فرآیندها، نقش‌ها و روش‌ها در آیین نامه اجرایی ارزیابی کیفی مناقصه‌گران
ارزیابی کیفی مناقصه‌گران مرحله‌ای است که پس از تهیه طرح توجیهی و تصویب پروژه انجام می‌شود. در این مرحله پس از انتشار آگهی ارزیابی پاسخ متقاضیان دریافت می‌شود. معمولاً روش کلی رایج برای ارزیابی کیفی، روش وزنی است. در این روش، مجموع ضریب وزنی معیارها معادل صددرصد است و هر مناقصه‌گر در ازای هر معیار، امتیازی بین صفر تا صد کسب می‌کند. امتیازات کل هر مناقصه‌گر، معادل مجموع حاصل ضرب امتیاز کسب شده برای هر معیار در ضریب وزنی مربوط است.
فرایند ارزیابی کیفی مناقصه‌گران
فرایند ارزیابی کیفی مناقصه‌گران شامل مراحل زیر است.
- تمهیدات ارزیابی؛
- انتشار آگهی ارزیابی؛
- توزیع استعلام ارزیابی و دریافت پاسخ متقاضیان؛
- ارزیابی و امتیازدهی؛
- تهیه و اعلام فهرست/ لیست کوتاه.
مسئولیت‌ها در ارزیابی کیفی مناقصه‌گران
ارزیابی کیفی مناقصه‌گران در مناقصات دو مرحله‌ای از سوی دستگاه مرکزی و یا به تشخیص وی بر عهده کمیته فنی ـ بازرگانی و در مناقصات یک مرحله‌ای بر عهده کمیسیون مناقصه است. عمده مسئولیت تیم ارزیابی به شرح زیر است.
- بررسی کفایت و تأیید گزارش شناخت؛
- تعیین معیارهای ارزیابی و وزن آنها؛
- تأیید مفاد استعلام ارزیابی؛
- امتیازدهی به متقاضیان در خصوص هریک از معیارهای ارزیابی؛
- ارزیابی نهایی مناقصه‌گران و تهیه فهرست کوتاه مناقصه‌گران صلاحیتدار برای دعوت به مناقصه محدود.
مسئولیت تهیه استعلام ارزیابی کیفی بر عهده واحدی است که به سفارش وی مناقصه برگزار شده است.
در صورتی که از خدمات مدیر طرح استفاده شود، می‌توان به تشخیص بالاترین مقام دستگاه مناقصه‌گزار، ارزیابی کیفی و استعلام ارزیابی را بر عهده مدیر طرح قرار داد.
در صورت ضرورت، سازمان باید دستورالعمل‌ها، استانداردها و راهنمای ارزیابی کیفی مناقصه‌گران را تهیه، بهنگام و در پایگاه ملی اطلاع رسانی مناقصات منتشر کند.
مستندسازی و اطلاع‌رسانی ارزیابی کیفی
دستگاه‌های مناقصه‌گزار موظفند طبق آیین‌نامه نظام مستندسازی و اطلاع رسانی مناقصات، تمام مراحل ارزیابی کیفی مناقصه‌گران را مستندسازی کرده و از طریق پایگاه ملی اطلاع رسانی مناقصات منتشر کنند.
تمهیدات ارزیابی کیفی مناقصه‌گران
قبل از انتشار آگهی ارزیابی، اقدام‌های زیر باید صورت پذیرد.
- تأمین مالی برای انجام تعهدات موضوع مناقصه؛
- انجام مقدمات لازم برای اجرای تعهدات موضوع مناقصه، مانند تهیه و تصویب مطالعات، نقشه‌ها، فهرست مقادیر و نظایر آنها؛
- تهیه گزارش شناخت؛
- مستندسازی پیش از فراخوان و تهیه صورتجلسه پیش از فراخوان؛
- تهیه آگهی ارزیابی؛
- تهیه استعلام ارزیابی؛
- تشکیل کمیته فنی ـ بازرگانی یا ابلاغ ارزیابی کیفی به مدیر طرح، حسب مورد؛
- تهیه برنامه زمانی ارزیابی.
