مدیریت دعاوی
مدیریت دعاوی عمری به درازای قراردادها دارد. شاید حتی در سادهترین و پیشپا افتادهترین قراردادها نیز امکان طرح دعوی و بروز ادعاهایی از سوی طرفین وجود داشته باشد. اگرچه به باور صاحب نظران، در هیچ قراردادی نمیتوان احتمال بروز دعاوی را از سوی طرفین از میان برد، اما میتوان با شناسایی به هنگام مخاطرات و ریسکهای قرارداد و نقاط همچنین مستعد بروز دعوی، تا حد زیادی از رخداد آن جلوگیری کرده و در صورت بروز نیز مسؤول آن را شناسایی نمود.
دعاوی بخش جدایی ناپذیری از قراردادهای مدرن است که امروزه رخداد آن در پروژههای صنعتی امری معمول تلقی میشود. مفهوم ادعا در قرارداد، مفهوم جدیدی نیست؛ اما نقطه تاریک آن، شیوه مدیران در ارزیابی و سنجش اثربخشی فرآیند ادعا و چگونگی پاسخگویی به آن است. بر پایه چنین نگاهی، مطالعات و تحقیقات گستردهای بر روی جنبههای مختلف مدیریت نوعی واکنش احساسی را به دنبال دارد که در بیشتر مواقع با مفاهیم اتهام و ادعا دعاوی انجام شده است. به کارگیری کلمه تلافی همراه است. این مفهوم همچنین با نتایجی از قبیل درهم شکستن روابط، تضاد دیدگاهها و نیاز به حکمیت یا تعقیب قضایی همراه است که مجموع این موارد به بروز تأخیر در انجام کار و پرداخت هزینههای گزاف میانجامد.
بازبینی جزئیات مفاهیم حقوقی موجود در بندهای قرارداد
براساس بررسیهای انجام شده، یک ادعا زمانی رخ میدهد که انجام بخشی از قرارداد با نقض بخش دیگری از آن امکانپذیر باشد. به دیگر کلام، بخشی از قرارداد متحمل ضرری میشود که این زیان با نقض بخش دیگری از قرارداد قابل جبران خواهد بود. در این دیدگاه، ریشه بسیاری از منازعات را میتوان در موارد زیر جستجو کرد.
- نقصان و ضعف مستندات قرارداد
- خطای آغازین در محاسبه هزینه واقعی پروژه
- تغییر شرایط انجام کار
- بروز اختلاف میان ذی نفعان پروژه
تخصیص ریسک به قراردادها
رویکرد عمده این تحلیل، شناسایی و بررسی دعاوی بالقوهای است که در بازخوانی عبارات و بندهای قرارداد به دست میآید. این رویکرد در سال ۱۹۹۰ زمینه ساز طراحی فرمهای جدیدی برای قرارداد و نیز مقدمهای بر مهندسی جدید قراردادها در سال ۱۹۹۳ شد.
در آخرین بررسیای که در سال ۱۹۹۵ بر روی داوریها انجام گرفت، آشکار شد که مستندسازی درست فعالیتهای پروژه، نقش بسزایی در حل منازعات دارد. از سوی دیگر، مؤسسه صنعت ساختمان و نصب که حامی تحقیقاتی از این دست در ایالات متحده آمریکا است، در سال ۱۹۹۵ گزارش داد که در پیدایش منازعات، نقش مدیریت ارشد در زمان انعقاد و امضای قرارداد، بسیار مهمتر از سایر مشخصههای پروژه است. در سال ۱۹۹۳ نتایج بررسیهای انجام شده نشان داد که ضروری است یک مشاور در بستن قرارداد، مدیریت دعاوی را دراولویت کاری خود قرار دهد. مقصود از این توجه و الویت گذاری، لزوماً ارایه مستندات حجیم در پایان پروژه و درخواست هزینههای اضافی نیست بلکه به صورت محتاطانهای پیشگیری از رخداد ادعا است.
قراردادهای تیپ فیدیک
قراردادهای تیپ فیدیک شامل موارد زیر است.
- شرایط پیمان ساخت که برای ساخت و اجرای کارهایی توصیه میشود که توسط کارفرما یا نماینده وی، یعنیمهندس مشاور طراحی شده باشد.
- شرایط پیمان طرح و ساخت که برای پروژههای الکتریکی و/یا مکانیکی شامل کارهای طراحی و مهندسی و ساختمانی توصیه میشود.
