آموزش اکسل به زبان ساده

 

به جرات می‌توان گفت مایکروسافت اکسل یکی از پر استفاده ترین نرم افزارهای کاربردی در جهان است. شما قادر به وارد کردن هر نوع داده و اطلاعاتی در اکسل هستید و لذا قابلیت انجام محاسبات و حتی برنامه نویسی در این نرم افزار را دارید و به همین دلیل صدها میلیون نفر درسرتاسر جهان کاربر اکسل هستند. به واسطه این نرم افزار می‌توانید همه نوع محاسبات ریاضی، مهندسی، حسابداری، آماری و … را انجام دهید. آموزش اکسل به زبان ساده شامل بخش‌های مقدماتی، شروع کار با اکسل، توابع، آنالیز داده ها و ویژوال بیسیک است. خلاصه‌ای از فصل‌هایی که به مرور در عمران سافت برای آموزش اکسل قرار داده خواهد شد در بخش زیر آمده است. علاوه بر این سرفصل ها، مثال‌های متعددی نیز برای هر بخش تهیه شده است، برای درک مفهومی و یادگیری عمیق استفاده همزمان از این مثال‌ها مفید خواهد بود. عمران سافت برای هر فصل مثال‌های مرتبط  و نمونه فایل های آموزشیِ فراوانی در اختیار شما خواهد گذاشت. سعی بر این است آموزش های مربوط به آخرین ورژن‌ نرم افزار در اینجا قرار داده شود، پس از انتشار ورژن های جدید، تغییرات ایجاد شده اطلاع رسانی و قابلیت های اضافه شده آموزش داده خواهد شد.

بخش مقدماتی

 

این بخش برای کاربرانی است که آموزش اکسل را در عمران سافت آغاز نموده اند. در این بخش با سلول، محدوده، فرمول ها و توابع آشنا خواهید شد.

1- Range، یک محدوده در اکسل مجموعی از دو یا چندین سلول است، این فصل برخی از مهمترین عملیاتی که بر روی محدوده ها انجام می‌شود را با یک دید کلی به شما ارائه می‌کند.

۲- Formulas and Functions، یک فرمول عبارتی است که مقدار هر سلول را محاسبه می‌کند در حالیکه توابع، فرمول های از پیش تعریف شده‌ای هستند که در اکسل در دسترس هستند. این قسمت در فرمول ها و توابع در اکسل توضیح داده شده است.

شروع کار با اکسل

پس از یادگیری مفاهیم این بخش قادر خواهید بود هر نوع داده‌ای را در اکسل وارد کنید و کارهای اولیه از قبیل چاپ و محافظت از کاربرگ ها را انجام خواهید داد.

۱- Ribbon، زمانی که شما کار با اکسل را شروع می‌کنید و نرم افزار اکسل را اجرا می‌کنید Ribbon به صورت پیش فرض انتخاب می‌شود. در این قسمت یاد خواهید گرفت که چگونه Ribbon را به صورت سفارشی درآورید یا آن را Minimize کنید.

۲- Workbook، کارپوشه یا Workbook عنوان دیگری برای فایل اکسل شماست. هر Workbook می‌تواند تا ۲۵۵ برگه (Sheet) داشته باشد. اکسل به صورت خودکار پس اجرا شدن، یک Workbook تولید می‌کند.

۳- Worksheets، یک برگه یا Worksheets مجموعه‌ای از سلول‌هاست که شما در آن داده‌های خود را ذخیره و پردازش می‌کنید. هر کارپوشه در اکسل ۲۰۱۳ به صورت پیش فرض دارای یک برگه است (در ویرایش های قبلی اکسل در ابتدای کار، ۳ برگه وجود دارد).

۴- Format Cells، زمانی که فرمت سلول‌ها را در اکسل تنظیم می‌کنید در حقیقت بدون تغییر مقدار داده آن سلول، شکل ظاهری آن را تغییر می‌دهید.

۵- Find & Select، در این قسمت یاد خواهید گرفت چگونه از ابزارهای جستجو و جایگذاری، در اکسل استفاده کنید.

۶- Templates، به جای اینکه یک فایل اکسل را از صفر شروع کنید و مدل خام آن را استفاده کنید، می‌توانید از قالب های آماده استفاده کرده یا قالب خودتان را طراحی کرده و به دفعات از آن استفاده کنید.

