مدیریت پروژه
پروژه
تعریف پروژه مجموعهای از فعالیتها که در یک زمان خاصی شروع شده و در طی مدت زمانی معین اجـرای آنهـا بـه اتمام میرسند را پروژه گویند. این مجموعه فعالیتها میتوانند دارای خواص زیر باشند.
- اجرای هر یک از فعالیتها با تقدم، تاخر و یا توازی نسبت به فعالیتهای دیگر انجام میگیرد.
- هریک از فعالیتها، پارامترهائی را بخود اختصاص می دهند که این پارامترها میتوانند فقط ترکیبی از سه عامل: زمان، هزینه و منابع باشند. با توجه به اینکه اختصاص پارامتر زمان به فعالیتها امری الزامی است.
- فعالیتها چون زمان را بخود نسبت میدهند بنابراین دارای جهت هستند (ولی این فعالیتهای جهتدار از خواص بردارها پیروی نمیکنند).
- مجموعه فعالیتها، به صورت یک شبکه که دارای چندین واقعـه بـوده و یـک واقعـه ابتـدائی و یـک واقعـه انتهائی دارد، نشان داده میشود.
انواع پروژه
پروژه اجرایی
همانند احداث پالایشگاه، احداث سد، احداث ساختمان و …
پروژه مطالعاتی و تحقیقاتی
همانند مطالعه توجیه اقتصادی یک پروژه، مطالعات اجتماعی و فردی یک منطقه یا شهر …
پروژه خدماتی
همانند زیبا سازی شهر، بهبود ترافیک، دفع زباله و …
ویژگیهای پروژه
- موقتی بودن
- دارای هدف یا اهداف تعیین شده است.
- همواره محدودیتهایی به پروژه اعمال میشوند.
- دارای چرخه حیات است.
- هر پروژه پدیدهای یکتا است.
- همواره با عدم قطعیت همراه است.
سیستم کنترل پروژه
سیستم کنترل پروژه در واقع یک سیستم اطلاعاتی علمی است که پروژه توسط آن کنترل میشود. کنترل بر روی پروژه در واقع بر روی شبکه فعالیتهای آن انجام میگیرد.
پروژه و کنترل پروژه
تخصیص، پیگیری و کاربرد منابع برای رسیدن به اهداف مشخص در یک دوره زمانی خاص را مدیریت پروژه میگویند. به بیان دیگر مدیریت پروژه به کارگیری دانش، مهارتها، ابزارها و تکنیکها برای فعالیتهای پروژه به منظور تحقق الزامات پروژه است. مدیریت پروژه با استفاده از فرایندهایی همچون فرایندهای آغازین، برنامهریزی، اجرایی، پایشی و اختتامی انجام میپذیرد.
آرمانها و اهداف تعیین شده حکومت در سطح بلند مدت یا استراتژیک طرح نامیده میشود که این طرحها دارای اهداف کیفی هستند. مانند طرحهای صنایع شیمیایی، طرح توسعه شبکه راههای کشوری.
پس از اینکه طرحها در سطح بلند مدت مشخص شدند، هر طرح در سطح میان مدت یا تاکتیکی توسط مدیریت طراز اول یا سیستم اجرایی کشور به مجموعهای از برنامهها (Program) اجرایی تفکیک میشود که شامل مجموعهای از تصمیمات مقطعی یا اجرایی هستند که ظرف پنج تا ده سال آینده باید اجرا و به نتایج مورد نظر برسند.
هر برنامه در سطح کوتاه مدت توسط واحدهای ستادی یا سطوح مدیریت میانی نظام اجرایی کشور به مجموعه کارها و عملیاتی که آن را پروژه (Project) مینامند، تبدیل و تقسیم میشود.
مهندسی مدیریت پروژه
مهندسی مدیریت پروژه تلفیق علم، هنر و فن است و به منظور آموزش برای انجام فعالیتهای آمادهسازی، نظارت و اجرای پروژه به ویژه پروژههای عمرانی طرحریزی شده است. ویژگی اصلی تخصصی مهندسی مدیریت پروژه، ماهیت بین رشتهای آن است. این رشته تلفیقی از رشتههای عمران، صنایع و مدیریت است.
مدیریت پروژه برنامهریزی و هدایت پروژه در چهارچوب زمان، هزینه و کیفیت مشخص به سوی ایجاد نتایج مشخص آن است. مدیر کنترل پروژه فعالیتهای برنامهریزی، سازماندهی، نظارت بر اجرا و هدایت را بر عهده دارد و سعی دارد تا با استفاده درست از منابع، نتایج مشخص و مورد انتظار را با هزینه توافقشده در موعد درست خود تحویل دهد.
به بیان دیگر مدیر کنترل پروژه با بکارگیری دانش، مهارتها، ابزار و تکنیکهای لازم در اداره جریان اجرای فعالیتها، به رفع نیازها و انتظارات متولیان از اجرای پروژه کمک میکند. مدیر کنترل پروژه در اجرای این مهم از دو بازوی قدرتمند برنامهریزی و کنترل بهره میگیرد.
مدیر پروژه باید برای زمانبندی، هزینه یابی و تحلیل ریسکهای پروژه از نرم افزارهای مرتبط استفاده کند و امروز کامپیوتر از مهمترین ابزار در دست هر مدیر پروژه است.