- شرایط پیمان طراحی، تدارکات و اجرا به صورت کلیدگردان که برای فرآیندهای تولیدی، نیروگاه، کارخانه یا تأسیساتی از این دست و نیز پروژههای عمرانی و زیربنایی مناسب است.
- فرم فشرده پیمان که برای آن دسته از کارهای مهندسی و ساختمانی توصیه میشود که از ارزش سرمایهای نسبتاً پایینی برخوردار باشد.
قراردادهای تیپ فیدیک به دلایل متعدد از جمله رعایت اصول مشارکت متعادل در ریسکپذیری بین کارفرما و پیمانکار، به طور گسترده مورد توجه قرار گرفته است. این اصول مشارکت در ریسک پذیری برای دو طرف مفید بوده است.
برای کارفرما که قراردادی را با مبلغ کمتری امضا میکند و هزینههایش تنها زمانی افزایش مییابد که ریسکهای غیر متعارفی بروز نماید. برای پیمانکار که از برآورد و در نظر گرفتن هزینه اینگونه ریسکها که چندان آسان هم نیست، احتراز میکند. همچنین در این قراردادها به دلیل تفکیک دقیق تعهدات و اختیارات هر یک از طرفین، استحقاق هر یک برای طرح دعوا در هر یک از مراحل کار به خوبی تشریح شده و هم از این روست که در قراردادهای فیدیک، امکان طرح دعاوی غیرواقعی تا حدزیادی تقلیل یافته است.
مدیریت دعاوی
مدیریت دعاوی، عنوانی است که مؤسسه مدیریت پروژه از سال ۲۰۰۰ در کنار عناوین مدیریت ایمنی، مدیریت عوامل محیطی و مدیریت مالی، به عنوان یکی از محدودههای دانش مدیریت پروژههای ساختمان و نصب به راهنمای ویژه ساختمان و نصب استاندارد PMBOK اضافه کرده است. این عنوان، اگرچه در متن اصلی این استاندارد جای نگرفته، اما توجه این مؤسسه به آن میتواند گویای اهمیت و نقش آن در پیکره دانش مدیریت پروژه باشد.
در معنای عام، شامل کلیه رویههایی است که برای حذف و یا جلوگیری از افزایش دعاوی و همچنین مدیریت آنها در صورت رخداد مورد نیاز است و از این رو میتوان آن را تا حدودی به مدیریت ریسک و رویههای معمول در آن شبیه دانست. این رویهها در چهار بخش کلی شناخت دعاوی، کمی سازی دعاوی، پیشگیری از دعاوی و حلّ دعاوی دسته بندی و برای هر یک از این دستهها ابزار، تکنیکها، ورودیها و خروجیهای مشخصی شناسایی شده است.
مهمترین اصل در مدیریت دعاوی، اشراف کامل بر متن قرارداد فی مابین و عبارات و بندهای آن است. به دیگر کلام، تنها با بازخوانی دقیق نص قرارداد و مقایسه آن با واقعیتهای موجود میتوان به شناخت دقیقی از ادعای مورد نظر رسید و شایستگی وارزش آن را برای طرح و پیگیریهای حقوقی برآورد نمود. مستندسازی از دیگر اصول جدایی ناپذیر مدیریت دعاوی است که در کلیه رویهها و بخشهای اجرایی آن نقش کلیدی دارد. در فرآیند شناخت دعوی، محدوده و عبارات قرارداد، شرحی از فعالیت اضافی مورد ادعا و همچنین زمان مورد نیاز برای انجام آن ورودیهای فرآیند محسوب میشوند که با ابزار مستندسازی و همچنین قضاوت کارشناسانه در خصوص ماهیت ادعا، متن حقوقی ادعا را به دست میدهد.
متن حقوقی ادعا به همراه حجم کاری که برای فعالیت مورد ادعا انجام شده است، ورودیهای لازم برای کمی سازی دعوی به شمار میرود. گاه ممکن است ادعای مورد نظر تأثیر غیر مستقیمی بر سایر جوانب پروژه داشته باشد که افزایش هزینه، برهم خوردن توالی فعالیتها و ایجاد تأخیر در انجام دیگر فعالیتهای پروژه نمونهای از آ نها به شمار میرود.