۷- Data Validation، با استفاده از اعتبار سنجیِ داده‌ها می‌توانید اطمینان داشته باشید در فرم هایی که طراحی می‌کنید، کاربران داده‌های معتبر و خاصِ مورد نظر شما را وارد می‌کنند.

۸- Keyboard Shortcuts، کلیدهای میانبر شما را قادر می‌کند به جای استفاده از ماوس، از صفحه کلیدتان استفاده کنید که این امر نیز در نهایت منجر به افزایش سرعتتان خواهد شد.

۹- Print، چگونگی چاپ نوشته‌ها در اکسل و همچنین برخی تنظیمات مهم چاپ را نیز در این بخش خواهید آموخت.

۱۰- Share، این بخش از آموزش اکسل درباره به اشتراک گذاشتن داده‌های موجود در محیط اکسل با دیگر نرم افزارهای آفیس است.

۱۱- Protect، رمزگذاری و حفاظت از فایلهای اکسل به صورتی که بدون داشتن کلمه رمز قادر به باز کردن فایل و دسترسی امکان پذیر نباشد، از آموزه‌های این بخش است.

توابع

در این بخش یاد خواهید گرفت چگونه توابع باعث صرفه جویی در زمان می‌شوند. اگر به تازگی کار کردن با توابع را شروع کرده‌اید، بهتر است در ابتدا بخش مقدماتی فرمول ها و توابع را یاد بگیرید.

۱- Count and Sum، پرکاربرد ترین توابع در اکسل توابعی هستند که عملیات شمارش و جمع  را انجام می‌دهند. شما می‌توانید با استفاده از این توابع بر اساس یک یا چندین معیار مختلف، عمل جمع کردن یا شمارش را انجام دهید.

۲- Logical، آموزش نحوه استفاده از توابعِ منطقیِ اکسل از قبیل  IF،  AND و OR در این بخش قرار دارد.

۳- Cell References، ارجاع دادن (آدرس دهی در اکسل) به سلول‌ها و استفاده از داده‌های سلول‌ها در توابع و فرمول‌ها، از نکات اساسی و مهم در اکسل است. درک تفاوت مابین آدرس دهی نسبی و مطلق، ابزاری است که راه موفقیت در کار با اکسل را هموار تر می‌کند.

۴- Date & Time، برای وارد کردن تاریخ در اکسل از کاراکترهای “/” و “-” استفاده می‌شود. البته وارد کردن تاریخ شمسی که بتوان بر روی آن عملیات محاسباتی خاصی انجام داد کمی مشکل بوده و نیاز به ماکرو نویسی دارد که در بخش آموزش اکسل برای ایجاد تقویم شمسی، قرار داده خواهد شد. برای وارد کردن زمان نیز از کاراکتر “:” استفاده می‌شود. حتی می‌توان با تنظیماتِ قالب یک سلول، تاریخ و زمان را در یک سلول وارد کرد.

۵- Text، اکسل برای کار بر روی داده هایی که به صورت نوشته هستند نیز توابع متنوعی دارد که در این بخش به آن اشاره خواهد شد.

۶- Lookup & Reference، در این بخش در مورد تمامی توابع جستجو و مرجع اکسل از قبیل VLOOKUP ،HLOOKUP ،MATCH ،INDEX و CHOOSE یاد خواهید گرفت.

۷- Financial، این بخش از آموزش اکسل به محبوب ترین توابع اکسل اختصاص پیدا خواهد کرد.

۸- Statistical، نگاهی کلی به تعدادی از توابع آماری اکسل در این بخش قرار دارد.

۹- Round، این بخش سه تابع گرد کردن اعداد در اکسل را نشان خواهد داد. توابع ROUND، ROUNDUP و ROUNDDOWN.

۱۰- Formula Errors، در این بخش برطرف کردن خطاهایی را که به هنگام استفاده از برخی فرمول ها اتفاق می‌افتد، یاد خواهید گرفت.

۱۱- Array Formulas، این بخش از آموزش اکسل شما را در فهم فرمول‌های آرایه‌ای کمک خواهد کرد. با استفاده از آرایه‌ها، فرمول‌های ساده یک سلول، محاسبات چندگانه‌ای انجام خواهد داد.