آگهی ارزیابی کیفی مناقصه‌گران
بعضاً شرایط پروژه‌ای ایجاب می‌کند که در آن مناقصه‌گران به صورت کیفی ارزیابی شوند. در این صورت لازم است که برای آن آگهی ارزیابی کیفی منتشر شود. این آگهی باید حداقل موارد زیر را شامل شود.
- نام و نشانی دستگاه مناقصه‌گزار؛
- موضوع مناقصه؛
- تاریخ، مهلت و نشانی دریافت و تحویل استعلام ارزیابی کیفی مناقصه‌گران؛
- نام و نشانی مدیر طرح یا مشاور حسب مورد؛
- نحوه دریافت اسناد استعلام و هزینه آن در صورت لزوم.
بعد از پایان یافتن مهلت تحویل استعلامها، در صورت تحقق شرایط انحصار (نبودن بیش از یک مناقصه گذار)، به منظور اطمینان یافتن از انحصار، آگهی ارزیابی حداقل باید برای یک بار مجدداً منتشر شود.
در صورت احراز انحصار، کمیسیون مناقصه صورتجلسه‌ای مبنی بر تأیید شرایط انحصار تنظیم و امضا می‌کند. در این صورت نیازی به انجام تشریفات مناقصه نیست و قرارداد از طریق مذاکره کمیسیون مناقصه با متقاضی معامله منعقد می‌شود.
استعلام ارزیابی کیفی مناقصه‌گران
استعلام ارزیابی باید حداقل حاوی اطلاعات زیر باشد.
- نام و نشانی مناقصه‌گزار؛
- موضوع مناقصه؛
- مدارک صلاحیت و گواهینامه‌های لازم، حسب مورد؛
- مقدار یا برآورد اولیه موضوع مناقصه، حسب مورد؛
- معیارهای ارزیابی؛
- اهمیت وزنی معیارهای ارزیابی، در صورتی که ارزیابی به روش وزنی انجام شود؛
- مدارک و مستندهای لازم برای تعیین امتیازهای مربوط به هریک از معیارها، حسب مورد؛
- روش محاسبه امتیازهای مربوط به هریک از معیارها؛
- حداقل امتیار قابل قبول برای دعوت به مناقصه؛
- محل، زمان و مهلت دریافت و تحویل استعلامها؛
- نام و نشانی مدیر طرح یا مشاور، حسب مورد؛
- برنامه زمانی ارزیابی.
استعلام‌های ارزیابی باید توسط مناقصه‌گران تکمیل و در موعد مقرر به مناقصه‌گزار تحویل شوند. رعایت مقررات زیر در تکمیل استعلامها ضروری است.
- استعلامها باید توسط اشخاص مجاز امضاء و مهر شوند؛
- حسب مورد، اطلاعات مربوط به گواهینامه‌های صلاحیت و رتبه‌بندی ارائه شود؛
- اسناد و مدارک درخواست شده پیوست شود؛
- اطلاعات صحیح و کامل باشد.
در ارزیابی کیفی مناقصه‌گران، مفاد و نحوه توزیع استعلام ارزیابی باید برای همه متقاضیان یکسان باشد و هرگونه تبعیض در این مورد ممنوع است. حداقل زمان لازم برای تکمیل استعلام ارزیابی از آخرین روز توزیع استعلامها، دوهفته است.
در تقاضای مناقصه‌گران برای دریافت استعلام ارزیابی، باید به طور صریح، موضوع ارزیابی یا مناقصه قید شود و در مواردی که ارزیابی چند طرح یا پروژه با هم انجام می‌شود، متقاضیان باید قید کنند که برای کدام کار یا کدام کارها، اعلام آمادگی نموده‌اند. بررسی همزمان استعلام‌های ارزیابی کیفی مناقصه‌گران با پیشنهادهای فنی یا مالی، ممنوع است.
ارزیابی و امتیازدهی
ارزیابی و امتیازدهی به استعلام‌های تحویل شده، باید در موعد مقرر در برنامه زمانی ارزیابی و پس از پایان مهلت تحویل استعلامها انجام شود.
