آیین نامه خرید خدمات مشاور
اصول و ضوابط خرید خدمات مشاور
ضوابط خرید خدمات مشاور در ۹ بخش کلی ارائه شده است. در این بخش ها جزئی ترین مسائل مربوط به اصول و ضوابطی که در باید توسط سازمانها و دستگاههای اجرایی رعایت شود، شرح داده شده است.
- مسئولیتها و نقشها
- تمهیدات خرید خدمات مشاوره
- گزارش شناخت
- شرح کلی خدمات
- تهیه فهرست بلند
- همزمانی خدمات مشاور
- تشخیص صلاحیت و موازین کلی
- انعقاد قراردادهای مشاوره
- مستندسازی و اطلاعرسانی
مسئولیتها و نقشها
در آیین نامه خرید خدمات مشاور برای سه دسته کلی از اشخاص وظایف و مسئولیت در نظر گرفته شده است. بخش اول و اصلی مربوط به وظایف و مسئولیتهای کارفرما است. در بخش دوم مسئولیتهای هیئت انتخاب مشاور در فرایند خرید خدمات مشاوره ذکر شده و در بخش پایانی مسئولیتهای معاونت (سازمان مدیریت و برنامه ریزی) تشریح شده است.
وظایف و مسئولیتهای کارفرما در خرید خدمات مشاور
- اجرای تمهیدات خرید خدمات مشاوره؛
- تصمیمگیری درباره تجدید یا لغو فرآیند خرید خدمات مشاوره؛
- مستندسازی خرید خدمات مشاوره؛
- انجام تمام مراحل خرید خدمات مشاوره به روش تک گزینهای؛
- انعقاد قرارداد مشاوره؛
- بررسی کفایت و تایید گزارش شناخت؛
- امتیازدهی و ارزیابی کیفی مشاوران؛
- تهیه فهرست کوتاه و گزارش ارزیابی کیفی؛
- تایید مفاد “درخواست پیشنهاد” (RFP)؛
- گشایش پاکتهای ارزیابی فنی؛
- امتیازدهی و ارزیابی فنی پیشنهادها؛
- تعیین مشاور منتخب؛
- اطلاعرسانی خرید خدمات مشاوره.
چنانچه کارفرما احساس نیاز نماید، برای انجام وظایف میتواند به تشخیص خود از کمیتهای مرکب از اشخاص حقیقی یا حقوقی مستقل، استعلام نماید. نظر کمیته یادشده پس از تایید وی اجرایی خواهدبود.
در صورتی که از خدمات مدیر طرح استفاده شود، کارفرما میتواند مسئولیتهای اجزای ۳، ۷ و ۸ ذکر شده در بالا و اجزای ۱ تا ۶ قسمت تمهیدات خرید خدمات مشاوره را به مدیر طرح واگذار کند.
مسئولیتهای هیئت انتخاب مشاور در فرایند خرید خدمات مشاوره
مسئولیت های هیئت انتخاب مشاور بجز روشهای تک گزینهای و مسابقه، شامل موارد زیر است.
- گشایش پاکتهای قیمت؛
- ارزیابی مالی پیشنهادها برای تعیین مشاور منتخب؛
در روشهای انتخاب بر مبنای تعرفه و بودجه ثابت، ارزیابی مالی پیشنهادها فقط شامل کنترل امضا و مهر مشاور در تمامی اسناد “درخواست پیشنهاد” است. قرارداد با مشاوری که بالاترین امتیاز فنی را کسب کرده باشد، بر طبق بخش مالی اسناد “درخواست پیشنهاد” که کارفرما ارائه کرده است، منعقد میشود. - تایید وجود فقط یک متقاضی خدمات مشاوره؛
- رد پیشنهادهای مالی نامتناسب بر اساس روش اعلام شده کارفرما در قسمت درخواست پیشنهاد.
علاوه بر چهار مورد ذکر شده در بالا ارزیابی شکلی نیز از مسئولیت های هیئت انتخاب مشاور است.