 آنالیز داده‌ها

این فصل ساختار قدرتمند آنالیز داده‌ در آموزش اکسل را توضیح خواهد داد.

۱- Sort، با این ابزار می‌توانید داده‌های اکسل را در یک یا چند ستون و به صورت نزولی یا صعودی مرتب کنید.

۲- Filter،  اگر می‌خواهید از میان داده‌هایی گسترده‌، تنها داده‌هایی را که با یک معیار خاصی مطابق هستند نمایش داده شود، از ابزار فیلتر استفاده کنید.

۳-Conditonal Formatting، قالب بندی شرطی به شما این امکان را می‌دهد که بسته به مقدار هر سلول، قالب خاصی را به آن اختصاص دهید.

۴- Charts، اطلاعاتی که یک نمودار ساده در اکسل منتقل می‌کند بسیار بیشتر از یک sheet پر از عدد است. همانطوری که خواهید دید ایجاد یک نمودار در اکسل بسیار ساده است.

۵- Pivot Tables، جدول پاشنه‌ای یکی از ساختار‌های قدرتمند اکسل است. یک جدول پاشنه‌ای به شما این امکان را می‌دهد مفهومی خاص را از میان مجموعه داده‌های بسیار زیاد و گسترده استخراج کنید.

۶- Tables، با استفاده از جداول می‌توانید با سرعت و به آسانی داده‌های خود را آنالیز کنید.

۷- What-If Analysis، آنالیز چه – اگر، به شما این امکان را می‌دهد که مقادیر مختلفی را برای یک فرمول امتحان کنید.

۸- Solver، اکسل دارای ابزاری است که solver نامیده می‌شود و به واسطه آن تکنیک‌هایی از جستجوهای عملیاتی را برای پیدا کردن راه حل‌های بهینه در مسائلی که نیاز به تصمیم گیری دارد، به کار می‌گیرد.

۹- Analysis ToolPak، پکیج‌ابزار آنالیز، افزونه ای برای اکسل است و ابزارهایی را برای آنالیز داده‌های حسابداری، آماری و مهندسی در اختیار کاربران قرار می‌دهد.

ویژوال بیسیک

ویژوال بیسیک کاربردی اکسل، زبان برنامه نویسی اکسل است. پیچیده ترین بخش از آموزش اکسل برنامه نویسی برای مقاصد خاص است که در این فصل ارائه خواهد شد.

۱- Create a Macro، با استفاده از ویژوال بیسیک اکسل و نوشتن ماکرو بسیاری از عملیات اکسل را می‌توانید به صورت اتوماتیک انجام دهید.

۲- MsgBox، جعبه پیام یک کادر گفتگو در ویژوال بیسیک اکسل است که به واسطه آن می‌توانید به کاربرانتان اطلاعات اضافی بدهید.

۳- Workbook and Worksheet Object، در این بخش در مورد آبجکت های مرتبط با Workbook و Worksheet مطالب جدیدی یاد خواهید گرفت.

۴- Range Object، آبجکت های محدوده، که مربوط به سلول‌ها در برگه هستند، بخش مهمی از موضوعات ویژوال بیسیک اکسل را تشکیل می‌دهند.

۵- Variables، در این بخش چگونگی تولید، شناساندن و نشان دادن یک متغییر در ویژوال بیسیک اکسل را یاد خواهید گرفت.

۶- If Then Statement، با استفاده از If Then Statement می‌توانید اجرای برخی از سطرهای برنامه تان در ویژوال بیسیک را به صدق کردن شرایطی خاص وابسته کنید.

۷- Loop، استفاده از حلقه، از قدرتمندترین تکنیک‌ها در برنامه نویسی است. یک حلقه در ویژوال بیسیک اکسل، شما را قادر خواهد ساخت که با چند خط کدنویسی در محدوده ای از سلول‌ها عملیات خاص گردشی انجام دهید.

۸- Macro Errors، این بخش نحوه برطرف کردن خطاهای ماکرونویسی را آموزش خواهد داد.

۹- String Manipulation، در این بخش آموزش اکسل مهمترین توابع کار با رشته ها را یاد خواهید گرفت.