روش ترجیحی در ارزیابی کیفی مناقصه‌گران، روش وزنی است. در این روش، مجموع ضریب وزنی معیارها معادل صددرصد است و هر مناقصه‌گر در ازای هر معیار، امتیازی بین صفر تا صد کسب می‌کند. امتیاز کل هر مناقصه‌گر، معادل مجموع حاصل ضرب امتیاز کسب شده برای هر معیار در ضریب وزنی مربوط است. حداقل امتیار قابل قبول (برای امتیاز کل یا برای هر معیار) و نحوه تعیین امتیاز، باید در استعلام ارزیابی ذکر شود.
نتایج ارزیابی کیفی، باید مطابق با آیین‌نامه نظام مستندسازی و اطلاع رسانی مناقصات، صورتجلسه شده و پس از امضای اعضای منتخب رییس دستگاه مناقصه‌گزار یا کمیته فنی ـ بازرگانی، به رییس دستگاه مناقصه‌گزار گزارش شود.
اگر اثبات شود که مناقصه‌گران در فرایند ارزیابی کیفی مناقصه‌گران از مدارک جعلی یا اطلاعات خلاف واقع، تهدید، تطمیع، رشوه و نظایر آن برای قبول پیشنهادهای خود استفاده کرده‌اند، به تشخیص هیئت‌رسیدگی به شکایات به مدت حداقل دو سال از ارجاع کارهای موضوع آیین‌نامه ارزیابی کیفی مناقصه‌گران محروم می‌شوند. دستورالعمل نحوه رسیدگی به تخلفات مناقصه‌گران و اعمال محرومیت از ارجاع کار از سوی سازمان تهیه و ابلاغ می‌شود.
حداقل تعداد مناقصه‌گران در فهرست کوتاه
حداقل تعداد مناقصه‌گران واجد شرایط (فهرست کوتاه) برای دعوت به مناقصه محدود به شرح زیر تعیین می‌شود.
- پنج مناقصه‌گر در کارهای پیمانکاری در صورت استفاده از فهرست بهای پایه منتشر شده توسط سازمان؛
- سه مناقصه‌گر در سایر مناقصات.
در صورتی که تعداد افراد واجد شرایط به حد نصاب نرسد، برای یک بار فرایند ارزیابی تجدید می‌شود و در ارزیابی دوم با حداقل دو مناقصه‌گر که دارای بالاترین امتیاز باشند، مناقصه برگزار می‌شود و در غیر این صورت، مناقصه‌گر شده، انحصاری تلقی می‌شود. دعوتنامه شرکت در مناقصه محدود باید برای همه مناقصه‌گرانی که در فهرست کوتاه نام آنها قید شده است ارسال شود.
در مواردی که مناقصه محدود برگزار می‌شود و مناقصه مربوط به واگذاری تکمیلِ یک پروژه در حال اجرا باشد، دستگاه مناقصه‌گزار می‌تواند به تشخیص خود پیمانکار شاغل را بدون در نظرگیری ظرفیت کاری، در فهرست کوتاه ملحوظ کند.
فرایند کلی مناقصه تا انعقاد قرارداد، تهیه و تکمیل اسناد، تأمین ضمانتنامه‌های لازم و انجام تشریفات مبادله قرارداد است. دعوتنامه شرکت در مناقصه، باید به نحوی ارسال شود که با احتساب زمان لازم برای فرایند ذکر شده، مدت اعتبار پیشنهادها خاتمه نیابد.
ارزیابی ساده
در مناقصات پیمانکاری یک مرحله‌ای، در صورتی که برآورد هزینه اجرای کار از بیست برابـر نصـاب معامـلات متوسط تجاوز نکنـد، ارزیابی کیفی مناقصه‌گران، توسط کمیسیون مناقصه انجام می‌شود.
اعتبار فهرست‌های کوتاه
در موارد زیر می‌توان، از فهرست‌های مناقصه‌گران صلاحیتدار که قبلاً تهیه شده است، استفاده کرد.
