روش عامل چهارم در قرارداد عمرانی

روش عامل چهارم در قرارداد عمرانی، چگونگی تخصیص مسئولیت‌های حوزه‌های خدمت را در انجام پروژه به ویژه مراحل طراحی و ساخت بین نهادهای مختلف حاضر در پروژه مشخص می‌کند. به منظور اجتناب از سردرگمی و اشتباه در شناسایی انواع رو‌ش‌های تدارک پروژه لازم است بین روش‌های انجام و روش مدیریت طرح، تمایز قایل شود. روش‌های مدیریت طرح در ارتباط با ابزارهای لازم برای ایجاد هماهنگی فرایندهای طراحی و ساخت شامل برنامه ریزی‌، سازماندهی‌، بودجه بندی‌، راهبری، نظارت و پایش پروژه است.

مدیریت طرح به کارگیری ابزارها و مهارت‌های لازم برای ایجاد هماهنگی میان فرایندهای مختلف در چرخه عمر طرح است ‌که شامل برنامه ریزی، سازماندهی‌، بودجه بندی‌، راهبری‌، نظارت و پایش است. به بیان دیگر مدیریت طرح‌، نحوه سازماندهی خدمات و اقداماتی است که برای رسیدن به اهداف طرح لازم است. مسئولیت‌های مدیریت طرح عمومی و کلان طرح به عهده دستگاه اجرایی (کارفرما) است.

انواع روش‌های مدیریت طرح از نظر جایگاه سازمانی

مدیریت طرح به روش درون سازمانی

این گزینه در مواردی که دستگاه اجرایی دارای تجربه و صلاحیت مدیرتی لازم و کافی برای مدیریت پروژه است به کار می‌رود. این روش برای سازمان‌هایی که فراوانی پروژه‌ها در آنها زیاد است و ماهیت پروژه‌ها نیز اغلب شبیه هم هستند قابل استفاده است‌. همچنین‌ برای مدیریت پروژه‌های بزرگ و پیچیده نتایج بهتری به دست می‌دهد. در این گزینه الگوی سازمانی پروژه محور در سازمان پیاده می‌شود و فردی به نام مجری طرح مسئولیت مدیریت طرح را به عهده می‌گیرد. و با تشکیلات تیمی مستقل برای پروژه، خدمات مدیریتی لازم را برای انجام پروژه ارایه می‌کند. با توجه به اختیارات بالای مجری طرح در این روش، تجربیات و صلاحیت‌های مدیریتی و فنی مجری طرح و تیم پروژه از اهیمت بسیار بالایی برخوردار است.

مدیریت طرح به روش برون سپاری

در این گزینه دستگاه اجرایی همه یا برخی خدمات مدیریتی مورد نیاز طرح را برون سپاری می‌کند. و بر عهده واحدهای خدمات مدیریت طرح قرار می‌دهد. این گزینه خود دارای دو زیر گزینه اصلی‌ مدیریت طرح با ریسک و مدیریت طرح بدون ریسک است‌.‌

در مدیریت طرح با ریسک، واحد مدیریت طرح در ریسک‌های طرح سهیم می‌شود و به طور طبیعی به این دلیل حق الزحمه بیشتری انتظار دارد.

در گزینه بدون ریسک نهاد مدیریت طرح مسئولیت ریسک‌های پروژه را بر عهده نمی‌گیرد. و تنها در مقابل حق الزحمه مشخص‌، مجموعه‌ای از خدمات مدیریتی را به دستگاه اجرایی ارایه می‌دهد. مسئولیت ریسک‌های پروژه هم چنان بر عهده دستگاه اجرایی خواهد ‌بود. در این روش دستگاه اجرایی تنها برخی وظایف کلان مدیریتی را که غیر قابل واگذاری است خود بر عهده دارد. این روش برای سازمان‌هایی که فراوانی پروژه‌های از نوع مورد نظر در آن‌ها پایین است‌، یا ماهیت پروژه‌ها از تنوع زیادی برخوردار است‌، کاربرد دارد. و دستگاه اجرایی تجربه کافی در مدیریت برخی یا همه‌ی آن‌ها را ندارد، به کار گرفته می‌شود.

انواع روش‌های مدیریت طرح در روش برون سپاری

• مدیریت ساخت – مشاور (Construction Management-Advisor)
• مدیریت ساخت – نماینده (Construction Management-Agency)
• مدیریت برنامه (Program Management)

روش مدیریت ساخت – مشاور

مشخصه‌ی این روش وجود یک مشاور اضافی در تیم پروژه است. یعنی مدیر ساخت به عنوان مشاور کارفرما عمل می‌کند. اختیاراتی که به مدیر ساخت – مشاور واگذار می‌شود متغیر است. در حالی که مشاور طراح و پیمانکار همان نقش‌های متعارف خود را ایفا می‌کنند. در این روش چهار رکن اصلی کارفرما‌، مشاور طراح‌، پیمانکار و مدیر ساخت وجود دارد‌.

مدیر ساخت – مشاور در آغاز پروژه یا زمانی که طراحی تکمیل می‌شود ‌وارد پروژه می‌شود. به طور معمول فرایند انجام پروژه شامل چهار مرحله است. اول کارفرما برای آماده کردن طراحی و مدارک ساخت، قراردادی با مشاور‌ منعقد می‌کند. هرگاه مدیر ساخت – مشاور در این مرحله وارد پروژه شود، مسئولیت مدیریت و نظارت بر طراحی را از نظر کیفیت‌، زمان بندی و ساخت پذیری به عهده می‌گیرد. سپس مدارک تهیه شده برای ساخت،‌ مناقصه یا مذاکره با پیمانکاران استفاده می‌شود. با مشاوره مدیر ساخت، پیمانکار ساخت انتخاب می‌شود و در نهایت کارفرما با یا بدون همکاری مشاور طراح‌ یا مدیر ساخت‌، پیمان ساخت را با پیمانکار مبادله می‌کند. مدیر ساخت در چارچوب اختیارهای خود به نمایندگی از سوی کارفرما عملیات ساخت را مدیریت می‌نماید.