۱۰- Date and Time، کار با زمان و تاریخ ویژوال بیسیک اکسل در این بخش قرار دارد.

۱۱- Events، حوادث، فعالیت‌هایی هستند که توسط کاربران برای راه‌اندازی کدهای ویژوال بیسیک اکسل انجام می‌شوند.

۱۲- Array، یک آرایه، گروهی از متغییر ها است. در ویژوال بیسیک اکسل، می‌توانید با استفاده از نام ارایه و شماره ایندکس، یک متغییر خاص را فراخوانی کنید.

۱۳- Function and Sub، در ویژوال بیسیک اکسل، یک تابع می‌تواند مقداری را برگرداند ولی Sub این قابلیت را ندارد.

۱۴- Application Object، در اکسل مادر تمامی آبجکت ها خود اکسل است. با استفاده از Application Object یه تمامی گزینه‌های مرتبط با اکسل دسترسی خواهید داشت.

۱۵- ActiveX Controls، در این بخش از آموزش اکسل نحوه ایجاد ActiveX control هایی از قبیل دگمه های توضیحاتی، جعبه های متنی و جعبه های لیستی را یاد خواهید گرفت.

۱۶- Userform، نحوه ایجاد فرم کاربری ویژوال بیسیک اکسل در این بخش قرار دارد.

 

۳۰۰ مثال کاربردی اکسل ۲۰۱۳

در این فصل از آموزش اکسل مثال‌هایی کاربردی در اکسل ارائه خواهد شد که با استفاده از آنها و توضیحاتِ واضحِ داده شده در هر مورد، به دنیای حرفه‌ای‌های اکسل وارد خواهید شد. ۳۰ مورد از محبوب ترین مثال‌های تهیه شده، در زیر معرفی شده است.

۱- Find Duplicates، طریقه یافتن سطرهای تکراری در اکسل که دو یا سه بار تکرار شده‌اند در این مثال آورده شده است.

۲- Drop-down List، اگر می‌خواهید مطمئن شوید که کاربران به جای تایپ کردن، یکی از آیتم های مورد نظر را انتخاب می‌کنند، از لیست‌های کشویی استفاده کنید.

۳- Percent Change، تغییر درصد در اکسل به وفور استفاده می‌شود. برای مثال برای محاسبه تغییرات ماهیانه یا تغییرات کل، از تغییر درصد استفاده می‌شود.

۴- Regression، این مثال به شما یاد می‌دهد که چگونه یک آنالیز رگراسیون در اکسل انجام داده و چگونه نتایج خروجی آن را تفسیر کنید.

۵- Loan Amortization Schedule، نحوه ایجاد جدول استهلاک وام ها، در این مثال آورده شده است.

۶- Pareto Chart، نمودار پارتو یک نمودار ستونی و یک گراف خطی را ترکیب می‌کند. اصول پارتو بیان می‌کند که، در بسیاری از فعالیت ها، ۸۰ درصد نتایج ناشی از ۲۰ درصد عوامل است.

۷- Histogram، تولید تاریخچه زمانی در این مثال آموزش داده شده است.

۸- Random Numbers، اکسل برای تولید اعداد تصادفی دو تابع کاربردی دارد، توابع RAND و RANDBETWEEN.

۹- Remove Duplicates، نحوه پاک کردن داده‌های تکراری در این مثال از آموزش اکسل داده شده است.

۱۰- Count Unique Values، در این مثال چگونگی ایجاد یک فرمول آرایه‌ای برای شمارش مقادیر بی همتا (یونیک) آورده شده است.

۱۱- Lock Cells، برای جلوگیری از ویرایش برخی سلول‌ها، می‌توان آنها را قفل کرد.

۱۲- Gantt Chart، در اکسل برای تولید چارت گانت، در بین نمودارهای موجود، قالب اماده‌ای وجود ندارد ولی با استفاده از قالبِ نمودارهای میله‌ای و ایجاد اندکی تغییر در آنها، به راحتی می‌توانید گانت چارت مورد دلخواه خود را تولید کنید.

۱۳- Budget، در این مثال نحوه ایجاد یک بودجه بندی در اکسل توضیح داده شده است.

