مدیریت ریسک
مدیریت ریسک شاخه جدیدی از علم مدیریت است كه در گستره متنوعی از انواع گرایش‌ها از جمله امور مالی و سرمایه گذاری، تجارت، بیمه، ایمنی، بهداشت و درما‌ن، پروژههای صنعتی و عمرانی و حتی مسا‌یل سیاسی، اجتماعی و نظامی جایگاه خود را پیدا كرده است. مدیریت ریسک تلاشی برای اداره كردن ساختارمند تغييرات در پروژه و مديريت آنها در محيط در حال دگرگونی است. هدف مدیریت ریسک این است كه خود به عنوان عامل تغییر، عمل نموده و روشی كنترل شده و مدیریت پذیر را برای این مسأله در اختیار تیم مدیریت بگذارد. مدیریت ریسك در بخش‌های متنوع و مختلفی كاربرد دارد. از امور مالی و اعتباری تا سایر فعالیت‌های تجاری ردپایی از مدیریت ریسك به چشم می‌خورد.
مفهوم عدم قطعیت و ریسک
در اكثر موارد، دو واژه عدم قطعیت و ریسک به صورت معادل و هم معنی به كار می‌روند. ولی عدم قطعیت با وجود رابطه تنگاتنگی كه با ریسک دارد، معادل ریسک نیست. در ادبیات مدیریت ریسک نیز این دو اصطلاح به صورت كاملاً مجزا به كار برده می‌شوند.
عدم قطعیت در پروژهها
بسیاری از فعالیت‌های مدیریت پروژه از همان مراحل اولیه دوره عمر پروژه، به تبیین و تصمیم گیری در مورد مجموعه اقداما‌ت ممكن در برابر عدم قطعیت‌های پروژه می‌پردازد. بخشی از موارد عدم قطعیت در پروژهها، به امكان تغییر در معیار‌های عملكرد پروژه مانند هزینه، زمان یا كیفیت بر می‌گردد. همچنین می‌توان، عدم قطعیت را به مسا‌یلی مانند ابهام در شناخت رفتار عوامل و نهاد‌های حاضر در پروژه، نبود اطلاعات، نبود ساختار مشخص برای در نظر گرفتن مسا‌یل مربوط به پروژه، فرضیه‌های منظور شده، منابع شناخته شده و ناشناخته انحراف در پروژه و بسیاری موارد دیگر ارتباط داد.
عدم قطعیت و ریسک در پروژهها
واضح است كه تمامی عدم قطعیت‌ها در پروژهها منجر به ریسک نمی‌شوند. مانند نرخ متغير ارز در مورد سازمانی كه اساساً با يك واحد پولی كار می‌كند. به اين ترتيب واضح است كه تنها زير مجموعه محدودی از تمامی عدم قطعيت‌ها در يك پروژه به عنوان ريسک پروژه مطرح می‌شوند. اگر عدم قطعيتی وجود نمی‌داشت و آينده كاملاً قابل شناخت بود، ريسكی پديد نمی‌آمد. به طور مشابه، اگر اهداف به جای ثابت بودن، انعطا‌ف‌پذير بود و قابل تغيير تلقی می‌شد، ريسكی وجود نمی‌داشت. ريسك را می‌توان عدم قطعيتی تعريف كرد كه در صورت وقوع، يك يا چند هدف از اهداف پروژه را تحت تأثير قرار می‌دهد.
برنامه ریزی مدیریت ریسک
برنامه ریزی مدیریت ریسک اولین مرحله و قدم آغازین از فرایند‌های تكرار شونده مدیریت ریسک است. برنامه ریزی مدیریت ریسک شامل شناسایی ریسک، ارزیابی ریسک (كیفی و كمی)، برنامه ریزی پاسخ گویی به ریسك و پایش، كنترل و بازنگری ریسک است.
فرایند مدیریت ریسک از مرحله شناسایی ریسک آغاز می‌شود. با این استدلال كه اگر ریسک‌ها شناسایی نشوند، نمی‌توان آنها را مدیریت كرد. امروزه فرایند‌های مدیریت ریسک، با مرحله تعریف یا برنامه ریزی مدیریت آغاز می‌شوند. در مرحله برنامه ریزی، در رابطه با نوع رویكرد و نحوه هدایت فعالیت‌های مدیریت ریسک در پروژه تصمیم گیری می‌شود.