- در مناقصات پیمانکاری، در صورتی که بیش از دو سال از تاریخ ارزیابی کیفی و تهیه فهرست کوتاه در رشته و پایه مربوط نگذشته باشد.
- در مناقصات تأمین کالا در صورت استفاده از فهرست تأمین‌کنندگان صلاحیتدار دستگاه مرکزی که با رعایت آیین‌نامه اجرایی مربوطه تهیه شده باشد.
در صورت استفاده از فهرست‌های فوق الذکر، نیازی به انتشار آگهی نیست و فراخوان مناقصه از طریق دعوتنامه انجام می‌شود. در این صورت لازم است که مستندهای مربوط به فهرست‌های یاد شده در صورتجلسه پایانی ارزیابی کیفی مناقصه‌گران قید شود.
ترک تشریفات مناقصه
در صورت ارجاع کار به روش ترک تشریفات مناقصه، در صورتی که مجوز ترک تشریفات بدون قید نام مناقصه‌گر اخذ شده باشد، حسب مورد، داشتن گواهینامه صلاحیت یا گواهی استاندارد و پروانه بهره‌برداری در زمینه موضوع مناقصه الزامی است.
به منظور پیشگیری از تغییر شرایط متعارف ارجاع کار، هنگام استفاده از روش ترک تشریفات مناقصه، تفکیک کارهای پروژه به پیمان‌های جداگانه فقط بر اساس گزارش‌های مصوب واحدهای خدمات مشاوره صلاحیتدار مجاز است.
گزارش شناخت
در ارزیابی کارهای پیمانکاری یا تأمین کالا که برآورد آنها بیش از بیست برابر نصاب معاملات متوسط باشد، تهیه گزارش شناخت پروژه ضروری است. این گزارش باید به همراه استعلام به متقاضیان ارائه شود.
گزارش شناخت پروژه شامل موارد زیر خواهد بود.
- عنوان، مشخصات کلی، اهداف کیفی و کمی پروژه؛
- سازمان کارفرمایی؛
- برنامه زمانی کلی اولیه (متناسب با تعهدات موضوع مناقصه)؛
- اطلاعات تأمین مالی پروژه؛
- اسناد فنی و نقشه‌ها و اطلاعاتی که وضعیت پروژه را برای مناقصه‌گر از نظر شرایط کار تبیین کند؛
- برنامه تدارکاتی پروژه (تدارکات داخلی وخارجی)، حسب مورد؛
- قوانین خاص و مقررات اختصاصی پروژه (نظیر بیمه یا الزامات ایمنی و زیست محیطی خاص)، حسب مورد.
ترجیح مناقصه‌گران داخلی
امتیاز ارزیابی کیفی مناقصه‌گران خارجی با رعایت قانون حداکثر استفاده از توان فنی و مهندسی تولیدی و صنعتی و اجرایی کشور در اجرای پروژه‌ها و ایجاد تسهیلات به منظور صدور خدمات، به ترتیب زیر کاهش پیدا می‌کند.
- امتیاز ارزیابی پیمانکاران خارجی همکار پیمانکار داخلی به نسبت سهم آنها در عدد ۰/۹ ضرب می‌شود؛
- امتیاز ارزیابی تأمین‌کنندگان خارجی همکار تأمین‌کننده داخلی به نسبت سهم آنها در عدد ۰/۸۵ ضرب می‌شود.
ترجیـح مناقصـه‌گـران داخلی که بخشی از سهـام یا سهم‌الشـرکه آنهـا متعلـق به اشخاص خارجی باشد، مشروط بر آن است که میزان سهم یا مشارکت سهامداران یا شرکای داخلی در سود و زیان مشخص و بیش از پنجاه درصد باشد.
در مناقصات مربوط به پیمانکاری ساخت و نصب، طرح و ساخت یا پیمانکاری عمومی که تأمین کالا بر عهده پیمانکار باشد و در پروژه‌هایی که موضوع آنها احداث کارخانه‌های صنعتی، نیروگاهها و پروژه‌های صنعتی مشابه باشد، ترجیح مناقصه‌گران داخلی به ترتیب مذکور در بند ۲ فوق الذکر اعمال می‌شود.
