مديريت ريسک با اعمال ملاحظات قراردادی
پروژه‌های عمرانی در راستای رسیدن به اهداف خود با عدم قطعیت‌هایی مواجه هستند كه با اعمال روش‌های مدیریت ریسك باید تحت كنترل و پاسخگویی مناسب قرار گیرند. قراردادها كه تبیین كننده رویه‌ها و تعهدات و اختیارات طرفین قرارداد هستند، از لحاظ در نظر گرفتن و تقسیم ریسك‌های قابل پیش بینی از اهمیت خاصی برخوردارند.
از طرفی پروژه‌های عمرانی در دستیابی به اهداف تعیین شده با تهدیدها و فرصت‌هایی در رابطه با عناصر كلیدی پروژه شامل زمان، هزینه و كیفیت مواجه هستند. ریشه بیشتر این تهدیدها و فرصت‌ها را می‌توان در مجموعه‌ای از شرایط عدم قطعیت جستجو كرد. تعیین تكلیف بسیاری از ریسك‌های قابل پیش بینی را می‌توان در قراردادها مشخص كرد. لذا قراردادها در حوزه مدیریت ریسك از اهمیت زیادی برخوردارند و یك قرارداد جامع می‌تواند نقش مهمی در مدیریت ریسك داشته باشد.
فرآیند مدیریت ریسک
مدیریت ریسک یك فرآیند سیستماتیك برنامه ریزی شده برای شناسایی، آنالیز، پاسخگویی و زیر نظرگیری ریسك پروژه است. فرآیند مدیریت ریسك شامل مراحل شناسایی ریسك، آنالیز و تحلیل ریسك، پاسخگویی به ریسك و كنترل ریسك است. فرآیند مدیریت ریسك برپایه چرخه دمینگ استوار است. هدف از مدیریت ریسك اینست كه اثرات مثبت فرصت‌ها بیشینه و اثرات منفی تهدیدها كمینه شود.
شناسایی ریسك
شامل لیست رویدادهایی كه ممكن است رخ دهد و لیست علل ممكن رخ دادن رویدادهای مذكور است. تكنیك‌های زیادی برای شناسایی ریسك پروژه وجود دارد مانند جلسات طوفان مغزی، چك لیست پرسشنامه، مصاحبه گروه‌های دلفی، ماتریس تهدیدها و فرصت‌ها و نمودار علی معلولی.
آنالیز ریسك
در این مرحله ریسك‌هایی كه در مرحله قبل شناسایی شدهاند را تجزیه و تحلیل می‌كنند. در این مرحله مشخص می‌شود احتمال رخ دادن رویداد چقدر است و نتایج آن چیست. در آنالیز ریسك از ابزارهایی مانند نمودار پارتو، آنالیز اثرات و مدهای خرابی، ماتریس احتمال اثر ریسك استفاده می‌شود.
پاسخگویی به ریسك
مفهوم پاسخگویی به ریسك اتخاذ اقدام مناسب و واكنش نشان دادن در مقابل ریسك است. اقداماتی كه در این مرحله انتخاب می‌شود مشتمل است بر اجتناب ریسك، انتقال ریسك مانند واگذار كردن كار به پیمانكار، تجزیه ریسك مثلاً به جای خرید از یك تامین كننده از چند تامین كننده استفاده شود، تخفیف ریسك، پذیرش ریسك، حفاظت مالی.
كنترل ریسك
شامل در نظر گرفتن ریسك، گزارش دهی ریسك، پیگیری و تعقیب ریسك است. در كنترل ریسك به این سوالات پاسخ داده می‌شود.
- آیا استراتژی تعیین شده برای ریسك‌ها مطابق برنامه اجرا شده است.
- پاسخ‌های اجرا شده موثر بوده است.
- چه پاسخ‌های جدیدی مورد نیاز است.
- سیاست صحیح برای پیگیری چیست.
- جهت كنترل ریسك از ابزارهایی مانند چك لیست و یا آنالیز ارزش كسب شده استفاده می‌شود.
شناسایی انواع ریسك‌ها
انواع ریسك‌هایی كه یك پروژه را مورد تهدید قرار می‌دهند از لحاظ نحوه تاثیر به سه دسته تقسیم می‌شوند.
ریسك‌های داخلی
ریسك‌هایی كه مربوط به پروژه است مانند ریسك‌های زمانبندی و تخصیص منابع كه معمولاً قابل كنترل هستند.
ریسك‌های خارجی
ریسك‌های نفوذ كننده از بیرون پروژه است مانند ریسك حوادث طبیعی كه معمولاً غیر قابل كنترل هستند.