محدوده مدیریت ریسک
تعريف محدوده كاری فرايند مدیریت ریسک پيش از شرو‌ع آن بسيار با اهميت است. چرا كه امكان تمركز روی قدم‌های بعدی به صورت مناسبی فراهم خواهد شد. يك پروژه، در محيطی پيچيده و دارای وابستگی‌ها و ذی نفع آن متعدد انجام می‌شود. ليكن فرايند مدیریت ریسک ممكن است تنها محدود به زيرمجموعه‌ای از كل محيط پروژه شود. حتی در برخی موارد ممكن است محدوده مديريت ريسک، تنها مسئوليت‌های داخلی تيم پروژه را در بر گيرد و ساير جوانب محيط پروژه در نظر گرفته نشود. يك عامل مهم ديگر در تعريف محدوده، تعيين انواع ريسک‌هايی است كه در فرايند مديريت ريسک مد نظر قرار خواهند گرفت.
ساختار شكست ريسک RBS
طبق پيكره دانش مديريت پروژه، طبقه بندی ريسک‌ها در قالب ساختار شكست ريسک انجام می‌گيرد. اين ساختار، گروه‌ها و زير گروه‌هايی از ريسك‌ها را كه ممكن است در يك پروژه معمول بروز كنند، مشخص می‌كند. اين ساختار سلسله مراتبی، ساختار شكست ريسک (RBS) ناميده می‌شود.
انواع مختلف RBS می‌توانند برای انواع مختلف پروژهها و سازمان‌ها مناسب باشد. يكی از مزايای استفاده از اين رويكرد، يادآوری منشأهای متعددی است كه ممكن است باعث بروز ريسک شوند.
منشأهای متداول ريسک‌ها
مشابه ساختار شكست ريسک، منشأهای بروز ريسک‌ها را هم می‌توان تعريف، ساختاردهی و برای فهم، ارتباط و مديريت ريسک به كار گرفت. در ساد‌ه‌ترين شكل، می‌توان فهرستی از منشأهای بالقوه ريسک تهيه كرد و عناوينی را زير هر منشاء ايجاد كرد كه ريسك‌ها بتوانند بر اساس آنها مرتب شوند.
- PEST (سياسی، اقتصادی، اجتماعی و فناوری)
- PESTLE (عناصر حقوقی و زيست محيطی)
- PESTLEIED (عناصر حقوقی، بين المللی، زيست محيطی و جمعيت شناسی)
- TECOPشامل عناصر فنی، زيست محيطی، تجاری، عملياتی و سياسی است كه برای ساختاردهی به ريسك‌ها استفاده می‌شود.
محتویات برنامه مدیریت ریسک
طبق استاندارد پیكره دانش مدیریت پروژه، محتویات برنامه مدیریت ریسک، شامل موارد زیر است.
روش شناسی
رویكردها، ابزارها و منابع اطلاعاتی كه برای انجام مدیریت ریسک در یك پروژه مورد استفاده قرار می‌گیرد.
نقش‌ها و مسئولیت‌ها
نقش‌های رهبری، پشتیبانی و عضویت در تیم مدیریت ریسک برای تمام فعالیت‌هایی كه در برنامه مدیریت مشخص شده، تعریف می‌شود. برای هر یك از این نقش‌ها نیز یك مسئول تعیین می‌شود و مسئولیت‌های وی تشریح می‌شود.
بودجه‌بندی
پس از تخصیص نیروی انسانی مورد نیاز، هزینه‌های لازم برای فرایند مدیریت برآورد می‌شود تا در هزینه‌های پایه پروژه گنجانده شوند.
زما‌ن‌بند‌ی
طبقه بندی
طبقه بندی ریسک‌ها، ساختاری فراهم می‌آورد كه شناسایی آنها را به صورت جامع ممكن ساخته و به اثر بخشی و كیفیت شناسایی ریسک كمك شایانی می‌كند. سازمان‌ها می‌توانند از طبقه بندی‌های ریسک موجود در پروژههای پیشین با انجام اصلاحاتی استفاده كنند.
تعاریف احتمال و تأثیر ریسک
فرایند ارزیابی كیفی ریسک، نیازمند تعریف احتمالات وقوع و شدت تأثیرات ریسک در سطوح مختلف است.
ماتریس احتمال و تأثیر
ریسك‌ها با توجه به تأثیرات بالقوه آنها روی اهداف پروژه، اولویت بندی می‌شوند. رویكرد معمول در اولویت‌بندی ریسک‌ها، استفاده از جدول یا ماتریس احتمال و تأثیر است.
