اطلاعرسانی مناقصات
برای شناسایی مناقصه گران مناسب و تهیه لیست های بلند با تعداد مناقصهگر کافی، ضروری است که مناقصهگران زیادی از برگزاری مناقصات آگاهی پیدا کنند. برای تحقق این امر شیوه ای استاندارد و فراگیر برای اطلاع رسانی برگزاری مناقصات نیاز است. در آیین نامه مستندسازی و اطلاع رسانی مناقصات، راهکاری مناسب برای آن ارائه شده است. در بخش های زیر به صورت تفصیلی در این باره اطلاعاتی آورده شده است.
اطلاعرسانی پیش از فراخوان
صورتجلسه پیش از فراخوان، همزمان با انتشار فراخوان در محیط شبکه اطلاعرسانی مناقصات جریان مییابد. هرگونه تغییر در صورتجلسه پیش از فراخوان مستلزم تهیه صورتجلسه جدید است، در این بین صورتجلسه قبلی نباید پاک یا ویرایش شود. تشـخیص ضرورت انتـشار برآورد کلی موضوع مناقصه با دستگاه مناقصهگزار است.
اطلاعرسانی فراخوان مناقصات
آگهیها (دعوت به مناقصات عمومی یا فراخوان ارزیابی کیفی مناقصهگران)، همزمان با انتشار در روزنامه کثیرالانتشار، باید از طریق پایگاه ملی اطلاعرسانی مناقصات به اطلاع عموم برسد.
هر گونه تغییر در مفاد فراخوان مناقصات، از جمله تمدید مهلت دریافت و تحویل اسناد، تنها از طریق انتشار فراخوان جدید مجاز است.
در مناقصات محدود، مفاد فراخوان و اسامی دعوتشدگان به مناقصه در پایگاه ملی اطلاعرسانی مناقصات جریان مییابد و این موضوع جایگزین ارسال قابل تصدیق دعوتنامه نخواهد شد.
اطلاعرسانی ارزیابی کیفی مناقصهگران
اطلاعات زیر میتواند در فرایند ارزیابیکیفی مناقصهگران در پایگاه ملی اطلاعرسانی مناقصات جریان یابد.
- آگهی دعوت به ارزیابی کیفی مناقصهگران؛
- استعلام ارزیابی کیفی؛
- اطلاعرسانی ارزیابی شکلی پیشنهادها؛
- صورتجلسه پایانی ارزیابی کیفی مناقصهگران.
آگهی دعوت به ارزیابی کیفی مناقصهگران، همزمان با انتشار در روزنامه کثیرالانتشار، باید در پایگاه ملی اطلاعرسانی مناقصات جریان یابد.
اطلاعرسانی مناقصات یک مرحلهای
اطلاعات زیر در فرایند اطلاعرسانی مناقصات یک مرحلهای جریان مییابد:
- اطلاعرسانی پیش از فراخوان؛
- اطلاعرسانی فراخوان؛
- اطلاعرسانی ارزیابی شکلی پیشنهادها؛
- اطلاعرسانی ارزیابی کیفی مناقصهگران در مناقصات محدود یک مرحلهای؛
- اطلاعرسانی جلسه گشایش پاکتهای مناقصه و تعیین برنده.
اطلاع رسانی های ذیل باید قبل از انعقاد قرارداد انجام شود.
- اطلاعرسانی پیش از فراخوان؛
- اطلاعرسانی فراخوان؛
- اطلاعرسانی ارزیابی کیفی مناقصهگران؛
- اطلاعرسانی جلسه گشایش پاکتهای مناقصه و تعیین برنده.
اطلاعرسانی مناقصات دو مرحلهای
اطلاعرسانی مناقصات دو مرحلهای شامل موارد زیر است.
- اطلاعرسانی پیش از فراخوان؛
- اطلاعرسانی فراخوان؛
- اطلاعرسانی ارزیابی شکلی پیشنهادها؛
- اطلاعرسانی ارزیابی کیفی مناقصهگران در مناقصات دو مرحلهای محدود؛
- اطلاعرسانی ارزیابی فنی و بازرگانی؛
- اطلاعرسانی ارزیابی مالی پیشنهادها و تعیین برنده مناقصه.
