مدیریت دعاوی در پروژهها
از جمله مهمترین مباحث و چالشهایی که روند اجرای پروژهها را تهدید میکند وقوع ادعا در پیمان است. با شناسایی منابع بالقوه بروز دعاوی میتوان دانش صحیحی نسبت به ریسک وقوع آنها پیدا نمود و همین امر موجب افزایش توانایی مدیران پروژه در پیشگیری از بروز دعاوی میشود. در سالهای اخیر افزایش طرحهای عمرانی باعث شده که سیاست گذاریهایی در خصوص نحوه انعقاد قراردادها و اجرای مناسب پیمانها انجام گیرد. از آنجایی که اعتبار این پروژهها از محل منابع دولتی تامین میشود، شرایط حاکم بر این پروژهها تابع قوانین و دستورالعملهایی با مرجعیت معاونت نظارت و راهبردی ریاست جمهوری است. انعقاد قرارداد به صورت سرجمع یکی از قرادادهای جدید است که در پروژههای عمرانی مورد استفاده قرار میگیرد. در این پژوهش پس از بیان انواع ادعاهای رایج در قراردادها، به بررسی موارد ادعایی قراردادهای سرجمع و ارائه راهکارهایی در جهت پیشگیری و مدیریت بهتر آنها پرداخته میشود.
پروژهها و قراردادهای اجرایی معمولاً در حین اجـرا و انجـام عملیـات، بـه دلایـل مختلفـی بـا ادعـای یکـی از طـرفین قرارداد نسبت به دیگری مواجه میشوند. که در نهایت ممکن است به تعطیلی پروژه، تاخیر در تکمیل آن و یا انجـام پـروژه با هزینهای گزاف بیانجامد. از این رو تهیه و تدوین قراردادی با توجه به شرایط زمانی و اقتصـادی کشـور و در نظـر گـرفتن حق و حقوق طرفین قرارداد از اهمیت بسزایی برخوردار است. مطالعات و تحقیقات گستردهای بر روی جنبههـای مختلـف مدیریت دعاوی، شیوه مدیران در ارزیابی و سنجش اثربخشی فرایند ادعا و چگونگی پاسخگویی به آن انجام شده است. اساسا بکارگیری کلمه ادعا نوعی واکنش احساسی را به دنبال دارد که در بیشتر مواقع با مفاهیم اتهام و تلافـی همـراه اسـت. این مفهوم هم چنین با نتایجی از قبیل درهم شکستن روابط، تضاد دیدگاهها و نیاز به حکمیت یا تعقیب قضایی همراه اسـت که مجموع این موارد به بروز تاخیر در انجام کار و پرداخت هزینههای گزاف مـیانجامـد.
ادعاهای متداول در قراردادها
ادعا درخواست کتبی به همراه مدارک پیمان است که به منظور جبران خسارت مالی، زمانی و یا سایر شرایط که از نظر قراردادی موجب اختلاف طرف قرارداد با کارفرما است، طرح میشود. با توجه به تعریف فوق، هر عاملی که سبب بروز اختلال در تعهدات مندرج در قرارداد شود احتمالاً توسط پیمانکار مورد ادعا قرار خواهد گرفت. پیمانکار در زمان انعقاد قرارداد با کارفرما، برای پروژه مورد نظر، هزینهها و سود مشخصی را در مدت زمان معینی پیش بینی میکند. در نتیجه هر عملی ناشی از روند اجرای پروژه، دستورالعملهای ابلاغی کارفرما و ارزش زمانی پول موجب افزایش هزینه، کاهش سود و یا افزایش مدت زمان پروژه است. این به نوبه خود موجب هزینههای اضافی برای پیمانکار میشود. به طبع، شرایط طرح ادعاهایی را از سوی پیمانکار فراهم خواهد کرد.
ادعاهای متعارفی که در قراردادهای پیمانکاری طرح میشود، به طور عمده در یکی از محورهای محدودهای، زمانی، هزینهای و کیفی خواهد بود.
ادعاهای مربوط به محدوده و شرایط کار
ادعاهای مربوط به محدوده و شرایط کار، دعاویای هستند که در آن کارفرما یا پیمانکار بدلیل اختلاف نظر در خصوص محدوده و شرایط واقعی پروژه و اختلاف آن با محدوده مورد توافق در زمان انعقاد قرارداد، ادعای افزایش یا کاهش محدوده و دستور کار پروژه را مینمایند. این افزایش یا کاهش محدوده کار، خواسته یا نا خواسته به افزایش یا کاهش زمان و هزینه پروژه میانجامد.
