اصول و ضوابط خرید خدمات مشاور
ضوابط خرید خدمات مشاور در ۹ بخش کلی ارائه شده است. در این بخش ها جزئی ترین مسائل مربوط به اصول و ضوابطی که در باید توسط سازمان‌ها و دستگاه‌های اجرایی رعایت شود، شرح داده شده است.
- مسئولیت‌ها و نقش‌ها
- تمهیدات خرید خدمات مشاوره
- گزارش شناخت
- شرح كلی خدمات
- تهیه فهرست بلند
- همزمانی خدمات مشاور
- تشخیص صلاحیت و موازین كلی
- انعقاد قراردادهای مشاوره
- مستندسازی و اطلاع‌رسانی
مسئولیت‌ها و نقش‌ها
در آیین نامه خرید خدمات مشاور برای سه دسته کلی از اشخاص وظایف و مسئولیت در نظر گرفته شده است. بخش اول و اصلی مربوط به وظایف و مسئولیت‌های كارفرما است. در بخش دوم مسئولیت‌های هیئت انتخاب مشاور در فرایند خرید خدمات مشاوره ذکر شده و در بخش پایانی مسئولیت‌های معاونت (سازمان مدیریت و برنامه ریزی) تشریح شده است.
وظایف و مسئولیت‌های كارفرما در خرید خدمات مشاور
- اجرای تمهیدات خرید خدمات مشاوره؛
- تصمیم‌گیری درباره تجدید یا لغو فرآیند خرید خدمات مشاوره؛
- مستندسازی خرید خدمات مشاوره؛
- انجام تمام مراحل خرید خدمات مشاوره به روش تك گزینه‌ای؛
- انعقاد قرارداد مشاوره؛
- بررسی كفایت و تایید گزارش شناخت؛
- امتیازدهی و ارزیابی كیفی مشاوران؛
- تهیه فهرست كوتاه و گزارش ارزیابی كیفی؛
- تایید مفاد “درخواست پیشنهاد” (RFP)؛
- گشایش پاكت‌های ارزیابی فنی؛
- امتیازدهی و ارزیابی فنی پیشنهادها؛
- تعیین مشاور منتخب؛
- اطلاع‌رسانی خرید خدمات مشاوره.
چنانچه كارفرما احساس نیاز نماید، برای انجام وظایف می‌تواند به تشخیص خود از كمیته‌ای مركب از اشخاص حقیقی یا حقوقی مستقل، استعلام نماید. نظر كمیته یادشده پس از تایید وی اجرایی خواهدبود.
در صورتی كه از خدمات مدیر طرح استفاده شود، كارفرما می‌تواند مسئولیت‌های اجزای ۳، ۷ و ۸ ذکر شده در بالا و اجزای ۱ تا ۶ قسمت تمهیدات خرید خدمات مشاوره را به مدیر طرح واگذار كند.
مسئولیت‌های هیئت انتخاب مشاور در فرایند خرید خدمات مشاوره
مسئولیت های هیئت انتخاب مشاور بجز روش‌های تك گزینه‌ای و مسابقه، شامل موارد زیر است.
- گشایش پاكت‌های قیمت؛
- ارزیابی مالی پیشنهادها برای تعیین مشاور منتخب؛
در روش‌های انتخاب بر مبنای تعرفه و بودجه ثابت، ارزیابی مالی پیشنهادها فقط شامل كنترل امضا و مهر مشاور در تمامی اسناد “درخواست پیشنهاد” است. قرارداد با مشاوری كه بالاترین امتیاز فنی را كسب كرده باشد، بر طبق بخش مالی اسناد “درخواست پیشنهاد” كه كارفرما ارائه كرده است، منعقد می‌شود.
- تایید وجود فقط یك متقاضی خدمات مشاوره؛
- رد پیشنهادهای مالی نامتناسب بر اساس روش اعلام شده كارفرما در قسمت درخواست پیشنهاد.
علاوه بر چهار مورد ذکر شده در بالا ارزیابی شكلی نیز از مسئولیت های هیئت انتخاب مشاور است.
