مدیریت ریسک با اعمال ملاحظات قراردادی
پروژههای عمرانی در راستای رسیدن به اهداف خود با عدم قطعیتهایی مواجه هستند که با اعمال روشهای مدیریت ریسک باید تحت کنترل و پاسخگویی مناسب قرار گیرند. قراردادها که تبیین کننده رویهها و تعهدات و اختیارات طرفین قرارداد هستند، از لحاظ در نظر گرفتن و تقسیم ریسکهای قابل پیش بینی از اهمیت خاصی برخوردارند.
از طرفی پروژههای عمرانی در دستیابی به اهداف تعیین شده با تهدیدها و فرصتهایی در رابطه با عناصر کلیدی پروژه شامل زمان، هزینه و کیفیت مواجه هستند. ریشه بیشتر این تهدیدها و فرصتها را میتوان در مجموعهای از شرایط عدم قطعیت جستجو کرد. تعیین تکلیف بسیاری از ریسکهای قابل پیش بینی را میتوان در قراردادها مشخص کرد. لذا قراردادها در حوزه مدیریت ریسک از اهمیت زیادی برخوردارند و یک قرارداد جامع میتواند نقش مهمی در مدیریت ریسک داشته باشد.
فرآیند مدیریت ریسک
مدیریت ریسک یک فرآیند سیستماتیک برنامه ریزی شده برای شناسایی، آنالیز، پاسخگویی و زیر نظرگیری ریسک پروژه است. فرآیند مدیریت ریسک شامل مراحل شناسایی ریسک، آنالیز و تحلیل ریسک، پاسخگویی به ریسک و کنترل ریسک است. فرآیند مدیریت ریسک برپایه چرخه دمینگ استوار است. هدف از مدیریت ریسک اینست که اثرات مثبت فرصتها بیشینه و اثرات منفی تهدیدها کمینه شود.
شناسایی ریسک
شامل لیست رویدادهایی که ممکن است رخ دهد و لیست علل ممکن رخ دادن رویدادهای مذکور است. تکنیکهای زیادی برای شناسایی ریسک پروژه وجود دارد مانند جلسات طوفان مغزی، چک لیست پرسشنامه، مصاحبه گروههای دلفی، ماتریس تهدیدها و فرصتها و نمودار علی معلولی.
آنالیز ریسک
در این مرحله ریسکهایی که در مرحله قبل شناسایی شدهاند را تجزیه و تحلیل میکنند. در این مرحله مشخص میشود احتمال رخ دادن رویداد چقدر است و نتایج آن چیست. در آنالیز ریسک از ابزارهایی مانند نمودار پارتو، آنالیز اثرات و مدهای خرابی، ماتریس احتمال اثر ریسک استفاده میشود.
پاسخگویی به ریسک
مفهوم پاسخگویی به ریسک اتخاذ اقدام مناسب و واکنش نشان دادن در مقابل ریسک است. اقداماتی که در این مرحله انتخاب میشود مشتمل است بر اجتناب ریسک، انتقال ریسک مانند واگذار کردن کار به پیمانکار، تجزیه ریسک مثلاً به جای خرید از یک تامین کننده از چند تامین کننده استفاده شود، تخفیف ریسک، پذیرش ریسک، حفاظت مالی.
کنترل ریسک
شامل در نظر گرفتن ریسک، گزارش دهی ریسک، پیگیری و تعقیب ریسک است. در کنترل ریسک به این سوالات پاسخ داده میشود.
- آیا استراتژی تعیین شده برای ریسکها مطابق برنامه اجرا شده است.
- پاسخهای اجرا شده موثر بوده است.
- چه پاسخهای جدیدی مورد نیاز است.
- سیاست صحیح برای پیگیری چیست.
- جهت کنترل ریسک از ابزارهایی مانند چک لیست و یا آنالیز ارزش کسب شده استفاده میشود.
شناسایی انواع ریسکها
انواع ریسکهایی که یک پروژه را مورد تهدید قرار میدهند از لحاظ نحوه تاثیر به سه دسته تقسیم میشوند.
ریسکهای داخلی
ریسکهایی که مربوط به پروژه است مانند ریسکهای زمانبندی و تخصیص منابع که معمولاً قابل کنترل هستند.
ریسکهای خارجی
ریسکهای نفوذ کننده از بیرون پروژه است مانند ریسک حوادث طبیعی که معمولاً غیر قابل کنترل هستند.
ریسکهای بینابینی
ریسکهایی بینابین ریسکهای داخلی و خارجی هستند که از لحاظ محیطی بیرون پروژه هستند ولی در ارتباط تنگاتنگی با اجزای درون پروژه قرار دارند مانند ریسک تامین کنندگان و مشتریان.