ساعت کاری مدیر پروژه معمولاً طبق ساعات کاری استاندارد است. اگرچه با توجه به نوع صنعت و پروژه میتواند متنوع باشد و گاهی برای انجام به موقع پروژهها نیاز است که ساعات بیشتری کار کنند.
برای مدیریت پروژه روشهای و طرحهای بسیاری وجود دارد که بسته به نوع پروژه و شرایط ویژه آن اتخاذ میشود نحوه مدیریت پروژه تأثیر مستقیمی بر رسیدن به اهداف آن دارد. هر چند که رویکرد مدیریت پروژه یک رویکرد کاملاً اقتضایی است اما با فرموله کردن موضوع میتوان از درست بودن تصمیمهای گرفته شده اطمینان حاصل کرد.
دلایل اجرای پروژه
- پاسخ به تقاضای بازار
- درخواست مشتری
- رفع نیازهای کاری
- ارتقا و توسعه فنآوری
- شرح محصول یا مقصد
کنترل پروژه
کنترل پروژه عبارت است از به کارگیری دانشها، مهارتها، ابزار و تکنیکهای لازم در اداره جریان اجرای فعالیتها، به منظور نیل به اهداف پروژه و انتظارات کارفرما. برای اجرای هر پروژه، مجموعه فرآیندهای مختلف صورت میگیرد. یک فرآیند شامل مجموعه فعالیتهای لازم برای حصول به یک نتیجه مشخص است. این فرآیندها توسط مجریان پروژه انجام میشود.
کنترل پروژه فرآیندی است در جهت حفظ مسیر پروژه برای دستیابی به یک تعادل اقتصادی موجه بین سه عامل هزینه، زمان و کیفیت در حین اجرای پروژه، که از ابزار و تکنی کهای خاص خود در انجام این مهم کمک م یگیرد . در واقع کنترل،
اجرای دقیق و کامل برنامه تدوی نشده برای پروژه است ، بگونه ای که هنگام خروج از برنامه بتوان با تشخیص علل و طرح اقتصادی ترین فعالیتها، پروژه را به نزدی کترین حالت ممکن در مسیر اولیه و اصلی خود بازگرداند .
برنامه ریزی پروژه
فرآیند برنامه ریزی، تعیین توالی و توازی فعالیتهای لازم برای اجرای یک پروژه با در نظر گرفتن زمان مورد نیاز برای اجرای هر فعالیت و کیفیت تعیین شده برای آن فعالیت است.
- برنامه ریزی، بر روی تعیین اهداف و جهتها متمرکز است و کنترل، کارها را به سمت آن هدف و جهتها هدایت میکند.
- برنامه ریزی، منابع را به فعالیتها تخصیص میدهد و کنترل، برای استفاده مؤثر و مناسب از منابع کوشش میکند.
- برنامه ریزی، عواملی مثل نوع فعالیت، حجم و اندازه فعالیت، مدت زمان اجرا، منابع مصرفی و… را برای فعالیتها پیش بینی میکند و کنترل پروژه در عمل آنها را دقیق میکند.
- برنامه ریزی، انگیزه لازم را به منظور دستیابی به اهداف تعیین شده در کارکنان ایجاد میکند و کنترل، در صورت نیل به اهداف، برای تشویق آنها مورد استفاده قرار میگیرد.
- در شروع برنامه ریزی، لازم است کارها یا فعالیتهایی که باید در یک پروژه، عملی شوند تعریف شده و وابستگیهای بین آنها معلوم شود.
- لذا نمایش شبکهای یک پروژه از اولین اقدامات در امور برنامه ریزی بوده و پایه و تکیه گاه اصلی برای سایر امور برنامه ریزی است.
کنترل زمانی پروژه
کنترل زمانی پروژه فرایندی است که در هنگام اجرای پروژه بررسی میکند آیا با توجه به شرایط موجود، پروژه در زمان مقرر (برنامه اولیه) به اتمام خواهد رسید.
پس از به کارگیری تکنیکهای زمانی پروژه علاوه بر پاسخ فوق، میتوان به سوالات زیر نیز پاسخ داد.
- میزان تاخیر (جلوافتادگی) پروژه در شرایط کنونی چقدر است.
- در صورتی که پروژه دچار تاخیر شده، تاخیر مذکور از چه فعالیتهایی ریشه گرفته و علل آن چیست.
- برنامه زمان بندی جدید پروژه در شرایط جدید چیست.
- مسیر بحرانی جدید پروژه کدام است و شناوری فعالیتها به چه مقداری تغییر یافته است.
برای انجام کنترل زمانی باید به این سوالات پاسخ دهیم.
- آیا فعالیت شروع شده است یا خیر؟ در صورتی که شروع شده تاریخ واقعی شروع فعالیت چیست.
- آیا فعالیت به اتمام رسدیه است؟ در صورتی که به اتمام رسیده تاریخ واقعی پایان فعالیت چیست.
- در صورتی که فعالیتی شروع شده و به اتمام نرسیده چه مدت از اجرای آن باقی مانده هست.
محاسبه درصد پیشرفت پروژه
درصد پیشرفت پروژه= (ارزش وزنی فعالیت)(درصد پیشرفت فعالیت)∑