مزایا و معایب‌ روش مدیر ساخت – مشاور

مزایای اصلی این روش ارتباط قراردادی مستقیم با کار‌فرما‌، پایش دقیق هزینه و زمان بندی و سرپرستی پیوسته، طی فرایند خطی انجام پروژه است، که مدیریت آن برای کارفرماها آسان است.

معایب این روش در صورتی که وظایف کارفرما و مدیر ساخت به روشنی تعریف نشود و هماهنگی لازم بین آنها وجود نداشته باشد شامل هزینه اضافی مربوط به اضافه کردن مشاور، سردرگمی احتمالی در نقش‌ها‌، طولانی بودن نسبی فرایندها و ارتباط‌های پیچیده‌تر است.

روش مدیریت ساخت – نماینده

مشخصه اصلی این روش، اضافه شدن یک مدیر ساخت با قدرت و اختیارهای کارفرما به تیم پروژه است که به کارفرما امکان می‌دهد که خود شخصاً در پروژه وارد نشود‌. همانند مدیر ساخت – مشاور‌، مدیر ساختی که به عنوان نماینده کارفرما عمل می‌کند‌، به عنوان نماینده کارفرما عمل می‌کند. به علت تخصص در ساخت، فناوری، هزینه‌ها، زمان بندی و ساخت پذیری به کار گرفته می‌شود. از آنجا که مدیر ساخت – نماینده اختیارات مالی پروژه را هم به عهده می‌گیرد، باید در زمینه مدیریت جنبه‌های مالی پروژه نیز دارای تجربه باشد. در این روش چهار رکن اصلی‌ کارفرما، مدیر ساخت‌، مشاور و پیمانکار وجود دارد‌.

فرایند این روش به طور معمول شامل چهار مرحله است‌.

• مدیر ساخت به وسیله کارفرما به کار گرفته می‌شود تا به عنوان نماینده وی در سرپرستی همه فعالیت‌های پروژه تا تکمیل ساخت پروژه عمل می‌کند.
• مشاور وارد پروژه می‌شود و با مدیر ساخت قرارداد می‌بندد. طراحی پروژه، انجام‌ و مدارک، سخت تهیه می‌شود.
• برای انتخاب پیمانکار عمومی پروژه مناقصه برگزار‌ یا مذاکره می‌شود. پیمانکار عمومی نیز با مدیر ساخت پیمان را مبادله ‌و در این مرحله نسبت به هزینه‌ها متعهد می‌شود‌.
• پیمانکار پروژه را اجرا می‌کند.

مزایا و معایب ‌روش مدیر ساخت – نماینده

مزیت اصلی این روش آن است که کارفرما و همچنین افراد دیگری که روی پروژه کار می‌کنند با منبع واحد مسئولیت در ارتباط هستند‌. از آنجا که این روش شبیه روش متعارف است پیگیری آن برای کارفرماها آسان است و تخصص مدیریتی مدیر ساخت می‌تواند مدت پروژه را کوتاه کند.

معایب این روش ‌

ارتباط‌های مستقیم بین کارفرما با مشاور یا پیمانکار محدود می‌شود. در صورتی که وظایف کارفرما و مدیر ساخت به روشنی تعریف نشود. و هماهنگی بین آنها وجود نداشته باشد، مشاور اضافه شده سبب افزایش هزینه می‌شود. و وجود نقش‌های دارای هم پوشانی ممکن است منجر به پیچیده‌تر شدن فرایند شود. این روش در پروژه‌های دولتی کاربرد ندارد.

روش مدیریت طرح

مدیرت برنامه روشی جامع برای ارایه مجموعه خدمات مدیریتی مورد نیاز کارفرما در طول دروره انجام پروژه است. این روش با عنوان‌های مدیریت حرفه‌ای پروژه‌ یا ساده‌تر مدیریت پروژه نیز نامیده می‌شود. در این روش نهادی واحد، کل فرایند انجام پروژه را از زمان مشخص شدن نیاز و پیدایش ایده‌های اولیه تا مرحله طراحی، ساخت و راه انداز تسهیلات پروژه، در چارچوب موافقت نامه‌ای با کارفرما مدیریت می‌کند. مدیر برنامه بدین شرح در پروژه مشارکت دارد.

• به عنوان نماینده و جانشین کارفرما، عموم خدمات مدیریتی را ارایه می‌دهد.
• کمبود کارکنان کارفرما را جبران و آنها را پشتیبانی می‌کند.
• منبع یگانه‌ای را برای مدیریت همه‌‌ی فرایندها فراهم می‌آورد. به عبارت دیگر می‌تواند مجموعه‌ای از خدمات مدیریتی را از مراحل ابتدایی مطالعات پیدایش و توجیهی تا مرحله مدیریت بهره‌برداری از تسهیلات (پس از مرحله ساخت) ارایه نماید.
• در ابتدای فرایند بیشترین برنامه ریزی را ارایه می‌کند تا مشکلات در حین انجام کاهش یابد.

گستره خدمات قابل ارایه از سوی نهاد مدیر برنامه