صورتجلسه پایانی ارزیابی فنی ـ بازرگانی پیشنهادها، باید دو روز کاری قبل از گشایش پاکتهای مالی اطلاعرسانی شود. اطلاعرسانی صورتجلسه پایانی نیز ارزیابی مالی، باید دو روز کاری قبل از انعقاد قرارداد انجام شود.
اطلاعرسانی توضیح و تشریح اسناد
اطلاعرسانی توضیح و تشریح اسناد، شامل موارد زیر است.
- متن پرسشهای مناقصهگران و پاسخهای مناقصهگزار؛
- اطلاعیه جلسات پرسش و پاسخ حضوری؛
- تشریح برخی از ابهامهای مربوط به مفاد اسناد مناقصه پس از توزیع تمام یا بخشی از اسناد.
در صورت تشکیل جلسه توضیح اسناد یا پاسخ به پرسشهای مناقصهگران درباره اسناد و شرایط مناقصه، صورتجلسه توضیح اسناد و پاسخهای یادشده، باید به اسناد مناقصه پیوست و برای کسانی که قبلاً اسناد را دریافت نمودهاند، ارسال شود. اطلاعرسانی توضیح و تشریح اسناد باید قبل از پایان مهلت تسلیم اسناد انجام شود و چنانچه اطلاعات فوق الذکر، مستلزم تنظیم مستندهای جدید باشد، باید مدت تمدید در فرایند اطلاعرسانی اعلام شود.
اطلاعرسانی قراردادهای مشاوره
مستندها و اطلاعرسانی مناقصاتی که موضوع آنها خدمات مشاوره باشد، مطابق با مناقصات دو مرحلهای محدود (روش قیمت ترازشده) است. مستنـدسازی و اطلاعرسـانی سـایر روشهـای انتخاب مشاور بر اساس مقررات آییننامه خرید خدمات مشاور تعیین میشود.
مشخصات سامانه اطلاعرسانی مناقصات
سامانه اطلاعرسانی مناقصات باید دارای ویژگیهای زیر باشد.
- قابلیت ردیابی فرایند پیادهسازی؛
- قابلیت مستندسازی و ردیابی ایجاد و تغییر دادهها (توسط مراجع ذی صلاح)؛
- قابلیت مستندسازی و ردیابی خروجیها؛
- قابلیت تمرکز اطلاعات با پیکرهبندی غیرمتمرکز؛
- قابلیت ردیابی جریان اطلاعات؛
- امنیت و آزمونپذیری صحت جریان اطلاعات؛
- عدم امکان اصلاح و تغییر اطلاعات ثبت شده؛
- قابلیت تهیه نسخه پشتوانه توسط دستگاههای مرکزی.
سامانه اطلاعرسانی مناقصات در پیکرهبندی نهایی، دروازه اطلاعاتی با ویژگیهای زیر است.
- قابلیت توسعه مستمر؛
- قابلیت سازگاری با سامانههای مناقصهگزاری الکترونیکی؛
- قابلیت سفارشی کردن اطلاعات دریافتی توسط کاربران.
کیفیت نظام اطلاعرسانی باید به نحوی مدیریت شود که تعداد و بزرگی خطاها، چگالی و پیوستگی نقصها و توارث آنها کاهش یابد.
فهرست مناقصهگران صلاحیتدار که توسط مراجع قانونی تشخیص صلاحیت میشوند، شامل رشته، پایه، ظرفیت، سوابق کاری و نیز احکام هیأت رسیدگی به شکایات، باید در پایگاه ملی اطلاعرسانی مناقصات منتشر شود.
مناقصهگران متقاضی برای شرکت در انواع مناقصات، موارد ترک تشریفات مناقصه، باید اطلاعات ثبتی، مالیاتی و بیمه کارکنان خود را در پایگاه ملی اطلاعرسانی مناقصات به دستگاههای مناقصهگزار اعلام کنند. این اطلاعات صرفاً برای دستگاههای مناقصهگزار و دستگاههای مرکزی مربوط قابل مشاهده است.
ثبت و پاک کردن اطلاعات شبکه ملی
پاک کردن اطلاعات مربوط به مستندات مناقصه در دوره اطلاعرسانی آنلاین، جز در مـوارد اجتنـابناپذیر فنـی (به تشخیص مدیر پایگاه) ممنـوع است. موارد اجتنـابناپذیر فنـی به شرح زیر تقسیم بندی میشوند.
