آیین نامه خرید خدمات مشاور
ارزیابی کیفی مشاوران
به مانند دیگر مراحل اجرای یک طرح، در انتخاب مشاور نیز ارزیابی کیفی صورت میگیرد. این مرحله از انتخاب مشاور در چهار بخش کلی انجام میشود. در بخش اول ارزیابی کیفی مشاوران به صورت کلی انجام شده و در بخش بعدی، این ارزیابی از مراجع و کارفرمایان استعلام میشود. در بخش سوم از این فرایند، پس از اخذ استعلام، ارزیابی های انجام شده صورتجلسه شده و نهایتاً در بخش چهارم تمامی مراحل به شیوهای مدون مستندسازی میشود.
ارزیابی کیفی مشاوران
ارزیابی کیفی مشاوران پس از تهیه فهرست بلند، برای تمام روشها بجز روش تک گزینهای و روش مسابقه، توسط کارفرما و طی مراحل زیر انجام میشود.
- تعیین معیارهای ارزیابی کیفی و وزن آنها؛
- تعیین حداقل امتیاز قابل قبول؛
- تهیه استعلام ارزیابی کیفی؛
- توزیع استعلام ارزیابی کیفی و دریافت پاسخ آن؛
- انطباق مدارک دریافتی با مدارک درخواستی و امتیازدهی به مشاوران متقاضی ارزیابی؛
- تعیین سه تا شش مشاور حایز شرایط که بالاترین امتیاز را کسب کنند (تهیه فهرست کوتاه)؛
- مستندسازی و تهیه گزارش ارزیابی کیفی مشاوران؛
- اطلاعرسانی گزارش ارزیابی کیفی مشاوران.
ارزیابی کیفی مشاوران، براساس معیارهایی که توسط کارفرما تعیین میشود انجام میشود. در نتیجه ارزیابی سه تا شش مشاور بعنوان فهرست کوتاه انتخاب میشوند. این معیارها میتواند شامل تجربه (سابقه اجرایی)، ارزیابی کارفرمایان قبلی و ساختار سازمانی باشد. مجموع امتیازهای حاصل از ارزیابی معادل یکصد خواهد بود.
نتایج ارزیابی کیفی مشاوران و فهرست کوتاه در رشته و پایه مربوط، به مدت یک سال از تاریخ گزارش ارزیابی کیفی معتبر است.
ارزیابی کیفی مشاوران، باید در مهلت مقرر در استعلام ارزیابی کیفی انجام شود.
در صورتی که تعداد مشاوران صلاحیتدار فهرست کوتاه کافی نباشد، کارفرما میتواند به تشخیص خود حداقل فهرست کوتاه را با دعوت از مشاورانی که در پایه پایینتر تشخیص صلاحیت شدهاند، تکمیل کند.
درصورت انصراف متقاضیان پس از مرحله ارزیابی کیفی از فهرست کوتاه، با نظر کارفرما و با هر تعداد باقیمانده در فهرست کوتاه، فرآیند انتخاب مشاور ادامه خواهد یافت.
استعلام ارزیابی کیفی مشاوران
استعلام ارزیابی کیفی (RFQ) حداقل حاوی اطلاعات زیر است.
- نام و نشانی کارفرما؛
- موضوع خدمات مشاوره؛
- درخواست مدارک صلاحیت و گواهینامههای لازم؛
- حجم کار یا برآورد اولیه خدمات مشاوره (حسب مورد)؛
- معیارهای ارزیابی و امتیاز آنها؛
- درخواست مدارک و مستندهای لازم برای تعیین امتیازهای مربوط به هر یک از معیارها (حسب مورد)؛
- روش محاسبه امتیازهای مربوط به هر یک از معیارها؛
- حداقل امتیاز ارزیابی کیفی قابل قبول (شصت امتیاز) برای دعوت به ارایه پیشنهاد؛
- محل، زمان و مهلت دریافت و تحویل استعلامها؛
- نام و نشانی مدیر طرح (حسب مورد)؛
- مهلت بررسی استعلامها.
حداقل زمان لازم برای تکمیل استعلام ارزیابی و تحویل آن از آخرین روز توزیع استعلامها محاسبه میشود که این مدت برای ارزیابی کیفی یک هفته است.
استعلام ارزیابی کیفی باید به طور یکسان بین همه مشاوران فهرست بلند مشاوران توزیع شود.
امتیازدهی برای ارزیابی کیفی مشاوران
بررسی و امتیازدهی استعلامهای ارزیابی کیفی مشاوران ، نباید با ارزیابی فنی و مالی پیشنهادها همزمان باشد.
کارفرما موظف است نحوه و فرآیند امتیازدهی به معیارهای تعیین شده در ارزیابی کیفی مشاوران را مشخص و در اسناد استعلام ارزیابی کیفی، اطلاعرسانی و آن را مستند نماید.
گزارش ارزیابی کیفی مشاوران
پس از امتیازدهی و انجام ارزیابی کیفی، گزارش ارزیابی کیفی مشاوران شامل موارد زیر توسط کارفرما تهیه میشود.
- فهرست استعلامهای تکمیل شده توسط مشاوران؛
- امتیازهای کسب شده توسط هر یک از مشاوران در ارتباط با هر یک از معیارهای ارزیابی کیفی؛
- امتیاز کل ارزیابی کیفی هر یک از مشاوران؛
- نام و مشخصات مشاورانی که برای درخواست پیشنهاد برگزیده شدهاند (فهرست کوتاه)؛
- متن دعوتنامه برای دریافت استعلام ارزیابی کیفی؛
- محل و زمان تشکیل جلسه؛
کارفرما باید گزارش ارزیابی کیفی مشاوران را در بانک اطلاعات و پایگاه ملی اطلاعرسانی مناقصات منتشر کند.
در صورتی که هیچ یک از مشاوران حداقل امتیاز لازم را کسب نکنند، گزارش ارزیابی کیفی با ذکر این موضوع تنظیم و فرایند انتخاب مشاور تجدید میشود.