ارزیابی کیفی مشاوران
به مانند دیگر مراحل اجرای یک طرح، در انتخاب مشاور نیز ارزیابی کیفی صورت می‌گیرد. این مرحله از انتخاب مشاور در چهار بخش کلی انجام می‌شود. در بخش اول ارزیابی کیفی مشاوران به صورت کلی انجام شده و در بخش بعدی، این ارزیابی از مراجع و کارفرمایان استعلام می‌شود. در بخش سوم از این فرایند، پس از اخذ استعلام، ارزیابی های انجام شده صورتجلسه شده و نهایتاً در بخش چهارم تمامی مراحل به شیوه‌ای مدون مستندسازی می‌شود.
ارزیابی کیفی مشاوران
ارزیابی كیفی مشاوران پس از تهیه فهرست بلند، برای تمام روش‌ها بجز روش تك گزینه‌ای و روش مسابقه، توسط كارفرما و طی مراحل زیر انجام می‌شود.
- تعیین معیارهای ارزیابی كیفی و وزن آنها؛
- تعیین حداقل امتیاز قابل قبول؛
- تهیه استعلام ارزیابی كیفی؛
- توزیع استعلام ارزیابی كیفی و دریافت پاسخ آن؛
- انطباق مدارك دریافتی با مدارك درخواستی و امتیازدهی به مشاوران متقاضی ارزیابی؛
- تعیین سه تا شش مشاور حایز شرایط كه بالاترین امتیاز را كسب كنند (تهیه فهرست كوتاه)؛
- مستندسازی و تهیه گزارش ارزیابی كیفی مشاوران؛
- اطلاع‌رسانی گزارش ارزیابی كیفی مشاوران.
ارزیابی كیفی مشاوران، براساس معیارهایی كه توسط كارفرما تعیین می‌شود انجام می‌شود. در نتیجه ارزیابی سه تا شش مشاور بعنوان فهرست كوتاه انتخاب می‌شوند. این معیارها می‌تواند شامل تجربه (سابقه اجرایی)، ارزیابی كارفرمایان قبلی و ساختار سازمانی باشد. مجموع امتیازهای حاصل از ارزیابی معادل یكصد خواهد بود.
نتایج ارزیابی كیفی مشاوران و فهرست كوتاه در رشته و پایه مربوط، به مدت یك سال از تاریخ گزارش ارزیابی كیفی معتبر است.
ارزیابی كیفی مشاوران، باید در مهلت مقرر در استعلام ارزیابی كیفی انجام شود.
در صورتی كه تعداد مشاوران صلاحیت‌دار فهرست كوتاه كافی نباشد، كارفرما می‌تواند به تشخیص خود حداقل فهرست كوتاه را با دعوت از مشاورانی كه در پایه پایین‌تر تشخیص صلاحیت شده‌اند، تكمیل كند.
درصورت انصراف متقاضیان پس از مرحله ارزیابی كیفی از فهرست كوتاه، با نظر كارفرما و با هر تعداد باقیمانده در فهرست كوتاه، فرآیند انتخاب مشاور ادامه خواهد یافت.
استعلام ارزیابی كیفی مشاوران
استعلام ارزیابی كیفی (RFQ) حداقل حاوی اطلاعات زیر است.
- نام و نشانی كارفرما؛
- موضوع خدمات مشاوره؛
- درخواست مدارك صلاحیت و گواهی‌نامه‌های لازم؛
- حجم كار یا برآورد اولیه خدمات مشاوره (حسب مورد)؛
- معیارهای ارزیابی و امتیاز آنها؛
- درخواست مدارك و مستندهای لازم برای تعیین امتیازهای مربوط به هر یك از معیارها (حسب مورد)؛
- روش محاسبه امتیازهای مربوط به هر یك از معیارها؛
- حداقل امتیاز ارزیابی كیفی قابل قبول (شصت امتیاز) برای دعوت به ارایه پیشنهاد؛
- محل، زمان و مهلت دریافت و تحویل استعلامها؛
- نام و نشانی مدیر طرح (حسب مورد)؛
- مهلت بررسی استعلامها.
حداقل زمان لازم برای تكمیل استعلام ارزیابی و تحویل آن از آخرین روز توزیع استعلامها محاسبه می‌شود كه این مدت برای ارزیابی كیفی یك هفته است.
استعلام ارزیابی كیفی باید به طور یكسان بین همه مشاوران فهرست بلند مشاوران توزیع شود.
امتیازدهی برای ارزیابی كیفی مشاوران
بررسی و امتیازدهی استعلام‌های ارزیابی كیفی مشاوران ، نباید با ارزیابی فنی و مالی پیشنهادها همزمان باشد.
كارفرما موظف است نحوه و فرآیند امتیازدهی به معیارهای تعیین شده در ارزیابی كیفی مشاوران را مشخص و در اسناد استعلام ارزیابی كیفی، اطلاع‌رسانی و آن را مستند نماید.
گزارش ارزیابی كیفی مشاوران
پس از امتیازدهی و انجام ارزیابی كیفی، گزارش ارزیابی كیفی مشاوران شامل موارد زیر توسط كارفرما تهیه می‌شود.
- فهرست استعلام‌های تكمیل شده توسط مشاوران؛
- امتیازهای كسب شده توسط هر یك از مشاوران در ارتباط با هر یك از معیارهای ارزیابی كیفی؛
- امتیاز كل ارزیابی كیفی هر یك از مشاوران؛
- نام و مشخصات مشاورانی كه برای درخواست پیشنهاد برگزیده شده‌اند (فهرست كوتاه)؛
- متن دعوتنامه برای دریافت استعلام ارزیابی كیفی؛
- محل و زمان تشكیل جلسه؛
كارفرما باید گزارش ارزیابی كیفی مشاوران را در بانك اطلاعات و پایگاه ملی اطلاع‌رسانی مناقصات منتشر كند.
در صورتی كه هیچ یك از مشاوران حداقل امتیاز لازم را كسب نكنند، گزارش ارزیابی كیفی با ذكر این موضوع تنظیم و فرایند انتخاب مشاور تجدید می‌شود.