- شرایطی است که در آن دادههای موجود در بانک اطلاعات یا پایگاه ملی اطلاعرسانی مناقصات ناخواسته دگرگون شود؛
- نقص در جریان اطلاعات؛
- توقف در فعالیت تمام یا بخشهایی از سامانه؛
- اطلاعات محرمانه که سهواً وارد شبکه اطلاعرسانی مناقصات شده باشد.
ثبت و کنترل خطا در ورودیها و خروجیها در جریان اطلاعات بر عهده مناقصهگزار است. هر گونه خطایی در ورودیها با یک سند جدید اصلاح میشود.
دوره اطلاعرسانی برخط شامل مستندات مناقصات و اطلاعات مربوط به قراردادها و اصلاحات و الحاقات آنها تا یک ماه بعد از پایان مدت قراردادها است. سوابق مناقصاتی که مدت اطلاعرسانی آنها منقضی شده است، در پایگاه ملی اطلاعرسانی مناقصات نگهداری و در صورت درخواست متقاضیان از طریق پست الکترونیک ارسال میشود.
دستگاههای مناقصهگزار میتوانند اطلاعات مربوط به مناقصات خود را علاوه بر پایگاه ملی اطلاعرسانی مناقصات از راههای دیگر نیز به اطلاع عموم برسانند.
پاک کردن اطلاعات باید به نحوی انجام شود که سوابق آنها در سازمان قابل دسترس باشد. در صورت پاک کردن اطلاعات آنلاین در شرایط یادشده فوق الذکر، پس از رفع موارد، باید مجدداً در پایگاه ملی اطلاعرسانی جریان یابد.
امنیت اطلاعات
مستندهای ارسال شده به بانک اطلاعات مناقصات باید برای عموم مردم قابل دسترس باشد.
به منظور تأمین امنیت و صحت اطلاعات، پشتوانه اطلاعات باید در دستگاههای مرکزی به صورت غیرمتمرکز و در سامانه ملی اطلاعرسانی مناقصات به صورت متمرکز ایجاد شود.
سامانه خدمت رسان پست الکترونیک مرکزی با ویژگیهای زیر از سوی سازمان ایجاد میشود.
- ردیابی و ثبت پستهای الکترونیک مبادله شده؛
- ردیابی و ثبت مستندها در پایگاه ملی اطلاعرسانی مناقصات؛
- دریافت مستندهای مناقصات پس از پایان مدت اطلاعرسانی آنلاین.
نقشها و استانداردها
مسئولیتهای مناقصهگزار در نظام مستندسازی و اطلاعرسانی مناقصات به شرح زیر است.
- اجرای مستندسازی مکتوب و الکترونیکی؛
- اجرای فرایند اطلاعرسانی؛
- وارد کردن اطلاعات معاملات (اعم از مناقصه و ترک مناقصه) در پایگاه ملی اطلاعرسانی مناقصات؛
- مدیریت ریسک اطلاعات.
مسئولیتهای زیر قابل واگذاری به مدیریت طرح نیست.
- مستندسازی و اطلاعرسانی پیش از فراخوان؛
- مستندسازی و اطلاعرسانی ارزیابی مالی یا ترک مناقصه؛
- مستندسازی و اطلاعرسانی تجدید و لغو مناقصه.
در صورت ارجاع نقش کمیته فنی ـ بازرگانی به مدیر طرح، حداقل سه عضو خبره فنی صلاحیتدار از سوی مدیر طرح به مناقصهگزار معرفی میشوند. اعضای یادشده موظفند تمام مستندهای مربوط را با عنوان حقیقی و حقوقی خود امضا کنند.
مسؤولیت آموزش و نظارت بر مستندسازی و اطلاعرسانی مناقصات در دستگاههای مناقصهگزار، بر عهده دستگاه مرکزی مربوط است.
مسؤولیت ایجاد و راهبری پایگاه ملی اطلاعرسانی مناقصات بر عهده سازمان است.
به منظور ایجاد رویه واحد، سازمان میتواند استانداردها، راهنماهای کاربرد، دستورالعملها و مشخصات فنی مربوط را در تعامل با دستگاههای مرکزی، حسب مورد تهیه، ابلاغ یا بهنگام نموده و در پایگاه ملی اطلاعرسانی مناقصات منتشر کند.