مسئولیت‌های معاونت (سازمان) در خرید خدمات مشاور
- تهیه و ارایه فهرست مشاوران صلاحیتدار با ذكر رشته، زمینه تخصصی، پایه صلاحیت و ظرفیت آزاد؛
- ابلاغ متن قرارداد همسان؛
- ابلاغ فهرست خدمات یا شرح خدمات همسان؛
- ابلاغ مبانی تعیین حق‌الزحمه خرید خدمات مشاور؛
- نظارت بر ارجاع كار از طریق بانك اطلاعات و پایگاه ملی اطلاع رسانی مناقصات؛
- تفسیر و تبیین این آیین‌نامه و تهیه، ابلاغ و نظارت بر دستورالعمل‌ها و راهنمای لازم برای اجرای آن.
مسئولیت‌های انجام مراحل خرید خدمات مشاوره به روش مسابقه، طبق نشریه شماره ۲۴۰ معاونت (سازمان) تعیین می‌شود.
تمهیدات خرید خدمات مشاوره
كارفرما قبل از شروع فرآیند خرید خدمات مشاوره، باید اقدام‌های زیر را انجام دهد.
- تهیه گزارش شناخت؛
- تهیه شرح كلی خدمات؛
- تهیه برنامه زمانی خرید خدمات مشاوره؛
- برآورد حق‌الزحمه خدمات مشاوره؛
- تعیین روش انتخاب مشاوران؛
- تهیه مفاد فراخوان مشاوره، حسب مورد؛
- تعیین هیئت انتخاب مشاور (حسب روش خرید خدمات مشاوره)؛
- تهیه معیارها و استعلام ارزیابی كیفی مشاوران، حسب مورد؛
- تهیه اسناد درخواست پیشنهاد .
كارفرما باید قبل از شروع فرایند انتخاب مشاور، نسبت به تهیه مقدمات لازم برای اجرای تعهدات مشاور مانند مستندسازی مطالعات، نقشه‌ها و مدارك مربوط به مراحل قبلی، اقدام و از تامین منابع مالی كار اطمینان حاصل كند.
گزارش شناخت
تهیه گزارش شناخت، شامل موارد زیر بر عهده كارفرما است.
- عنوان، مشخصات كلی، اهداف كیفی و كمی طرح؛
- سازمان كارفرمایی؛
- اسناد فنی و نقشه‌ها و مدارك طراحی به نحوی كه وضعیت طرح را به طور اجمال برای مشاور از نظر شرایط كار تبیین كند. (در صورتی كه در مطالعات قبلی تهیه شده باشد)؛
- فهرست مهمترین مقررات، بخشنامه‌ها و دستورالعمل‌های مربوط.
چنانچه انجام خدمات مشاوره طرحی مستلزم رعایت قوانین و مقررات خاصی باشد، این قوانین و مقررات باید در گزارش شناخت تشریح شوند. حقوق دولتی خاص (مربوط به مقررات بیمه، عوارض، مالیات و نظایر آن)، حفاظت ویژه یا ملاحظات زیست محیطی را می‌توان به عنوان برخی از این قوانین و مقررات خاص، نام برد.
شرح كلی خدمات
شرح كلی خدمات حداقل شامل موارد زیر است.
- هدف و محدوده طرح؛
- اطلاعات پایه (به منظور ارایه شرح تفصیلی خدمات یا متدولوژی)؛
- مبانی، اصول، معیارها و استانداردهای مورد نظر كارفرما؛
- خروجی‌ها و نتایج مورد نیاز شامل اطلاعات، نقشه‌ها یا گزارش‌هایی كه مشاور باید در مراحل مختلف یا پایان‌كار، به كارفرما تحویل دهد؛
- خدمات جنبی و تكمیلی كه باید توسط مشاور یا به واسطه وی توسط شخص ثالثی انجام شود؛
- وظایف مشاور در زمینه آموزش یا انتقال دانش فنی(حسب مورد).
معاونت با دریافت نظر كارفرمایان نسبت به تهیه و ابلاغ شرح خدمات همسان برای كارهای مشاوره، برنامه‌ریزی میكند. در صورت نبودن شرح خدمات همسان، كارفرما می‌تواند شرح تفصیلی خدمات را تهیه یا در ابتدا به عنوان یك امتیاز فنی از مشاوران درخواست نموده و سپس شرح تفصیلی خدمات تلفیق شده خود را به منظور استعلام قیمت از مشاوران، به آنها ابلاغ نماید.
كارفرما مجاز است تهیه یك یا چند مورد از موارد مندرج در بخش های گزارش شناخت و شرح کلی خدمات را به اشخاص حقیقی یا حقوقی مستقل واگذار نماید.
تهیه فهرست بلند
كارفرما می‌تواند به روش‌های زیر فهرست بلند مشاوران را تهیه كند.