بدیهی است که تمامی این موارد میتوانند در تخمین کمی و هزینهای فعالیت مورد ادعا به کار بیایند. همچنین انجام مقایسه میان برنامه ریزی و واقعیت ابزار دیگری است که نه تنها به کمی سازی فعالیت مورد ادعا، بلکه به شناسایی تأثیر آن بر تراز کلی پروژه کمک میکند. شناخت موارد مشابه پیشین و انجام مقایسه تطبیقی میان آنها برای دستیابی به نوعی وحدت رویه در دعاوی همسان نیز،میتواند در طرح دعوی و چگونگی پیگیری آن راهگشا باشد. خروجی این مرحله، هزینههای مستقیم و غیر مستقیم دعوی موردنظر به همراه زمان افزایش یافته برای انجام آن است.
اگرچه تدوین یک قرارداد دقیق که جوانب آن به درستی تعریف شده و ریسکهای احتمالی آن در نظر گرفته شده باشد، کار سهل و آسانی نیست، اما نزدیک شدن به آن میتواند تا حد امکان زمینه بروز ادعاهای مختلف را کاهش دهد. تعریف دقیق محدودههای پروژه، برنامهریزی معقول و واقع گرا، اتخاذ شیوه مناسب در انجام پروژه و همچنین برخورداری از یک برنامه دقیق مدیریت ریسک، میتواند برخی از راههای در دسترس برای کاهش و یا حذف ادعاهای احتمالی باشد. در کنار موارد نامبرده، شفافیت و وضوح زبان قرارداد، اعمال ضرب الاجلهای زمانی مناسب برای پاسخ به درخواستهای طرفین ، ایجاد شرایط شراکت هرچه بیشتر طرفین در منافع پروژه، پیش سنجی شایستگیهای پیمانکاران، ایجاد شورای بررسی اختلاف و مواردی از این دست نیز از ابزارهای حذف دعاوی و یا تبدیل آنها به تغییرات قرارداد است.
بدیهی است که طولانی شدن زمان رسیدگی به یک ادعا و اتخاذ تصمیم مناسب درخصوص آن به منفعت هیچ یک از طرفین نخواهد بود. بنابراین استفاده از روش های کم هزینهتر با سرعت بیشتر، همواره میتواند جایگزین مناسبی برای پیگیریهای حقوقی و قضایی باشد. گزینههایی از قبیل مذاکره، وساطت و حکمیت به ترتیب اقداماتی است که پیش از اقامه دعوی میتواند راهی به سوی حل مشکل باشد. هر چند در تمامی این موارد، همواره باید برآوردی از هزینه اقدامات نامبرده در دست باشد تا این هزینهها از عایدی حاصل از ادعا فزونی نگیرد.
مدیریت دعاوی در استاندارد PMBOK
مدیریت دعاوی در قراردادهای صنعتی با ابعاد بزرگ، شکل جدیدی به خود گرفته و تا آن جا از ساختار سنتی خود خارج شده است که امروزه در بسیاری از قراردادها، طرفین معامله پیشاپیش ادعاهای احتمالی قابل طرح در جریان انجام کار را به عنوان یکی از منابع بالقوه مالی خود در نظر گرفته و آن را در محاسبات و برآوردهای خود لحاظ میکنند.
پاره ای از این ادعاها، دعاوی معمول و متعارفی است که در هر قراردادی امکان طرح آن وجود دارد و بدیهی است که به دلیل همین فراوانی، راهکارهای پیشگیری و پاسخگویی به آن در خود قرارداد پیش بینی شده است. سایر ادعاها، دعاویای هستند که بسته به ساختار قرارداد، شرایط انجام کار و اتفاقات رخ داده در جریان پروژه امکان طرح مییابند و به همین دلیل پیش بینی تمامی آنها و راهکارهای برخورد با آن در قرارداد مقدور نخواهد بود؛ هر چند حضور یک مدیریت درست دعاوی در پروژه میتواند تا حدود زیادی از بروز این مشکلات جلوگیری کرده و در استفاده مناسب و سودمند از آنها مؤثر باشد.
استاندارد PMBOK برای مدیریت دعاوی چهار مرحله را مورد بازشناسایی قرار داده است که طبق رویه معمول این استاندارد، یک از این مراحل خود از ورود یها، ابزار و تکنیکها، و خروجیهای منحصر به فردی تشکیل میشود.
شناسایی دعوی
ورودیهای آن محدوده و عبارات قرارداد، شرحی از فعالیت اضافی مورد ادعا و زمان مرتبط به آن و خروجیهای آن شرح دعوی به همراه مستندات مرتبط است. ابزار و تکنیکهای مورد استفاده نیز عبارات قرارداد و قضاوت خبرگان خواهد بود.