مسئولیتهای معاونت (سازمان) در خرید خدمات مشاور
- تهیه و ارایه فهرست مشاوران صلاحیتدار با ذکر رشته، زمینه تخصصی، پایه صلاحیت و ظرفیت آزاد؛
- ابلاغ متن قرارداد همسان؛
- ابلاغ فهرست خدمات یا شرح خدمات همسان؛
- ابلاغ مبانی تعیین حقالزحمه خرید خدمات مشاور؛
- نظارت بر ارجاع کار از طریق بانک اطلاعات و پایگاه ملی اطلاع رسانی مناقصات؛
- تفسیر و تبیین این آییننامه و تهیه، ابلاغ و نظارت بر دستورالعملها و راهنمای لازم برای اجرای آن.
مسئولیتهای انجام مراحل خرید خدمات مشاوره به روش مسابقه، طبق نشریه شماره ۲۴۰ معاونت (سازمان) تعیین میشود.
تمهیدات خرید خدمات مشاوره
کارفرما قبل از شروع فرآیند خرید خدمات مشاوره، باید اقدامهای زیر را انجام دهد.
- تهیه گزارش شناخت؛
- تهیه شرح کلی خدمات؛
- تهیه برنامه زمانی خرید خدمات مشاوره؛
- برآورد حقالزحمه خدمات مشاوره؛
- تعیین روش انتخاب مشاوران؛
- تهیه مفاد فراخوان مشاوره، حسب مورد؛
- تعیین هیئت انتخاب مشاور (حسب روش خرید خدمات مشاوره)؛
- تهیه معیارها و استعلام ارزیابی کیفی مشاوران، حسب مورد؛
- تهیه اسناد درخواست پیشنهاد .
کارفرما باید قبل از شروع فرایند انتخاب مشاور، نسبت به تهیه مقدمات لازم برای اجرای تعهدات مشاور مانند مستندسازی مطالعات، نقشهها و مدارک مربوط به مراحل قبلی، اقدام و از تامین منابع مالی کار اطمینان حاصل کند.
گزارش شناخت
تهیه گزارش شناخت، شامل موارد زیر بر عهده کارفرما است.
- عنوان، مشخصات کلی، اهداف کیفی و کمی طرح؛
- سازمان کارفرمایی؛
- اسناد فنی و نقشهها و مدارک طراحی به نحوی که وضعیت طرح را به طور اجمال برای مشاور از نظر شرایط کار تبیین کند. (در صورتی که در مطالعات قبلی تهیه شده باشد)؛
- فهرست مهمترین مقررات، بخشنامهها و دستورالعملهای مربوط.
چنانچه انجام خدمات مشاوره طرحی مستلزم رعایت قوانین و مقررات خاصی باشد، این قوانین و مقررات باید در گزارش شناخت تشریح شوند. حقوق دولتی خاص (مربوط به مقررات بیمه، عوارض، مالیات و نظایر آن)، حفاظت ویژه یا ملاحظات زیست محیطی را میتوان به عنوان برخی از این قوانین و مقررات خاص، نام برد.
شرح کلی خدمات
شرح کلی خدمات حداقل شامل موارد زیر است.
- هدف و محدوده طرح؛
- اطلاعات پایه (به منظور ارایه شرح تفصیلی خدمات یا متدولوژی)؛
- مبانی، اصول، معیارها و استانداردهای مورد نظر کارفرما؛
- خروجیها و نتایج مورد نیاز شامل اطلاعات، نقشهها یا گزارشهایی که مشاور باید در مراحل مختلف یا پایانکار، به کارفرما تحویل دهد؛
- خدمات جنبی و تکمیلی که باید توسط مشاور یا به واسطه وی توسط شخص ثالثی انجام شود؛
- وظایف مشاور در زمینه آموزش یا انتقال دانش فنی(حسب مورد).
معاونت با دریافت نظر کارفرمایان نسبت به تهیه و ابلاغ شرح خدمات همسان برای کارهای مشاوره، برنامهریزی میکند. در صورت نبودن شرح خدمات همسان، کارفرما میتواند شرح تفصیلی خدمات را تهیه یا در ابتدا به عنوان یک امتیاز فنی از مشاوران درخواست نموده و سپس شرح تفصیلی خدمات تلفیق شده خود را به منظور استعلام قیمت از مشاوران، به آنها ابلاغ نماید.
کارفرما مجاز است تهیه یک یا چند مورد از موارد مندرج در بخش های گزارش شناخت و شرح کلی خدمات را به اشخاص حقیقی یا حقوقی مستقل واگذار نماید.
تهیه فهرست بلند
کارفرما میتواند به روشهای زیر فهرست بلند مشاوران را تهیه کند.