- روش اول: فراخوان مشاوران دارای صلاحیت از طریق انتشار آگهی در دو تا سه نوبت حداقل در یكی از روزنامه‌های كثیرالانتشار كشور و درج آن در بانك اطلاعات و پایگاه ملی اطلاع‌رسانی مناقصات؛
- روش دوم: مراجعه كارفرما به فهرست مشاوران دارای صلاحیت و انتخاب دوازده مشاور.
آگهی فراخوان مشاوره حداقل شامل موارد زیر است.
- نام و نشانی كارفرما؛
- موضوع خدمات مشاوره؛
- درخواست گواهی‌نامه صلاحیت مرتبط با موضوع پروژه در صورت وجود آن؛
- اعلام انجام ارزیابی كیفی (حسب مورد)؛
- رشته یا زمینه تخصصی مشاور؛
- تاریخ، مهلت و نشانی دریافت و تحویل اسناد؛
- نحوه دریافت اسناد ارزیابی و هزینه آن در صورت لزوم.
فهرست مشاوران دارای صلاحیت معاونت، از طریق مراجعه به نشانی الكترونیكی بانك اطلاعات و پایگاه ملی اطلاع‌رسانی مناقصات در دسترس عموم است.
شرایط خاص در تهیه فهرست بلند
- در موارد خاص با تشخیص و مسئولیت كارفرما، تعداد مشاوران روش دوم تهیه فهرست بلند، از دوازده تا پنج مشاور تقلیل می‌یابد.
- برای كارهایی كه برآورد حق‌الزحمه مشاوره آنها در حوزه فناوری اطلاعات بیش از سه برابر سقف نصاب معاملات متوسط باشد و همچنین برای سایر كارهای مشاوره با برآورد حق‌الزحمه مشاوره بیش از بیست برابر سقف نصاب معاملات متوسط باشد، انتشار آگهی ضروری است.
- در مورد كارهای فوق الذکر، كارفرما با مجوز بالاترین مقام دستگاه مركزی خود می‌تواند با رعایت سایر مفاد این آیین‌نامه بدون انتشار آگهی نسبت به تهیه فهرست بلند اقدام نماید.
- در صورت انتشار فراخوان بصورت آگهی و عدم تكمیل حداقل سه متقاضی برای فهرست بلند، كارفرما فرآیند انتشار آگهی را یك بار تكرار یا از روش دوم تهیه فهرست بلند، اقدام می‌نماید. در هر صورت تعداد متقاضیان حاصل از این دو راهکار کافی است.
- در مورد روش دوم تهیه فهرست بلند، در صورت عدم كفایت تعداد فهرست مشاوران دارای صلاحیت، كارفرما فهرست بلند را از مشاوران دارای صلاحیت در پایه‌های بالاتر یا پایین‌تر همان رشته تكمیل میكند. در صورتی که به این ترتیب عمل شود، تعداد موجود مشاوران برای فهرست بلند کافی خواهد بود.
- در شرایطی كه پس از انجام هریك از فرآیندهای ذکر شده در بالا، فقط یك متقاضی خدمات مشاوره اعلام آمادگی نموده باشد، پس از تایید هیئت انتخاب مشاور، انتخاب مشاور به روش تك گزینه‌ای انجام می‌شود.
همزمانی خدمات مشاور
ارجاع همزمان فعالیت‌های جنبی و تكمیلی به مشاور اصلی، در صورتی كه دارای صلاحیت لازم در رشته مربوط باشد، مجاز است. در این صورت ارجاع كار خدمات جنبی با استفاده از روش تك گزینه‌ای خواهد بود.
در صورتی كه مشاور اصلی فاقد صلاحیت لازم برای انجام خدمات جنبی باشد، ارجاع خدمات جنبی به صورت تك گزینه‌ای به مشاور دیگر، مجاز است. مشاور دیگر بایددارای صلاحیت لازم باشد. این مشاور به عنوان همكار و انجام دهنده این خدمات، توسط مشاور اصلی به كارفرما معرفی می‌شود.
ارجاع خدمات زیر در یك طرح به یك مشاور مجاز نیست.
- مدیریت طرح با هر یك از خدمات زیر.
مطالعات پیدایش؛
مطالعات توجیهی؛
طراحی پایه؛
طراحی تفصیلی؛
نظارت عالیه و نظارت‌كارگاهی.
- مطالعات پیدایش و مطالعات توجیهی با هر یك از خدمات زیر.
