاری از فعالیتهای مدیریت پـروژه از همـان مراحـل اولیـه دوره عمر پروژه، به تبیین و تصمیمگیری در مورد مجموعه اقدامات ممکن در برابر عدم قطعیتهای پروژه میپردازد. بخشی از موارد عدم قطعیت در پروژهها، به امکان تغییر در معیارهای عملکرد پروژه مانند هزینه، زمان یا کیفیـت مربوط میشود. همچنین میتوان، عدم قطعیت را به مسایلی مانند ابهام در شناخت رفتار عوامل و نهادهای حاضر در پروژه، نبود اطلاعات، نبود ساختار مشخص برای در نظر گرفتن مسایل مربوط به پروژه، فرضـیههـای منظـور شـده، منـابع شناخته شده و ناشناخته انحراف در پروژه و بسیاری موارد دیگر ارتباط داد.
عدم قطعیت در اهداف پروژه و اولویتهای آنها
هرگاه در تعریف پروژه در مورد اهداف و اولویت دهی بین آنها عدم قطعیت وجود داشته و موازنه قابل قبولی وجـود نداشته باشد، مشکلات عمدهای به وجود میآیـد. مـسأله اصـلی ایـن اسـت کـه تمـام نهـادهـای حاضـر در پـروژه، مسئولیتهای خود (که منجر به برآورده شدن اهداف پروژه میشود) و انتظارات سـایر نهـادهـا را بـه روشـنی درک کنند.
ضرورت برنامه ریزی مدیریت ریسک
از آنجا که تعریف ریسک، به طور مستقیم در ارتباط با اهداف پروژه است، لازم است پـیش از شناسـایی ریـسکهـا اهداف تعریف شوند. با وجود این مرحله، اطمینان حاصل میشود که اهداف پروژه مـورد توافـق و تفـاهم همـه قـرار گرفته و به تمام ذی نفعان پروژه اعلام شده است. این تفاهم با مستند کردن موارد کلیدی مدیریت ریسک به همـان شکلی که قرار است در یک پروژه خاص به کار گرفته شوند، حاصل میشود. هدف دیگری که در ایـن مرحلـه دنبـال میشود، تصمیم گیری بر روی سطح و میزان جزئیات مورد بررسی در فرایند مـدیریت ریـسک اسـت، کـه از میـزان و اهمیت استراتژیک پروژه تأثیر میگیرد. برخی پروژهها ممکن است تنها احتیاج به فراینـد سـادهای ریسکی بودن برای مدیریت ریسک داشته باشند، در حالیکه برخی دیگر احتیاج به بررسیهای عمیقتری دارند. بدین ترتیب، هدف از مرحله برنامه ریزی مدیریت ریسک، اطمینان یافتن از این موضوع است که تمامی ذینفعان پروژه دیدگاه مشترکی نسبت به اهداف پروژه پیدا کرده، از اهداف و مقاصد فرایند مدیریت ریسک آگـاهی داشـته و رویکرد توافق شده برای مدیریت ریسک را درک کردهاند. هرگاه ذینفعان، دیدگاههای ناسازگاری در رابطه با اهداف و محدوده فرایند مدیریت ریسک در پروژه خود داشته باشند، ممکن است مواضع متضادی در حین فرایند مـدیریت ریسک اتخاذ کنند. در نتیجه، حضور افراد کلیدی پروژه در این مرحله، اطمینان از نبود ابهامات و عدم شروع مراحل بعدی فرایند مدیریت ریسک پیش از تکمیل این مرحله، بسیار با اهمیت است.
اهداف و محدوده مدیریت ریسک
مقصود از مرحله برنامه ریزی مدیریت ریسک روشن است و با رویکرد استاندارد مدیریت پـروژه هـم خـوانی دارد. بـه همان ترتیبی که یک پروژه بدون تعریفی روشن از اهداف آن نباید آغاز شود، فرایند مـدیریت ریـسک نیـز نیـاز بـه مرحله آغازین دارد، تا محدوده و اهداف آن تعیین و اعلام شود. ثابـت شـده اسـت کـه یکـی از دلایـل معمـول در شکست پروژهها، اهداف مبهم یا نبود خواستههای روشن است.