کمی سازی دعوی
ورودیهای آن شرح دعوی و کارهایی که به واسطه فعالیت مورد ادعا تحت تأثیر قرار گرفته، و خروجیهای آن هزینههای مستقیم و غیر مستقیم، افزایش زمان به همراه مستندات مرتبط است. ابزار و تکنیکهای مورد استفاده نیز اندازهگیرهای کمی، برآورد هزینه، رویههای حقوقی قرارداد و تحلیل برنامه زمانبندی خواهد بود.
پیشگیری از دعوی
ورودیهای آن برنامه پروژه، عبارات قرارداد و برنامه مدیریت ریسک و خروجیهای آن تغییرات و حذف دعوی است. ابزار و تکنیکهای مورد استفاده نیز عبارت است از شفافیت زبان قرارداد، برنامه زمانی، بررسی امکان سنجی ساخت، رویه درخواست اطلاعات، شراکت، رویه پیش سنجی، هیات حل اختلاف، درک مشترک از تغییرات به همراه مستندات مرتبط.
حل و فصل دعوی
ورودیهای آن شرح دعوی، کمی سازی دعوی و متن قرارداد و خروجیهای آن حل اختلاف و خاتمه پیمان است. ابزار و تکنیکهای مورد استفاده نیز عبارت است از مذاکره، راهکار جایگزین برای حل اختلاف، دعوی قضایی و برآورد هزینه حل و فصل دعوی.
حل اختلافات و رسیدگی به دعاوی
روند رسیدگی به دعاوی در استاندارد مدیریت پروژه
راهکارهایی که استاندارد مدیریت پروژه برای رسیدگی به دعاوی پروژه و حل و فصل آن ارائه میدهد، مجموعهای از نرمترین و منعطفترین شیوهها تا سخت گیرانهترین آنها را در بر میگیرد. در هنگلام بروز دعوی، توصیه این استاندارد به عنوان اولین والبته بهترین گام مذاکره است. مذاکرات حتی اگر در سطوح پایین به حل اختلاف منتج نشده و حضور بالاترین سطوح مدیریتی طرفین را هم ضروری نماید، باز هم به عنوان بهترین و مقرون به صرفهترین شیوه برای حل و فصل اختلاف شناخته میشود. راههای جایگزین پیشنهادی استاندارد مدیریت پروژه برای گام های بعدی میتواند به ترتیب شامل وساطت، حکمیت و محاکم دادرسی کوچک باشد. زمانی که هیچ یک از تلاشهای نامبرده پیشین نتیجه مطلوب و لازم را به دست ندهد، دعوی قضایی میتواند به عنوان آخرین راه مورد بررسی قرارگیرد.
نکتهای که در ترافع دعوی همواره باید مورد توجه طرفین باشد و در هر لحظه از فرآیند رسیدگی به دعوی بررسی شود، برآورد هزینههای حل و فصل آن است. این هزینهها که در بسیاری مواقع ارقام چشمگیری را به خود اختصاص میدهد. هرگز نباید از مبلغ دعوی فزونی یابد و یا با آن برابری کند. بدیهی است که چنین حالتی و رسیدگی به چنین دعوایی مقرون به صرفه نبوده و ازنگاه بیرونی نیز معقول نمینماید. حتی ممکن است در دعوایی، صرف بخشی از هزینههای مرتبط با حل و فصل ممکن بوده و صرف بخش دیگری از هزینهها امکان پذیر نباشد. برای مثال میتوان دعوایی را در نظر گرفت که مبلغ مورد اختلاف ارزش صرف هزینههای مرتبط با مذاکرات را داشته، لیکن صرف هزینه حکمیت برای حل آن معقول نباشد.
از نگاه استاندارد PMBOK خروجی این مرحله در حالت ایدهآل باید حل دعوی و خاتمه پیمان در صورت معطل بودن فرآیند به حل دعوا باشد.
استاندارد مدیریت پروژه (PMBOK) و شرایط عمومی پیمان در انواع سه گانه قراردادهای فیدیک سازگاری و هماهنگی مناسبی در مواجهه با دعاوی و مدیریت آن دارند. چرا که هر دوی آنها در پی ساختارمند و قابل پیشبینی کردن دعاوی هستند و در این مسیر متن قرارداد را فص لالخطاب میدانند. هم از این روست که استاندارد مدیریت پروژه در بخش مدیریت دعاوی، در بسیاری از مواقع، عبارات و محدوده قرارداد را ورودی لازم و بعضاً کافی میداند و از سوی دیگر فیدیک نیز بر شناسایی دعاوی بالقوه و موارد استحقاق هر یک از طرفین در متن قرارداد و مدیریت آنها تأکید دارد.