- روش اول: فراخوان مشاوران دارای صلاحیت از طریق انتشار آگهی در دو تا سه نوبت حداقل در یکی از روزنامههای کثیرالانتشار کشور و درج آن در بانک اطلاعات و پایگاه ملی اطلاعرسانی مناقصات؛
- روش دوم: مراجعه کارفرما به فهرست مشاوران دارای صلاحیت و انتخاب دوازده مشاور.
آگهی فراخوان مشاوره حداقل شامل موارد زیر است.
- نام و نشانی کارفرما؛
- موضوع خدمات مشاوره؛
- درخواست گواهینامه صلاحیت مرتبط با موضوع پروژه در صورت وجود آن؛
- اعلام انجام ارزیابی کیفی (حسب مورد)؛
- رشته یا زمینه تخصصی مشاور؛
- تاریخ، مهلت و نشانی دریافت و تحویل اسناد؛
- نحوه دریافت اسناد ارزیابی و هزینه آن در صورت لزوم.
فهرست مشاوران دارای صلاحیت معاونت، از طریق مراجعه به نشانی الکترونیکی بانک اطلاعات و پایگاه ملی اطلاعرسانی مناقصات در دسترس عموم است.
شرایط خاص در تهیه فهرست بلند
- در موارد خاص با تشخیص و مسئولیت کارفرما، تعداد مشاوران روش دوم تهیه فهرست بلند، از دوازده تا پنج مشاور تقلیل مییابد.
- برای کارهایی که برآورد حقالزحمه مشاوره آنها در حوزه فناوری اطلاعات بیش از سه برابر سقف نصاب معاملات متوسط باشد و همچنین برای سایر کارهای مشاوره با برآورد حقالزحمه مشاوره بیش از بیست برابر سقف نصاب معاملات متوسط باشد، انتشار آگهی ضروری است.
- در مورد کارهای فوق الذکر، کارفرما با مجوز بالاترین مقام دستگاه مرکزی خود میتواند با رعایت سایر مفاد این آییننامه بدون انتشار آگهی نسبت به تهیه فهرست بلند اقدام نماید.
- در صورت انتشار فراخوان بصورت آگهی و عدم تکمیل حداقل سه متقاضی برای فهرست بلند، کارفرما فرآیند انتشار آگهی را یک بار تکرار یا از روش دوم تهیه فهرست بلند، اقدام مینماید. در هر صورت تعداد متقاضیان حاصل از این دو راهکار کافی است.
- در مورد روش دوم تهیه فهرست بلند، در صورت عدم کفایت تعداد فهرست مشاوران دارای صلاحیت، کارفرما فهرست بلند را از مشاوران دارای صلاحیت در پایههای بالاتر یا پایینتر همان رشته تکمیل میکند. در صورتی که به این ترتیب عمل شود، تعداد موجود مشاوران برای فهرست بلند کافی خواهد بود.
- در شرایطی که پس از انجام هریک از فرآیندهای ذکر شده در بالا، فقط یک متقاضی خدمات مشاوره اعلام آمادگی نموده باشد، پس از تایید هیئت انتخاب مشاور، انتخاب مشاور به روش تک گزینهای انجام میشود.
همزمانی خدمات مشاور
ارجاع همزمان فعالیتهای جنبی و تکمیلی به مشاور اصلی، در صورتی که دارای صلاحیت لازم در رشته مربوط باشد، مجاز است. در این صورت ارجاع کار خدمات جنبی با استفاده از روش تک گزینهای خواهد بود.
در صورتی که مشاور اصلی فاقد صلاحیت لازم برای انجام خدمات جنبی باشد، ارجاع خدمات جنبی به صورت تک گزینهای به مشاور دیگر، مجاز است. مشاور دیگر بایددارای صلاحیت لازم باشد. این مشاور به عنوان همکار و انجام دهنده این خدمات، توسط مشاور اصلی به کارفرما معرفی میشود.
ارجاع خدمات زیر در یک طرح به یک مشاور مجاز نیست.
- مدیریت طرح با هر یک از خدمات زیر.
مطالعات پیدایش؛
مطالعات توجیهی؛
طراحی پایه؛
طراحی تفصیلی؛
نظارت عالیه و نظارتکارگاهی. - مطالعات پیدایش و مطالعات توجیهی با هر یک از خدمات زیر.