ریسکهای تاثیر گذار بر پروژه را میتوان از جنبه دیگری نیز تقسیم بندی کرد.
- ریسکهای فنی شامل شرایط عدم قطعیت شرایط پیش بینی نشده، شرایط غیر قابل کنترل، تکنولوژی
- ریسکهای اجتماعی و سیاسی
- ریسکهای مالی
- ریسکهای عملکردی مانند ایمنی، شرایط غیر کنترل اجرایی، شرایط غیر قابل کنترل مانند آب و هوا و زمین لرزه
- ریسکهای محیطی مانند آلودگی
- ریسکهای قانونی و قراردادی
ملاحظات قراردادی در پاسخگویی به ریسک
انواع روشهایی که از لحاظ قراردادی جهت کاهش ریسکهای پیمانها میتوانند موثر باشد به شرح زیر است.
- ایجاد سیستم برنده برنده در قرارداد
- استفاده از سیستم مشارکت
- انتخاب سیستم مناسب اجرای پروژه
- کسب بازخورد از قراردادهای اجرا شده و اعمال آن در قراردادهای جدید
ایجاد سیستم برنده برنده در قرارداد
قرارداد معاهدهای است که طرفین بر اساس مفاد آن به خواسته خود که ممکن است اجرای پروژه، کسب سود و … باشد، دست مییابند. تنظیم قرارداد با نگرش برنده -برنده باعث تنظیم شرایطی در قرارداد میشود که ریسکها را بطور مناسب بین طرفین قرارداد تقسیم میکند. شرایط عمومی پیمان کارهای عمرانی در کشور ما بطوری است که نگرش یک طرفه به نفع کارفرما را در متن آن دارد. علاوه برآن گاهی کارفرمایان شرایطی را در قرارداد میگنجانند که توانایی مقابله با آن شرایط از عهده یک پیمانکار مجرب خارج بوده و در صورت پیش بینی صحیح آنها، قیمت پیشنهادی پیمانکار را از محدوده قابل اعتماد خارج میکند. برای ایجاد سیستم برنده برنده در یک قرارداد لازم است موارد زیر مورد توجه قرار گیرد.
- مذاکرات پیش قراردادی
- زبان حقوقی قرارداد
- مبلغ پیمان و نحوه پرداخت
- شرایط قرارداد مانند فسخ و تعلیق
- بیمه و مالیات
- تعهدات و اختیارات طرفین قرارداد
- پاداش تسریع و خسارت تاخیر
استفاده از سیستم مشارکت
ایجاد سیستم مشارکت در قراردادها میتواند به میزان زیادی از دعاوی و اختلافات حقوقی و قراردادی در پیمانها را کاهش دهد. با توجه به اینکه یکی از بزرگترین چالشها در قراردادهای عمرانی، دعاوی پیمانکاران در طول مدت اجرای پروژه است، استفاده از این سیستم در حل این چالش قابل توجه است. این سیستم با ایجاد دیدگاه مشارکت جویانه ذینفعان قرارداد، روابط جدیدی را برای تیم پروژه تعریف میکند. در یک پروژه با استفاده از رویکرد مشارکت، روابط ذینفعان پروژه در طول حیات پروژه بهبود یافته و روابط اعضا دوستانه تر میشود. انگیزهها نیز جهت اتمام سریعتر و با کیفیت بهتر پروژه بیشتر خواهد شد و ریسکها را بطور عادلانه بین طرفین قرارداد تقسیم خواهدکرد. مشارکت یک تکنیک استاندارد برای تجمیع منافع طرفین و ذینفعان پروژه است. فرآیند مشارکت در هر مقطعی از پروژه میتواند آغاز شود ولی هرچه به زمان شروع پروژه نزدیکتر باشد تاثیر آن بیشتر است. ضمناً مشارکت یک امر اختیاری است و میتواند توسط کارفرما یا پیمانکار پیشنهاد شود.
جهت انجام مشارکت پایبندی به اصول زیر الزامی است.
- وجود اهداف مشترک
- اعتماد متقابل
- گرایشات و الگوهای رفتاری نوین
- ابزارها و روشهای جدید برای ارتباطات موثر
- تعهد و التزام تمامی دست اندرکاران
- ارزیابی و بهبود مستمر
- ایجاد رویههای حل اختلاف و پاسخدهی به موقع.