ریسك‌های بینابینی
ریسك‌هایی بینابین ریسك‌های داخلی و خارجی هستند كه از لحاظ محیطی بیرون پروژه هستند ولی در ارتباط تنگاتنگی با اجزای درون پروژه قرار دارند مانند ریسك تامین كنندگان و مشتریان.
ریسك‌های تاثیر گذار بر پروژه را می‌توان از جنبه دیگری نیز تقسیم بندی كرد.
- ریسك‌های فنی شامل شرایط عدم قطعیت شرایط پیش بینی نشده، شرایط غیر قابل كنترل، تكنولوژی
- ریسك‌های اجتماعی و سیاسی
- ریسك‌های مالی
- ریسك‌های عملكردی مانند ایمنی، شرایط غیر كنترل اجرایی، شرایط غیر قابل كنترل مانند آب و هوا و زمین لرزه
- ریسك‌های محیطی مانند آلودگی
- ریسك‌های قانونی و قراردادی
ملاحظات قراردادی در پاسخگویی به ریسك
انواع روش‌هایی كه از لحاظ قراردادی جهت كاهش ریسك‌های پیمان‌ها می‌توانند موثر باشد به شرح زیر است.
- ایجاد سیستم برنده برنده در قرارداد
- استفاده از سیستم مشاركت
- انتخاب سیستم مناسب اجرای پروژه
- كسب بازخورد از قراردادهای اجرا شده و اعمال آن در قراردادهای جدید
ایجاد سیستم برنده برنده در قرارداد
قرارداد معاهده‌ای است كه طرفین بر اساس مفاد آن به خواسته خود كه ممكن است اجرای پروژه، كسب سود و … باشد، دست می‌یابند. تنظیم قرارداد با نگرش برنده -برنده باعث تنظیم شرایطی در قرارداد می‌شود كه ریسك‌ها را بطور مناسب بین طرفین قرارداد تقسیم می‌كند. شرایط عمومی پیمان كارهای عمرانی در كشور ما بطوری است كه نگرش یك طرفه به نفع كارفرما را در متن آن دارد. علاوه برآن گاهی كارفرمایان شرایطی را در قرارداد می‌گنجانند كه توانایی مقابله با آن شرایط از عهده یك پیمانكار مجرب خارج بوده و در صورت پیش بینی صحیح آنها، قیمت پیشنهادی پیمانكار را از محدوده قابل اعتماد خارج می‌كند. برای ایجاد سیستم برنده برنده در یك قرارداد لازم است موارد زیر مورد توجه قرار گیرد.
- مذاكرات پیش قراردادی
- زبان حقوقی قرارداد
- مبلغ پیمان و نحوه پرداخت
- شرایط قرارداد مانند فسخ و تعلیق
- بیمه و مالیات
- تعهدات و اختیارات طرفین قرارداد
- پاداش تسریع و خسارت تاخیر
استفاده از سیستم مشاركت
ایجاد سیستم مشاركت در قراردادها می‌تواند به میزان زیادی از دعاوی و اختلافات حقوقی و قراردادی در پیمان‌ها را كاهش دهد. با توجه به اینكه یكی از بزرگترین چالش‌ها در قراردادهای عمرانی، دعاوی پیمانكاران در طول مدت اجرای پروژه است، استفاده از این سیستم در حل این چالش قابل توجه است. این سیستم با ایجاد دیدگاه مشاركت جویانه ذینفعان قرارداد، روابط جدیدی را برای تیم پروژه تعریف می‌كند. در یك پروژه با استفاده از رویكرد مشاركت، روابط ذینفعان پروژه در طول حیات پروژه بهبود یافته و روابط اعضا دوستانه تر می‌شود. انگیزه‌ها نیز جهت اتمام سریعتر و با كیفیت بهتر پروژه بیشتر خواهد شد و ریسك‌ها را بطور عادلانه بین طرفین قرارداد تقسیم خواهدكرد. مشاركت یك تكنیك استاندارد برای تجمیع منافع طرفین و ذینفعان پروژه است. فرآیند مشاركت در هر مقطعی از پروژه می‌تواند آغاز شود ولی هرچه به زمان شروع پروژه نزدیكتر باشد تاثیر آن بیشتر است. ضمناً مشاركت یك امر اختیاری است و می‌تواند توسط كارفرما یا پیمانكار پیشنهاد شود.
جهت انجام مشاركت پایبندی به اصول زیر الزامی است.
- وجود اهداف مشترك
- اعتماد متقابل
- گرایشات و الگوهای رفتاری نوین
- ابزارها و روش‌های جدید برای ارتباطات موثر
- تعهد و التزام تمامی دست اندركاران
- ارزیابی و بهبود مستمر
- ایجاد رویه‌های حل اختلاف و پاسخدهی به موقع.
