مدیریت ادعا در پروژههای عمرانی
پروژه عمرانی طرح تملک داراییهای سرمایهای، به دلیل آنکه تأمین مالی آنها از منابع دولت صورت میگیرد و کارفرما نیز به عنوان رکنی با اختیارات مشخص تعریف شده است، از شرایط خاص برخوردار بوده و با طرح غیر آن یا طرحهای خصوصی بسیار تفاوت میکند. شرایط آن در موقعیتهای مختلف به صورت قوانین و بخش نامههایی با مرجعیت سازمان مدیریت و برنامه ریزی کشور قضاوت شده است. وجود ارکان مختلف و پروژههای بزرگ چهارعاملی با مدیریتها و روشهای مختلف برای انجام وظایف محوله در اجرا تا به اتمام پروژههای مذکور ایجاب میکند تا کارفرما وظایف، تعهدات، شرایط و قوانین حاکم بر قرارداد را به دقت آگاه شود و در چهارچوب آنها اقدام نماید.
عموماً به دلیل آنکه ارکان پروژه نسبت به شرایط، تعهدات و قوانین حاکم بر قرارداد به صورت کامل آگاه نبوده یا مطابق آنها اقدام نمیکنند، مشکلاتی در حین اجرا و عموماً در پایان پروژهها اتفاق میافتد که توافق در راه حل قطعی آنها پیچیده و گاهاً غیر ممکن شده و عموماً پیمانکار پروژه بخشی از بهای کارکرد خود را دریافت نمیکند یا آنکه کارفرما بهای بیشتری از کارکرد حاصل شده در مقدار یا کیفیت را پرداخت میکند و بعضاً نیز کار پروژه به صورت کامل به انجام نمیرسد.
مدیریت ادعاها را همانند دیگر حوزههای مدیریت پروژه به صورت مستقل و جدای از حوزههای دیگر نمیتوان بررسی کرد. بلکه این حوزه در ارتباط با دیگر حوزهها از جمله مدیریت زمان، تدارکات، ریسک است. مدیریت ادعاها مشتمل بر چهار فرآیند به شرح زیر است.
- Claim Identification
- Claim Quantification
- Claim Prevention
- Claim Resolutionn
با بررسی و تحلیل دقیقتر موضوع و در راستای پاسخ نیازهای تمامی ارکان پروژه میتوان فرآیندهای مورد نیاز مذکور را به صورت زیر اصلاح کرد؛ اجرایی شدن آنها در هر یک از ارکان پروژه به شکل گیری و اقدام در چهارچوب وظایف، تعهدات، مسئولیتها و اختیارات خود بسیار کمک نموده و نهایت در هدایت و اتمام موفقیت آمیز پروژه بسیار مؤثر واقع خواهد شد.
مرحله برنامه ریزی ادعا به دو بخش دریافت یا ایجاد ادعا (Claim Generating) و پیشگیری از ادعا (Claim Prevention) تقسیم میشود که با توجه به موقعیت هر یک از ارکان پروژه در هر موضوعی به صورت تحکیم انجام به موقع و با کیفیت تعهدات خود و دیگر ارکان تعریف میشود. نتایج حائز اهمیت از اجرای مراحل فوق الذکر آن است که در مواقعی که احتمال وقوع شرایط از پیش تعیین شده تعهد شده توسط هر یک از ارکان پروژه ضعیف یا غیر محتمل میشود، رکن مربوطه به صورت شفاف و بر پایه واقعیتها موضوع را طرح و برنامه ریزی پروژه بر اساس شرایط جدید انجام و جبران یا به روزآوری میشو. در حالی که مواضع عدم توافق و چالش که با عوامل غیر واقعی نیز پیچیدهتر میشود، برنامه ریزی ادامه اجرای پروژه را با عدم قطعیتهای بسیار و به دور از واقعیت و گاهی در جهت تأمین منافع یک یا تعداد قلیل ی ازارکان پروژه فارغ از توجه مؤثر به منفعت پروژه مواجه میسازد. شایان ذکر است که ادعا را از تغییر در شرایط اجرای پروژه جدا دانست به دلیل آنکه تغییر در شرایط اجرا با توافق همراه است. در حالی که در ادع توافق وجود ندارد. البته اگر برای شرایط تغییر در پروژه رویه توافق شدهای وجود نداشته باشد یا بر اساس رویه توافق شده اقدام نشود، علی رغم توافق در انجام تغییر در شرایط اجرا، چگونگی یا میزان پرداخت یا کسر بهای مربوطه میتواند موردی برای ادعا باشد.
الگوریتم پیشنهادی
قبل از ارایه الگوریتم مدیریت ادعاها لازم است توجه نمود که به روز رسانی به موقع برنامه ریزی مدیریت ادعاها و همچنین متناسب بودن آن با تغییرات و به روز رسانیهای در دیگر حوزههای مدیریتی پروژه بسیار اهمیت داشته و استراتژیهای مدیریتی هر یک از ارکان پروژه در طرح موضوع مورد ادعا تأثیر گذار است.
تشریح کلی مراحل الگوریتم به صورت موارد زیر است.