طراحی تفصیلی؛
نظارت عالیه و نظارت کارگاهی. - قرارداد مستقل خدمات مهندسی ارزش با هر یک از خدمات زیر.
طراحی پایه؛
طراحی تفصیلی؛
نظارت عالیه و نظارتکارگاهی.
خدمات مهندسی ارزش میتواند جزئی از شرح خدمات در هر گونه قرارداد خدمات مشاوره باشد.
اگر مشاوری در یک طرح خدمات زیر را بر عهده گرفته باشد، هر گونه مشارکت در منافع مالی و تدارکاتی پروژه، برای آن مشاور در قراردادهای تامین کالا (P) و پیمانکاری (C) همان طرح ممنوع است.
- مدیریت طرح
- مطالعات پیدایش
- مطالعات توجیهی
- بازرسی
- طراحی پایه
- طراحی تفصیلی یا نظارت عالیه یا کارگاهی در طراحی
برای کارهای خدمات مشاوره خارج از حوزه فناوری اطلاعات، همزمانی طراحی با کارهایی که قراردادهای آنها به صورت مشارکت برای پیمانکاری (DB&EPC&EC) و پیمانکاری عمومی (GC) ارجاع میشود، از مصادیق کارهای پیمانکاری بوده و در قالب این آییننامه قرار نمیگیرد.
تشخیص صلاحیت و موازین کلی
ارجاع کارهای مشاوره فقط به مشاورانی که حائز شرایط تعریف مشاور در قسمت کلیات و تعاریف در آیین نامه خرید خدمات مشاور باشند، مجاز است. میزان ظرفیت کاری مجاز، بنا بر خود اظهاری مشاوران است.
به منظور تحقق اصل رقابت مشاوران و رعایت مفاد قانون راجع به منع مداخله وزرا و نمایندگان مجلسین و کارمندان دولت در معاملات دولتی و کشوری، تمام مشاوران استعلامشده، باید دارای شخصیت حقوقی مستقل نسبت به دستگاه کارفرما باشند.
فرایند خرید خدمات مشاور که با حضور شرکتهای وابسته و نظایر آن انجام میشود باید حسب حوزه کار به صورت انتخاب براساس روش کیفیت و قیمت یا روش کیفیت برگزار شود.
صندوقهای بازنشستگی و تعاونیهای کارکنان که اعضای آنها عهدهدار مسئولیت تصمیمگیری در فرآیند خرید خدمات مشاور هستند، مجاز به انعقاد قرارداد با دستگاههای ذیربط خود نخواهند بود. تعاونیهای کارکنان که اعضای آن جزء مراجع تصمیم گیر نیستند مجاز به شرکت در فرآیند خرید خدمات مشاور ، حسب حوزه کار بر اساس روش کیفیت و قیمت و یا روش کیفیت خواهند بود.
ارجاع کار به اشخاص حقوقی که خدمات مشاور را در قالب گروه مشارکت ارایه میکنند، با نظر کارفرما مجاز است. در این صورت، امتیازهای مشاوران همکار در امتیاز ارزیابی کیفی مشاور منظور میشود. معاونت (سازمان)، دستورالعمل نحوه مشارکت و همکاری گروه مشارکت را تهیه و ابلاغ مینماید.
چنانچه مشاور در فرایند ارزیابی و انتخاب، از مدارک جعلی یا اطلاعات خلاف واقع، تهدید، تطمیع، رشوه و نظایر آن برای قبول پیشنهادهای خود استفاده کرده باشد و یا پس از گشایش پاکتهای فنی ویا مالی از پیشنهاد خود انصراف دهد و یا از مبادله قرارداد استنکاف ورزد، از ارجاع کار محروم بوده و مشمول مجازات قانونی خواهد شد. این فرایند مطابق دستورالعمل نحوه رسیدگی به تخلفات مشاوران،که توسط معاونت تهیه و ابلاغ میشود انجام میشود.
ارتقا و تضمین کیفیت خدمات مشاور
به منظور ارتقا و تضمین کیفیت خدمات مشاور ، باید اصول زیر در استفاده از خدمات مشاور رعایت شوند.