قدم اول در راه سیستم مشارکت، ایجاد کارگاه آموزشی بین افراد کلیدی صاحبان و دست اندرکاران پروژه است. در این کارگاه آموزشی افراد مختلف تجارب و نظرات خود را در پروژههای قبل مطرح میکنند. در این کارگاه درباره نواحی پر ریسک پروژه نیز بحث و بررسی میشود. ایجاد الگوی مناسب جهت سیستم مشارکت با استفاده از نتایج پروژههای مشابه، ایجاد سیستم مناسب حل دعاوی و اختلافات، ابزارها و روشها جهت کنترل پیشرفت پروژه، تکنیکهای ساخت و تکنیکهای ارتباطات از خروجیهای این کارگاه است. آشنایی با روشهای کار گروهی نیز در این کارگاه باید آموزش داده شود.
مزایای مشارکت
- هزینه اجرایی پایینتر
- نوآوری بیشتر
- سرعت بخشیدن به تصمیم گیری
- کاهش اختلافات
- اتمام به هنگام پروژه
- بهبود روابط اعضا
ارزیابی مشارکت در جلسات منظم دورهای تاثیر مهمی در بهبود مشارکت دارد.
انتخاب سیستم مناسب اجرای پروژه
سیستم اجرای پروژه بیانگر چگونگی و نحوه انجام فرآیندها جهت نیل به اهداف پروژه از طریق تبیین رویهها، ارتباطات قراردادی، مسئولیتها و تعهدات طرفین است. سیستمهای متداول اجرای پروژه که امروزه مورد استفاده قرار میگیرند شامل روش اجرای امانی، مدیریت اجرا، سه عاملی (کارفرما مشاور پیمانکار)، طرح و اجرا، تامین مالی و بهره برداری است. روشهای طرح و اجرا نیز بر اساس میزان انجام مطالعات اولیه به روشهای طرح و ساخت و کلید گردان تقسیم بندی میشوند. مطالعات و تجربیات حاکی از آن است که انتخاب مناسبترین روش اجرای پروژه میتواند هزینههای پروژه را تا ۱۲ درصد و مدت زمان اجرای پروژهها را تا ۳۰ درصد کاهش دهد. انتخاب مناسب سیستم اجرای پروژه با توجه به شرایط پروژه نقش مهمی در کاهش دعاوی در پیمانها و کاهش هزینه و زمان و بهبود کیفیت اجرای پروژه خواهد شد. بهعنوان مثال استفاده از سیستم طرح و ساخت جهت کارهای ابنیه و کارهای متداول اجرا شده، میتواند منجر به کاهش دعاوی و زمان و هزینه اجرای طرح شود، در حالی که انتخاب سیستم طرح و ساخت برای پروژههایی که اطلاعات کافی برای بررسی و کنترل خواستههای کارفرمابرای انجام طراحی و برآورد کار در اختیار پیشنهاد دهندگان قرار نگیرد و یا پروژه شامل موارد غیر قابل پیش بینی (مانند کارهای تحت الارضی) باشد، باعث افزایش هزینهها و ایجاد دعاوی بسیار خواهد شد.
طبق تحقیقات موسسه طرح و ساخت امریکا حدود ۸۷ درصد پروژههای ساختمانی به روش طرح و ساخت انجام شدهاند.لذا لازمست در انتخاب نوع سیستم پروژه در انعقاد قراردادها توجه شود و در این راستا ارائه مدلی جامع مشتمل بر در نظر گرفتن تمامی عوامل تاثیر گذار بر انتخاب سیستم اجرای پروژه لازم است. برخی از موارد مهم در انتخاب روش اجرای پروژه به شرح زیر اشاره کرد.
- روش تامین مالی پروژه
- تکنولوژیهای لازم برای اجرا
- تکراری بودن یا منحصر بودن پروژه
- مدت زمان در نظر گرفته شده برای ارائه پیشنهاد قیمت
کسب بازخورد از قراردادهای اجرا شده و اعمال آن در قراردادهای جدید
یکی از مواردی که باعث کاهش ریسک در پیمانها میشود، تجدید نظر و بهبود مستمر در تنظیم قراردادها با توجه به کسب بازخوردها از پیمانهای در دست اجرا یا اتمام یافته است. بدین منظور لازم است سیستم منظم و ادواری کسب بازخورد از کارگاهها وجود داشته تا موارد اشکال و ابهام در قراردادها را منعکس نماید. این موارد ابهام و اشکال در تنظیم قراردادهای بعدی مورد استفاده قرار گرفته و با ایجاد یک چرخه بهبود مستمر باعث شفافیت قراردادها و کاهش ریسک طرفین قرارداد خواهد شد.