طراحی تفصیلی؛
نظارت عالیه و نظارت كارگاهی.
- قرارداد مستقل خدمات مهندسی ارزش با هر یك از خدمات زیر.
طراحی پایه؛
طراحی تفصیلی؛
نظارت عالیه و نظارت‌كارگاهی.
خدمات مهندسی ارزش می‌تواند جزئی از شرح خدمات در هر گونه قرارداد خدمات مشاوره باشد.
اگر مشاوری در یک طرح خدمات زیر را بر عهده گرفته باشد، هر گونه مشاركت در منافع مالی و تداركاتی پروژه، برای آن مشاور در قراردادهای تامین كالا (P) و پیمانكاری (C) همان طرح ممنوع است.
- مدیریت طرح
- مطالعات پیدایش
- مطالعات توجیهی
- بازرسی
- طراحی پایه
- طراحی تفصیلی یا نظارت عالیه یا كارگاهی در طراحی
برای كارهای خدمات مشاوره خارج از حوزه فناوری اطلاعات، همزمانی طراحی با كارهایی كه قراردادهای آنها به صورت مشاركت برای پیمانكاری (DB&EPC&EC) و پیمانكاری عمومی (GC) ارجاع می‌شود، از مصادیق كارهای پیمانكاری بوده و در قالب این آیین‌نامه قرار نمی‌گیرد.
تشخیص صلاحیت و موازین كلی
ارجاع كارهای مشاوره فقط به مشاورانی که حائز شرایط تعریف مشاور در قسمت کلیات و تعاریف در آیین نامه خرید خدمات مشاور باشند، مجاز است. میزان ظرفیت كاری مجاز، بنا بر خود اظهاری مشاوران است.
به منظور تحقق اصل رقابت مشاوران و رعایت مفاد قانون راجع به منع مداخله وزرا و نمایندگان مجلسین و كارمندان دولت در معاملات دولتی و كشوری، تمام مشاوران استعلام‌شده، باید دارای شخصیت حقوقی مستقل نسبت به دستگاه كارفرما باشند.
فرایند خرید خدمات مشاور كه با حضور شركت‌های وابسته و نظایر آن انجام می‌شود باید حسب حوزه كار به صورت انتخاب براساس روش كیفیت و قیمت یا روش كیفیت برگزار شود.
صندوق‌های بازنشستگی و تعاونی‌های كاركنان كه اعضای آنها عهده‌دار مسئولیت تصمیم‌گیری در فرآیند خرید خدمات مشاور هستند، مجاز به انعقاد قرارداد با دستگاه‌های ذیربط خود نخواهند بود. تعاونی‌های كاركنان كه اعضای آن جزء مراجع تصمیم گیر نیستند مجاز به شركت در فرآیند خرید خدمات مشاور ، حسب حوزه كار بر اساس روش كیفیت و قیمت و یا روش كیفیت خواهند بود.
ارجاع كار به اشخاص حقوقی كه خدمات مشاور را در قالب گروه مشاركت ارایه می‌كنند، با نظر كارفرما مجاز است. در این صورت، امتیازهای مشاوران همكار در امتیاز ارزیابی كیفی مشاور منظور می‌شود. معاونت (سازمان)، دستورالعمل نحوه مشاركت و همكاری گروه مشاركت را تهیه و ابلاغ می‌نماید.
چنانچه مشاور در فرایند ارزیابی و انتخاب، از مدارك جعلی یا اطلاعات خلاف واقع، تهدید، تطمیع، رشوه و نظایر آن برای قبول پیشنهادهای خود استفاده کرده باشد و یا پس از گشایش پاكت‌های فنی ویا مالی از پیشنهاد خود انصراف دهد و یا از مبادله قرارداد استنكاف ورزد، از ارجاع كار محروم بوده و مشمول مجازات قانونی خواهد شد. این فرایند مطابق دستورالعمل نحوه رسیدگی به تخلفات مشاوران،كه توسط معاونت تهیه و ابلاغ می‌شود انجام می‌شود.
ارتقا و تضمین كیفیت خدمات مشاور
به منظور ارتقا و تضمین كیفیت خدمات مشاور ، باید اصول زیر در استفاده از خدمات مشاور رعایت شوند.