پس از عقد قرارداد و توافق نامههای پیمان و تشکیل تیم مدیریت پروژه تعهدات، مسئولیتها و اختیارات هر یک از ارکان پروژه به صورت موضوعی مشخص و تفکیک شود تا به این صورت محدوده تعریف شده هر یک از ارکان پروژه شفاف و به صورت ساده در دسترس قرار گیرد. البته لازم به ذکر است حجم زیادی از این تعهدات، مسئولیتها و اختیارات (تقریباً ۸۰ %) در هر پروژهای یکسان است.
بر اساس فهرست تفکیکی خروجی مرحله اول و برنامه مدیریت پروژه احتمالهای عدم تحقق تعهدات بر اساس شناخت ازشرایط و ویژگیهای پروژه از دیدگاه مدیریت پروژه و شرکت تخمین زده شده و فرصت ادعاهای بالقوه تنظیم شود.
ارزش ریالی آیتمهای فرصت ادعا برآورد، به ترتیب خاص مرتب شده و نتایج و تبعات طرح آنها سنجش و مشخص میشود. البته فرصتها میتواند مثبت یا منفی باشند که در فرصتهای مثبت سعی در ایجاد زمینه طرح و در فرصتهای منفی در ایجاد زمینه جلوگیری از طرح آنها برنامه ریزی میشود.
مورد ادعا از زمان طرح تا به حل آن در چگونگی و دلایل ایجاد و طرح تا به چگونگی حل آن، روند آموزنده مثبت یا فرصتهای بهبودی دارد که مستندسازی و نتیجه گیریهای از آن در آنالیزهای پیشنهاد قیمت مناقصهها، چگونگی عقد قرارداد و تنظیم شرایط خصوصی آن و برنامه ریزی ادعاهای پروژههای سازمان بسیار مؤثر است. در موارد درخواست تغییرات توسط کارفرما یا با درخواست مشاور مرحله اجرای پروژه و تأیید کارفرما به منظور جلوگیری از ایجاد ادعا و دعاوی باید مطابق مراحل بعد اقدام نمود.
حسب استراتژی تعاملی و مدیریتی پروژه درخواست تغییر به صورت مکتوب ابلاغی یا در صورت جلسه یا به صورت شفاهی طرح میشود. بعد از طرح درخواست تغییر، مشاور اثرات و تبعات آن را مشخص و پس از نهایی شدن تصمیم به انجام تغییر الزامات فنی از قبیل تغییر در نقشهها، مشخصههای فنی و کیفی و….. روش اجرای تغییر در تناسب با.روش اجرایی پروژه مشخص و برآورد ریالی مربوطه توسط پیمانکار انجام گرفته؛ در تعامل با مشاور و کارفرما چگونگی انجام و پرداخت بهای تغییر صورت مجلس میشود.
البته درخواست تغییرات میتواند از جانب پیمانکار نیز صورت گیرد (خصوصاً در قالب مهندسی ارزش)؛ که در این صورت تا نهایی شدن تصمیم به انجام تغییر را پیمانکار پیگیری میکند و آنالیز مربوطه را نیز تنظیم و به پیوست درخواست ارسال میکند.
حسب استراتژی تعاملی و مدیریتی پروژه بعد از توافق بر چگونگی انجام و پرداخت بهای تغییر، کار مربوطه انجام میگیرد یا ممکن است به صورت همزمان تا مرحلهای از کار انجام شده باشد. ولی اتمام انجام تغییر مورد درخواست قبل از تفاهم زمینههای ایجاد ادعا را فراهم میآورد که در این گونه موارد باید چگونگی انجام و احجام و مقادیر کار را به موقع صورت مجلس نموده و تأیید مشاور و ابلاغ کارفرما را در مورد آن در اسرع وقت پیگیری و تعیین تکلیف نمود.
حسب توافق صورت گرفته در مورد چگونگی پرداخت بهای انجام تغییرات و صورت مجالس ابلاغی انجام کار، بهای مربوطه در کارکرد پیمانکار لحاظ و مؤثر میشود.
البته لازم به ذکر است که برنامه ریزی مدیریت ادعاها متناسب با تغییرات شرایط تأثیرگذار باید به روزرسانی شود.
وضعیت نامشخص و پیچیده موارد مورد ادعا در پروژههای عمرانی مخصوصاً از اواسط پروژه به بعد ایجاب میکند که همه ارکان پروژه به منظور مدیریت ادعاهای احتمالی در پروژه، مطابق انتظارات خویش سیستم مشخص داشته باشند که الگوریتم ارایه شده در این راستا راهگشا بوده و اجرای آن توسط تمامی ارکان پروژه فضایی به وجود خواهد آورد که آگاهی و التزام به انجام به موقع وظایف، قوانین، شرایط پیمان و تلاش برای جبران تأخیرات و تسریع در اجرای پروژه تقویت و از فضاهای توجیه، استفاده از عدم آگاهیها و به موقع نبودن یا ناکارآمد بودن تصمیم گیریها به دلیل عدم شناسایی فرصتها و عدم برنامه ریزی چگونگی مدیریت آنها ممانعت میشود.