ادعاهای زمانی
ادعاهای زمانی، دعاویای هستند که طی آن کارفرما یا پیمانکار بسته به شرایطی که با آن مواجه شده است، تقاضای تجدید نظر در مدت زمان قرارداد را داشته و به اصطلاح خواستار توسعه زمان قرارداد میشود. این نوع ادعا میتواند از سوی هر یک از طرفین قرارداد اعم از کارفرما یا پیمانکار صورت گیرد.
ادعاهای هزینهای
ادعاهای هزینهای، دعاویای هستند که در آن کارفرما یا پیمانکار به دلیل نقص عملکرد طرف مقابل یا به شکل قهری و به دلیل تغییر شرایط محیط متضرر شده و تقاضای جبران خسارت میکند.
ادعاهای کیفی
ادعاهای کیفی دعاویای هستند که در آن یکی از طرفین نسبت به کیفیت عملکرد طرف مقابل معترض میشود. به عنوان مثال، کارفرما مدعی میشود که پیمانکار، کار را با کیفیت مندرج در قرارداد به انجام نرسانده است یا پیمانکار مدعی میشود که امکانات و تجهیزاتی که از سوی کارفرما در اختیار پیمانکار قرار گرفته ، کیفیت و کارایی مورد توافق در قرارداد را ندارد.
در پروژههای عمرانی دولتی با توجه به تنظیم شیوه نامههای قراردادها و دستور العملها از ناحیه کارفرما، برخی از حقوق مجری یا پیمانکار نادیده گرفته میشود که همین موضوع باعث ایجاد بخش عمدهای از ادعاهای پیمانکاران این پروژهها است. ادعاهایی که در جریان انجام یک پروژه مطرح میشود بسته به جایگاه مدعی متفاوت خواهد بود. بررسی دعاوی پیش آمده نشان میدهد که پیمانکاران به دنبال طرح دعاوی مالی بوده و کارفرماها بیشتر مطرح کننده دعاوی کیفی و زمانی هستند از این رو نگارش شیوه نامه قرارداد و دستوالعمل اجرایی به همراهی وکلا و نمایندگان پیمانکاران و تدوین روشی مناسبتر به منظور جبران خسارات احتمالی.
موجب کاهش این ادعاها شده و از تضعیع حقوق طرفین قرارداد پیش گیری خواهد نمود. نگارش صحیح متن قرارداد که تنها مرجع قانونی مورد استناد است و برگزاری جلسات مشترک به منظور بازخوانی و رفع ابهامات طرفین و تهیه مستندات لازم از این جلسات و دستورات تغییرات اجرایی میتواند نقش بسزایی در کاهش اختلافات داشته باشد. افزودن پیشنهاد مدت زمان انجام پروژه به اسناد مناقصه و بررسی علمی و منطقی مدت زمانهای پیشنهاد شده به همراه مبلغ مورد مناقصه راهکاری مناسب درجهت کاهش ادعاهای زمانی خواهد بود و همچنین تقبل ریسک تغییرات قیمت از سوی کارفرما به عنوان رکن اساسی در قرارداد، میتواند شرایط ایمنی را برای پیشنهادات پیمانکاران فراهم کند و تا حدودی در کاهش قیمت پیشنهادی موثر خواهد بود. تغییر نگرش تقابل به همکاری بین ارکان مدیریتی یک پروژه و ایجاد رویهای مشارکتی در پذیرش تعهدات اجرایی یک طرح از ابتدا تا به انتها، میتواند از ایجاد تنشها و بهبود روند اجرایی طرح موثر واقع شود.
عوامل بروز اختلافات و دعاوی
به طور کلی میتوان مهمترین عوامل بروز اختلافات و دعاوی در قراردادهای عمرانی را به ترتیب زیر تقسیم کرد.
- انتخاب نوع قرارداد
- مطالعات اولیه ناقص
- اشتباهات و نواقص طراحی
- عدم درک صحیح از مفاد قرارداد
- تغییرات
- تأخیرات
زمینه اعمال هرگونه فعالیت مرتبط با مدیریت دعاوی در چارچوب قرارداد فیمابین است.
مدیریت دعاوی شامل اقدامات زیر است.
- شناسایی فعال و به موقع موارد دعاوی
- اعمال بهینه دعاوی
- جلوگیری و مقابله با اعمال دعاوی
وظایف مدیریت دعاوی در مراحل مختلف اجرای طرح را میتوان به ۳ بخش اصلی تقسیم کرد.
- پیشگیری
- شناسایی
- پیگیری
پیشگیری از بروز دعاوی
پیشگیری از ادعا شامل اقداماتی است که از اولین تماس با کارفرما تا زمان عقد قرارداد با آن انجام میپذیرد.
- طراحی مفاد پیمان
- مدیریت فعال عوامل محیطی
- تجزیه و تحلیل سیستماتیک ریسک
- سازماندهی صحیح و شفاف پروژه
- تدوین برنامههای واقعگرایانه زمانبندی و اجرای پروژه