تبیین محدوده مدیریت ریسک
تعریف محدوده کاری فرایند مدیریت ریسک پیش از شروع آن بسیار با اهمیت اسـت، چـرا کـه امکـان تمرکـز روی قدمهای بعدی به صورت مناسبی فراهم خواهد شد. یک پروژه، در محیطی پیچیده و دارای وابستگیهـا و ذینفعـان متعدد انجام میشود، لیکن فرایند مدیریت ریسک ممکن است تنها محدود به زیرمجموعـهای از کـل محـیط پـروژه شود. حتی در برخی موارد ممکن است محدوده مدیریت ریسک، تنها مسئولیتهای داخلی تیم پروژه را در برگیـرد و سایر جوانب محیط پروژه در نظر گرفته نشود. همچنین ممکن است سازمان بخواهد ریسکهای سـایر طـرفهـای درگیر (نظیر پیمانکار یا تأمین کنندگان) را نیز در محدوده فرایند مدیریت ریسک در نظر بگیرد. حتی مـیتـوان بـا گستردهتر کردن محدوده، ریسکهایی را که سایر پروژهها یا فرایندهای تجاری را متأثر میکنند و حتـی موضـوعات استراتژیک شرکت را در محدوده مدیریت ریسک جای داد.
روشهای ارزیابی ریسک
روشهای ارزیابی ریسک به دو گروه عمده شامل ارزیابی کیفی و کمی تقسیم میشوند. در ارزیابی کیفی، ریسکهـا با استفاده از عبارتها و جملههای توصیفی تشریح میشوند و تلاش میشود با ارایه جزئیات کافی از ریسک، راههای مناسب پاسخ به آن جستجو شود. در عین حال، در فرایند ارزیابی کیفی سعی میشود با نگرش مفهـومی – توصـیفی در اولویـتبندی ریسکها، احتمال بروز ریسک و تأثیر آن در بخشهای مختلف پروژه مورد بررسی قرار گیـرد. ایـن در حالی است که در ارزیابی کمی از مقادیر عددی برای تبیین ابعاد و اهمیت و تأثیرهای ریـسک بـر اهـداف پـروژه به صورت مجزا یا گروهی بهره گرفته میشود.
دوره عمر پروژه و مدیریت ریسک
مدیریت ریسک پروژه باید بر پایه درک کاملی از طبیعت و محدوده تصمیم گیریهای لازم در مدیریت پـروژه انجـام گیرد. این کار که با تقسیم کردن پروژه به مراحل مختلف انجام میشود، امکـان کنتـرل بهتـر روی پـروژه را فـراهم میکند. مجموعه این مراحل با عنوان دوره عمر پروژه نامیده میشود. دوره عمر پروژه یک چارچوب مناسب بـرای مطالعه و بررسی تصمیم گیریها و تصویری مناسب از روند ساختار انجام پروژهها در طول زمان به دست میدهد. مراحل مختلف دوره عمر پروژه از نظر میزان و سطح تعریف پروژه و مشخصات آن، میـزان منـابع بـه کـار گرفتـه شده، میزان تغییرات، سطح تناقضها، میزان هزینه و غیره با هم متفاوت هستند. این بدان معنـی اسـت کـه سـطح توجه مدیریت نسبت به موضوعات مختلف پروژه در طول حیات آن نیز باید متفاوت باشد. این موضـوع در رابطـه بـا منشأ عدم قطعیت در پروژه و مدیریت آن و لزوم تغییر رویکرد نسبت به آن در طـول دوره عمـر پـروژه نیـز صـدق میکند. بدین ترتیب تعجب آور نخواهد بود که ریسکهای پروژه نیز در دورههـای مختلـف عمـر آن تغییـرات قابـل ملاحظهای کرده و نیازمند رویکردهای مختلفی در مدیریت آنها باشد.
جایگاه مدیریت ریسک در مدیریت قراردادها
اولین قدم در مدیریت تدارکات پروژه، برنامه ریزی تدارکات یا تعیین راهبـرد (اسـتراتژی) تـدارکات مرحله، تصمیمهای مهمی در رابطه با آنکه چه بخشهایی از پروژه بایـد از بیـرون از سـازمان تـدارک شـود، از چـه سیستمی برای تدارک استفاده شود (استفاده از یک منبع و یا منابع متعدد و نوع ارتباط قراردادی با آنهـا) و در چـه زمانی تدارک شود، گرفته میشود. موضوع مهم و بحرانی در این استراتژی، تصمیم گیری در مورد نظام تدارک پروژه است که شامل دو بخش تعیین نوع سازمان برای تدارکات (نحوه استفاده از منبـع یـا منـابع بیرونـی بـرای تـدارک قسمتهای مختلف پروژه به ویژه مراحل طراحی و ساخت) و تعیین نوع قرارداد مناسب (بـه لحـاظ روش پرداخـت) برای برقراری ارتباط رسمی با منبع یا منابع تدارکات است. با تصمیم گیری و تعیین استراتژی تدارکات، نحوه تقسیم و تخصیص ریسکهای پروژه بین گروههای درگیر در آن مشخص میشود. در واقع اسـتراتژی تـدارکات بـه دنبـال یافتن بهترین راه برای دستیابی به هدفهای پروژه با در نظر گرفتن ریـسکهـا و محـدودیتهـای موجـود در آن و سعی بر توزیع و متعادل ساختن بهینه ریسکها بین گروههـای مختلـف پـروژه دارد. از ایـن رو، انتخـاب اسـتراتژی تدارکات پروژه به نوعی مربوط به مدیریت ریسک است.