قدم اول در راه سیستم مشاركت، ایجاد كارگاه آموزشی بین افراد كلیدی صاحبان و دست اندركاران پروژه است. در این كارگاه آموزشی افراد مختلف تجارب و نظرات خود را در پروژه‌های قبل مطرح می‌كنند. در این كارگاه درباره نواحی پر ریسك پروژه نیز بحث و بررسی می‌شود. ایجاد الگوی مناسب جهت سیستم مشاركت با استفاده از نتایج پروژه‌های مشابه، ایجاد سیستم مناسب حل دعاوی و اختلافات، ابزارها و روش‌ها جهت كنترل پیشرفت پروژه، تكنیك‌های ساخت و تكنیك‌های ارتباطات از خروجی‌های این كارگاه است. آشنایی با روش‌های كار گروهی نیز در این كارگاه باید آموزش داده شود.
مزایای مشاركت
- هزینه اجرایی پایینتر
- نوآوری بیشتر
- سرعت بخشیدن به تصمیم گیری
- كاهش اختلافات
- اتمام به هنگام پروژه
- بهبود روابط اعضا
ارزیابی مشاركت در جلسات منظم دوره‌ای تاثیر مهمی در بهبود مشاركت دارد.
انتخاب سیستم مناسب اجرای پروژه
سیستم اجرای پروژه بیانگر چگونگی و نحوه انجام فرآیندها جهت نیل به اهداف پروژه از طریق تبیین رویه‌ها، ارتباطات قراردادی، مسئولیت‌ها و تعهدات طرفین است. سیستم‌های متداول اجرای پروژه كه امروزه مورد استفاده قرار می‌گیرند شامل روش اجرای امانی، مدیریت اجرا، سه عاملی (كارفرما مشاور پیمانكار)، طرح و اجرا، تامین مالی و بهره برداری است. روش‌های طرح و اجرا نیز بر اساس میزان انجام مطالعات اولیه به روش‌های طرح و ساخت و كلید گردان تقسیم بندی می‌شوند. مطالعات و تجربیات حاكی از آن است كه انتخاب مناسبترین روش اجرای پروژه می‌تواند هزینه‌های پروژه را تا ۱۲ درصد و مدت زمان اجرای پروژه‌ها را تا ۳۰ درصد كاهش دهد. انتخاب مناسب سیستم اجرای پروژه با توجه به شرایط پروژه نقش مهمی در كاهش دعاوی در پیمان‌ها و كاهش هزینه و زمان و بهبود كیفیت اجرای پروژه خواهد شد. بهعنوان مثال استفاده از سیستم طرح و ساخت جهت كارهای ابنیه و كارهای متداول اجرا شده، می‌تواند منجر به كاهش دعاوی و زمان و هزینه اجرای طرح شود، در حالی كه انتخاب سیستم طرح و ساخت برای پروژه‌هایی كه اطلاعات كافی برای بررسی و كنترل خواسته‌های كارفرمابرای انجام طراحی و برآورد كار در اختیار پیشنهاد دهندگان قرار نگیرد و یا پروژه شامل موارد غیر قابل پیش بینی (مانند كارهای تحت الارضی) باشد، باعث افزایش هزینه‌ها و ایجاد دعاوی بسیار خواهد شد.
طبق تحقیقات موسسه طرح و ساخت امریكا حدود ۸۷ درصد پروژه‌های ساختمانی به روش طرح و ساخت انجام شدهاند.لذا لازمست در انتخاب نوع سیستم پروژه در انعقاد قراردادها توجه شود و در این راستا ارائه مدلی جامع مشتمل بر در نظر گرفتن تمامی عوامل تاثیر گذار بر انتخاب سیستم اجرای پروژه لازم است. برخی از موارد مهم در انتخاب روش اجرای پروژه به شرح زیر اشاره كرد.
- روش تامین مالی پروژه
- تكنولوژی‌های لازم برای اجرا
- تكراری بودن یا منحصر بودن پروژه
- مدت زمان در نظر گرفته شده برای ارائه پیشنهاد قیمت
كسب بازخورد از قراردادهای اجرا شده و اعمال آن در قراردادهای جدید
یكی از مواردی كه باعث كاهش ریسك در پیمان‌ها می‌شود، تجدید نظر و بهبود مستمر در تنظیم قراردادها با توجه به كسب بازخوردها از پیمان‌های در دست اجرا یا اتمام یافته است. بدین منظور لازم است سیستم منظم و ادواری كسب بازخورد از كارگاه‌ها وجود داشته تا موارد اشكال و ابهام در قراردادها را منعكس نماید. این موارد ابهام و اشكال در تنظیم قراردادهای بعدی مورد استفاده قرار گرفته و با ایجاد یك چرخه بهبود مستمر باعث شفافیت قراردادها و كاهش ریسك طرفین قرارداد خواهد شد.