- اصول و مقررات نظام فنی و اجرایی كشور؛
- انجام مطالعات توجیهی پیش از ارجاع مطالعات تفصیلی و اجرایی، حسب مورد؛
- استقلال مشاور نسبت به كارفرما؛
- تنظیم دقیق شرح خدمات؛
- رعایت اصل رقابت كیفی، فنی و مالی در تمام مراحل ارزیابی و ارجاع كارهای مشاوره؛
- استفاده از متن قرارداد همسان در خدمات مشاور (در صورت وجود)؛
- تحقق مسئولیت مدنی مشاوران در قبال صحت و كیفیت كارها و خدمات از طریق ایجاد پوشش‌های بیمه‌ای و یا سایر روش‌ها برای تضمین خدمات.
انعقاد قراردادهای مشاوره
قرارداد با مشاور منتخب باید قبل از پایان مدت اعتبار پیشنهادها منعقد شود. در صورت توافق مشاور منتخب و كارفرما این مدت برای یك بار قابل تمدید است.
تغییر در موضوع، قیمت و شرایط قراردادهای مشاوره، بعد از تعیین مشاور منتخب تا انعقاد قرارداد ممنوع است.
تغییر در قیمت و شرح خدمات موضوع قراردادهای خدمات مشاور پس از انعقاد قرارداد تابع قوانین و مقررات مربوط می‌باشد.
در كارهایی كه انتخاب مشاور به روش كیفیت و قیمت یا به روش بودجه ثابت انجام می‌شود و حوزه كار مشخص است، كارفرما می‌تواند تغییرات (كاهش ویا افزایش) خدمات مشاور را در متن قرارداد به بیست و پنج درصد محدود نماید. این فرایند باید در درخواست پیشنهاد، نیز اعلام شود.
كارفرما می‌تواند در تعیین قیمت مشاوره قرارداد را با قیمت مقطوع منعقد كند. به عبارت دیگر به نحوی با مشاور قرارداد منعقد كند كه خدمات مشاوره متكی به درصدی از برآورد هزینه اجرا یا متكی به صورت وضعیت پیمانكار نباشد.
مستندسازی و اطلاع‌رسانی
كارفرما موظف است فرایند انتخاب مشاوران را مستندسازی كند.
مستندهای فرآیند انتخاب مشاوران شامل موارد زیر است.
- فراخوان مشاوره؛
- فهرست بلند مشاوران (نام مشاور منتخب در روش تك گزینه‌ای)؛
- استعلام ارزیابی كیفی بجز روش تك گزینه‌ای؛
- گزارش ارزیابی كیفی مشاوران بجز روش تك گزینه‌ای؛
- اسناد درخواست پیشنهاد؛
- صورتجلسه پایانی؛
- خلاصه قرارداد كه شامل موضوع، شماره، تاریخ، مبلغ، مدت، نام مشاور و اهم خدمات است؛
- اسناد و مدارك اخذ شده از مشاوران در طول فرآیند خرید خدمات مشاوره؛
- اسناد قراردادی كه شامل قرارداد، ضمائم و ملحقات آن است.
كارفرما باید تمامی مراحل خرید خدمات مشاوره را به صورت مكتوب مستندسازی کند. مستندهای متناظر با اجزای فوق الذکر باید از طریق بانك اطلاعات و پایگاه ملی اطلاع‌رسانی مناقصات منتشر شود.
كارفرما به تشخیص خود می‌تواند مدارك و مستندات استعلام از مشاوران برای ارزیابی كیفی را در چارچوب مشخص، فقط به صورت الكترونیكی (بدون نسخه كاغذی) اخذ نماید.
در صورت لغو فرآیند خرید خدمات مشاور ، كارفرما باید اعلامیه و خلاصه ادله مربوط را در بانك اطلاعات و پایگاه ملی اطلاع‌رسانی مناقصات، منتشر نماید.
در پایان فرآیند خرید خدمات مشاور ، باید پاكت‌های مالی ناگشوده به ارسال كنندگان پیشنهاد مسترد و رسید دریافت گردد. این رسید ها باید به صورت مكتوب مستند و بایگانی شوند.
معاونت (سازمان)، فهرست مشاوران صلاحیتدار را با ذكر رشته و زمینه تخصصی، پایه صلاحیت و نتایج ارزشیابی دوره‌ای، در بانك اطلاعات و پایگاه ملی اطلاع‌رسانی مناقصات منتشر می‌نماید.
مهلت اطلاع‌رسانی در بانك اطلاعات و پایگاه ملی اطلاع‌رسانی مناقصات، در دستورالعمل معاونت تعیین می‌شود.