- اصول و مقررات نظام فنی و اجرایی کشور؛
- انجام مطالعات توجیهی پیش از ارجاع مطالعات تفصیلی و اجرایی، حسب مورد؛
- استقلال مشاور نسبت به کارفرما؛
- تنظیم دقیق شرح خدمات؛
- رعایت اصل رقابت کیفی، فنی و مالی در تمام مراحل ارزیابی و ارجاع کارهای مشاوره؛
- استفاده از متن قرارداد همسان در خدمات مشاور (در صورت وجود)؛
- تحقق مسئولیت مدنی مشاوران در قبال صحت و کیفیت کارها و خدمات از طریق ایجاد پوششهای بیمهای و یا سایر روشها برای تضمین خدمات.
انعقاد قراردادهای مشاوره
قرارداد با مشاور منتخب باید قبل از پایان مدت اعتبار پیشنهادها منعقد شود. در صورت توافق مشاور منتخب و کارفرما این مدت برای یک بار قابل تمدید است.
تغییر در موضوع، قیمت و شرایط قراردادهای مشاوره، بعد از تعیین مشاور منتخب تا انعقاد قرارداد ممنوع است.
تغییر در قیمت و شرح خدمات موضوع قراردادهای خدمات مشاور پس از انعقاد قرارداد تابع قوانین و مقررات مربوط میباشد.
در کارهایی که انتخاب مشاور به روش کیفیت و قیمت یا به روش بودجه ثابت انجام میشود و حوزه کار مشخص است، کارفرما میتواند تغییرات (کاهش ویا افزایش) خدمات مشاور را در متن قرارداد به بیست و پنج درصد محدود نماید. این فرایند باید در درخواست پیشنهاد، نیز اعلام شود.
کارفرما میتواند در تعیین قیمت مشاوره قرارداد را با قیمت مقطوع منعقد کند. به عبارت دیگر به نحوی با مشاور قرارداد منعقد کند که خدمات مشاوره متکی به درصدی از برآورد هزینه اجرا یا متکی به صورت وضعیت پیمانکار نباشد.
مستندسازی و اطلاعرسانی
کارفرما موظف است فرایند انتخاب مشاوران را مستندسازی کند.
مستندهای فرآیند انتخاب مشاوران شامل موارد زیر است.
- فراخوان مشاوره؛
- فهرست بلند مشاوران (نام مشاور منتخب در روش تک گزینهای)؛
- استعلام ارزیابی کیفی بجز روش تک گزینهای؛
- گزارش ارزیابی کیفی مشاوران بجز روش تک گزینهای؛
- اسناد درخواست پیشنهاد؛
- صورتجلسه پایانی؛
- خلاصه قرارداد که شامل موضوع، شماره، تاریخ، مبلغ، مدت، نام مشاور و اهم خدمات است؛
- اسناد و مدارک اخذ شده از مشاوران در طول فرآیند خرید خدمات مشاوره؛
- اسناد قراردادی که شامل قرارداد، ضمائم و ملحقات آن است.
کارفرما باید تمامی مراحل خرید خدمات مشاوره را به صورت مکتوب مستندسازی کند. مستندهای متناظر با اجزای فوق الذکر باید از طریق بانک اطلاعات و پایگاه ملی اطلاعرسانی مناقصات منتشر شود.
کارفرما به تشخیص خود میتواند مدارک و مستندات استعلام از مشاوران برای ارزیابی کیفی را در چارچوب مشخص، فقط به صورت الکترونیکی (بدون نسخه کاغذی) اخذ نماید.
در صورت لغو فرآیند خرید خدمات مشاور ، کارفرما باید اعلامیه و خلاصه ادله مربوط را در بانک اطلاعات و پایگاه ملی اطلاعرسانی مناقصات، منتشر نماید.
در پایان فرآیند خرید خدمات مشاور ، باید پاکتهای مالی ناگشوده به ارسال کنندگان پیشنهاد مسترد و رسید دریافت گردد. این رسید ها باید به صورت مکتوب مستند و بایگانی شوند.
معاونت (سازمان)، فهرست مشاوران صلاحیتدار را با ذکر رشته و زمینه تخصصی، پایه صلاحیت و نتایج ارزشیابی دورهای، در بانک اطلاعات و پایگاه ملی اطلاعرسانی مناقصات منتشر مینماید.
مهلت اطلاعرسانی در بانک اطلاعات و پایگاه ملی اطلاعرسانی مناقصات، در دستورالعمل معاونت تعیین میشود.