میزان تمایل، مقاومت و تحمل ذی نفعان پروژه نسبت به ریسک
در فرایند برنامه ریزی مدیریت ریسک، میزان تمایل، مقاومت و تحمل ذی نفعان پروژه نسبت به ریسک (فرصت‌ها و تهدیدات)، در پروژه مورد نظر باید بررسی و مشخص شود.
ساختار گزار‌ش‌دهی
در این بخش محتویات و ساختار دفتر ثبت ریسک به همراه هر گونه گزارش دیگر در رابطه با ریسک، نحوه مستند كردن، تحلیل و اعلام كردن نتایج فرایند مدیریت ریسک تدوین می‌شود.
ردگیری
نحوه مستند سازی و ثبت تمامی جوانب فعالیت‌های مدیریت ریسک كه برای پروژه فعلی به كار گرفته می‌شوند، با هدف ثبت تجارب كسب شده و نحوه ممیزی فرایند مدیریت، مشخص می‌شوند.
طبقه بندی ریسک‌ها
طبقه بندی ریسک‌ها، می‌تواند ساختاری فراهم آورد كه شناسایی ریسک‌ها به صورت ضابطه مند میسر شود و اثر بخشی و كیفیت فرایند شناسایی ریسك ارتقا یابد.
روش‌های شناسایی ریسک
ابزارها و تكنیك‌های شناسایی ریسک در پیكره دانش مدیریت پروژه به شرح زیر بیان شده‌اند.
- بررسی مستندات.
- به كارگیری روش های جمع آوری اطلاعات.
- طوفان فكری.
- روش دلفی
- شناسایی ریشه‌ای دلایل.
- تحلیل فهرست وارسی (چك لیست‌ها).
- تحلیل مفروضات.
- به كارگیری روش های نموداری.
روش دلفی
روش دلفی راهی برای رسیدن به اجماع و توافق نظر در بین متخصصان یك رشته در موضوعی خاص است. این روش زمانی كه جمع كردن افراد مختلف متخصص ریسک در یك محل امكان پذیر نباشد، می‌تواند روش مناسبی باشد. در این روش، یك تسهیلگر با استفاده از پرسشنامه، ایده‌های متخصصان را در رابطه با ریسك‌های مهم پروژه جویا می‌شود.
طوفان فكری
طوفان فكری متداول‌ترین روش برای شناسایی ریسک است. این روش از آن جهت مورد علاقه است كه یك تكنیك خلاقیت گروهی بوده و در كنار هدف اصلی شناسایی ریسک، مزایای جانبی دیگری نیز دارد. به عنوان مثال این روش می‌تواند یك ابزار بسیار قوی برای انسجام بخشی به تیم پروژه باشد، چرا كه به تیم پروژه فرصت كار كردن با یكدیگر و بحث روی موضوع‌هایی كه در مو فقیت پروژه اهمیت دارند را ارایه می‌دهد.
روش‌های ارزیابی ریسک
روش‌های ارزیابی ریسک به دو گروه عمده شامل ارزیابی كیفی و كمی تقسیم می‌شوند. در ارزیابی كیفی، ریسک‌ها با استفاده از عبارت‌ها و جمله‌های توصیفی تشریح می‌شوند و تلاش می‌شود با ارایه جزئیات كافی از ریسک، راه‌های مناسب پاسخ به آن جستجو شود.
این در حالی است كه در ارزیابی كمی از مقادیر عددی برای تبیین ابعاد و اهمیت و تأثیرهای ریسک بر اهداف پروژه به صورت مجزا یا گروهی بهره گرفته می‌شود.
ارزیابی كمی ریسک
ارزیابی كمی، در مورد ریسک‌هایی انجام می‌شود كه در ارزیابی كیفی دارای اولویت بالا هستند و می‌توانند هدف‌های پروژه را به طور قابل ملاحظه‌ای متأثر سازند. كاربردهای ارزیابی كمی را به شرح زیر معرفی می‌كند.
- كمی شدن پیامد‌های محتمل در پروژه همراه با احتمال وقوع آنها.
- ارزیابی احتمال دستیابی به اهداف مشخص پروژه.
- شناسایی ریسک‌هایی كه نیازمند توجه و ملاحظه بیشتری هستند، از طریق ارزیابی كمی میزان دخالت و تأثیر نسبی آنها در ریسک كلی پروژه.