۱۴- Line Chart، نمودا‌رهای خطی اغلب برای نشان دادن علایق در طول زمان به کار برده می‌شود. اگر در محورهای افقی برچسب های عددی، تاریخ یا حتی برچسب های متنی دارید، از یک نمودار خطی استفاده کنید.

۱۵- Transpose، در اکسل برای برگرداندن سطر به ستون (ترانهاده در اکسل)، از گزینه ‘Paste Special Transpose’ استفاده کنید. برای این منظور از تابع TRANSPOSE هم می‌توانید استفاده کنید.

۱۶- Correlation، برای پیدا کردن ضریب همبستگی مابین دو متغییر در اکسل، می‌توان از تابع CORREL یا افزونه Toolpak استفاده کرد.

۱۷- Time Sheet، این مثال نحوه ایجاد یک برگه زمانی ساده در اکسل را ارائه می‌کند.

۱۸- Offset، تابع OFFSET در اکسل سلولی یا محدوده‌ای از سلول‌هایی را برمی‌گرداند که عدد مشخصی از سطرها و ستون‌های یک سلول یا محدوده سلول‌ها است.

۱۹- Pie Chart، نمودار کیکی اغلب برای نشان دادن مقدار مشارکت یک بخش نسبت به کل بخش‌ها استفاده می‌شود. نمودارهای کیکی همواره از یک سری داده‌ها استفاده می‌کنند.

۲۰- Nested If، اگر در اکسل چندین شرط مختلف برای مطابقت داده‌ها وجود داشته باشد، تابع IF می‌تواند به صورت تودرتو نیز استفاده شود. در این صورت مقدار برگشتی به هنگام نادرست بودن شرط، با یک IF دیگر جایگزین خواهد شد.

۲۱- Data Tables، به جای ایجاد چندین سناریو مختلف، می‌توانید جدولی تهیه کنید و با استفاده از آن مقادیر مختلفی را در یک فرمول جایگذاری کنید. برای این منظور امکان ایجاد جدول‌های تک متغییره یا دو متغییره نیز وجود دارد.

۲۲- t-Test، در این مثال نحوه انجام آزمایش t برای فرضیه صفر ارائه شده است.

۲۳- Advanced Filter، در اکسل برای نشان دادن داده‌هایی که در بین تمامی داده‌ها، با معیارهای پیچیده‌ای مطابقت دارند، از فیلتر پیشرفته استفاده می‌شود.

۲۴- Frequency Distribution، آیا می‌دانید که می‌توانید با استفاده از جداول پاشنه‌ای یک توزیع فرکانسی در اکسل ایجاد کنید؟ همچنین از افزونه Toolpak نیز می‌توان برای ایجاد یک تارخچه زمانی استفاده کرد.

۲۵- Scatter Chart، برای نشان دادن داده‌هایِ دکارتی علمی (XY) می‌توان از نمودار Scatter استفاده کرد. نمودارهای Scatter معمولاً برای پیدا کردن رابطه‌ای بین متغیر های X و Y استفاده می‌شود.

۲۶- Anova، این مثال نحوه انجام یک تحلیل واریانس تک فاکتوری در اکسل را آموزش می‌دهد. تحلیل واریانس تک فاکتوری یا تک مسیره، برای آزمایش فرضیه صفر (که میخواهد نشان دهد همه چندین جامعه آماری برابر هستند) مورد استفاده قرار می‌گیرد.

۲۷- Compare Two Lists، این مثال نحوه مقایسه دو لیست، با استفاده از قالب بندی شرطی را توضیح می‌دهد.

۲۸- Compound Interest، بهره مرکب چیست و در اکسل چه فرمول‌هایی برای بهره مرکب استفاده می‌شود؟ پاسخ این سوالات در این مثال آورده شده است.

۲۹- Bar Chart، نمودار میله‌ای، مدلِ افقیِ نمودار ستونی است. اگر برچسب های متنی بزرگ دارید حتماً از نمودار میله‌ا‌ی استفاده کنید.

۳۰- Calendar، این مثال نحوه ایجاد تقویم ۲۰۱۶ یا ۲۰۱۷ و حتی تقویم دیگر سال‌ها را آموزش می‌دهد.