فهرست مطالب نشریه شماره ۶۵۹
کتاب در ده فصل نگاشته شده است و شامل تشریح مفاهیم و مبانی مدیریت ریسک، تبیین فرایند مدیریت ریسک شامل برنامه ریزی مدیریت ریسک، روشهای شناسایی ریسک، ارزیابیهای کیفی و کمی ریسک، برنامه ریزی پاسخگویی به ریسک و نحوه پایش، کنترل و بازنگری مدیریت ریسک میشود. در پایان کتاب نیز چندین نمونه از مطالعات ریسک در پروژهها ارایه شده، امید که مجموعه حاضر مفید و موثر واقع شود.
مبانی مدیریت ریسک
- مفهوم عدم قطعیت و ریسک
- عدم قطعیت در پروژهها
- عدم قطعیت و ریسک در پروژهها
- دسته بندی مفهومی ریسک
- روشها و متدولوژیهای مدیریت ریسک پروژه
برنامهریزی مدیریت ریسک
- ضرورت برنامه ریزی مدیریت ریسک
- اهداف و محدوده مدیریت ریسک
- برنامه مدیریت ریسک
شناسایی ریسک
- مبانی شناسایی ریسک
- روشهای شناسایی ریسک
- خروجیهای فرایند شناسایی ریسک
ارزیابی کیفی ریسک
- روشهای ارزیابی ریسک.
- ابعاد ارزیابی کیفی
- نحوه ترکیب احتمال وقوع و تاثیر ریسک
ارزیابی کمی ریسک
- ارزیابی کمی ریسک – کاربردها، مزایا و معایب
- انواع روشهای ارزیابی کمی
- مدلهای مورد استفاده در روشهای شبیه سازی
برنامه ریزی پاسخگویی به ریسک
- اطلاعات لازم برای پاسخ گویی به ریسک
- ضرورت تعیین راهبرد (استراتژی) پاسخ گویی به ریسک
- راهبردهای (استراتژیهای) متداول برای پاسخگویی به ریسک
- پاسخگویی به فرصتها
- تخصیص متولی ریسک
- ارزیابی اثر بخشی پاسخها
پایش، کنترل و بازنگری ریسک
- هدف های فرایند پایش و کنترل ریسک
- بسترهای لازم برای فرایند پایش و کنترل ریسک
- خروجیهای متداول فرایند مدیریت ریسک
- بازنگری و مستند سازی فرایند مدیریت ریسک
جایگاه مدیریت ریسک در مدیریت پروژه
- دوره عمر پروژه و مدیریت ریسک
- مدیریت ریسک در دوره عمر پروژه
- جایگاه مدیریت ریسک در استاندارد پیکره دانش مدیریت پروژه
- ورودیهای فرایند مدیریت ریسک
- خروجیهای فرایند مدیریت ریسک
- کاربرد خروجیهای مدیریت ریسک در مدیریت پروژه
مدیریت ریسک در قراردادها و تدارکات پروژه
- جایگاه مدیریت ریسک در مدیریت قراردادها
- ریسکهای روش طرح و ساخت
- انواع قراردادها از نظر روش پرداخت
- قراردادهای مبلغ مقطوع
- قراردادهای زمان و مصالح
نمونه مطالعات مدیریت ریسک
- پروژه اول: کانال پاناما ( از شکست واقعی تا موفقیت چشمگیر با مدیریت ریسک)
- پروژه دوم : پیاده سازی مدیریت ریسک در یکی از شرکتهای ایرانی
- پروژه سوم : فهرست طبقه بندی شده ریسکها در یک پروژه ساخت فرودگاه
- پروژه چهارم : برآورد پیشنهاد قیمت قرارداد خط لوله دریایی با توجه به ریسک زمان و هزینه