- شناسایی اهداف واقع گرایانه و قابل حصول برای پروژه به خصوص در ابعاد هزینه، زمان و محدوده با در نظر گرفتن ریسک‌های پروژه.
- كمك به اتخاذ تصمیم‌های مدیریتی در شرایط عدم قطعیت.
ویژگی‌‌ها و مزایای استفاده از روش ارزیابی كمی
- ابزاری برای بررسی تأثیر مجموعه ریسک‌ها بر پروژه به جای بررسی جداگانه آنها.
- تعیین مقدار كی برای احتمال وقوع و تأثیر ریسک‌ها، با استفاده از عدد یا محدوده عددی، به جای استفاده از عبارت‌های توصیفی مانند كم، زیاد یا متوسط.
- جامعیت در تحلیل، به دلیل استفاده از روش‌های مشخص و روشن، فارغ از سلیقه و تفكر فردی.
- توانایی شناسایی، پیاد‌ه‌سازی و تحلیل انواع گزینه‌های متنوع در كنار طرح مبنای اولیه
دوره عمر پروژه و مدیریت ریسک
مدیریت ریسک پروژه باید بر پایه درك كاملی از طبیعت و محدوده تصمیم گیری‌های لازم در مدیریت پروژه انجام گیرد. این كار كه با تقسیم كردن پروژه به مراحل مختلف انجام می‌شود، امكان كنترل بهتر روی پروژه را فراهم می‌كند. مجموعه این مراحل با عنوان دوره عمر پروژه نامیده می‌شود. دوره عمر پروژه یك چارچوب مناسب برای مطالعه و بررسی تصمیم گیری‌ها و تصویری مناسب از روند ساختار انجام پروژهها در طول زمان به دست می‌دهد.
زمان مناسب برای آغاز مدیریت ریسک
بهترین، ساده‌ترین و مؤثرترین زمان برای آغاز فرایند مدیریت ریسک می‌تواند در مرحله طراحی و برنامه ریزی اجرای پروژه باشد كه دارای بیشترین احتمال موفقیت است. آغاز كردن فرایند مدیریت ریسک پیش از مرحله برنامه ریزی پروژه، معمولاً مشكل‌تر خواهد بود. زیر ا در آن مرحله مشخصات پروژه قطعی نشده و به صورت مناسب تعریف نشده است. آغاز فرایند مدیریت ریسك در مراحل بعد از مرحله برنامه ریزی مشكلاتی به همراه دارد و منافع قابل ملاحظه و با ارزشی در برنخواهد داشت.
جایگاه مدیریت ریسک در مدیریت قراردادها
انتخاب نوع قرارداد پروژه از موارد مدیریت ریسک پروژه (به ویژه ریسك‌های مالی پروژه) است. برای این منظور باید ریسک‌های پروژه به صورت مشخص شناسایی و مشخص شود. لازم به توضیح است كه ریسک‌ها باید به گروهی تخصیص داده شوند كه بیشترین توانایی و انگیزه را برای تحمل و مدیریت آن داشته باشند. از این رو، تخصیص ریسک‌ها به ویژه ریسک‌های مهم و حساس، باید به صورت سنجیده‌ای صورت گیرد.
شناسایی و تخصیص واقع بینانه ریسک‌ها می‌تواند منجر به در نظر گرفتن مفاد خاصی در قرارداد شود، به نحوی كه مسئولیت و تعهدات گرو‌ه‌های مختلف را در زمان بروز ریسك روشن سازد.
جمع بندی
مدیریت ریسک به عنوان یكی از اركان اصلی مدیریت پروژه در استاندارد دانش مدیریت پروژه در نظر گرفته شده است. موضوع كلیدی در مدیریت ریسک، میزان وابستگی‌های بین پروژههای مختلف در درون این سیستم است. با افزایش وابستگی‌های بین پروژهها، تمایل به رویكرد سیستمی نسبت به مدیریت ریسك كه كل سیستم را در بر می‌گیرد به شدت افزایش می‌یابد. برای آنكه فرایند مدیریت ریسك در یك پروژه به صورت كامل مؤثر واقع شود، باید كل دوره عمر پروژه را مد نظر قرار دهد و در تمام مراحل آن راهنمایی و آگاهی‌های لازم را فراهم كند و نباید تنها روی مراحل خاصی از دوره عمر تمركز شود.
مطالب بیشتر در زمینه مدیریت ریسک در پروژهها در نشریه شماره ۶۵۹ آورده شده است.
