فرایند برگزاری مناقصات
فرایند برگزاری مناقصات و مقررات مربوط به آن، بخش اصلی قانون برگزاری مناقصات است. در بخش های زیر این قسمت از قانون مناقصات تشریح میشود.
فرایند برگزاری مناقصات
فرایند برگزاری مناقصات به ترتیب شامل مراحل زیر است.
- تأمین منابع مالی.
- تعیین نوع مناقصه در معاملات بزرگ (یک مرحلهای یا دو مرحلهای، عمومی یا محدود).
- تهیه اسناد مناقصه.
- ارزیابی کیفی مناقصهگران درصورت لزوم.
- فراخوان مناقصه.
- ارزیابی پیشنهادها.
- تعیین برنده مناقصه و انعقاد قرارداد.
تأمین منابع مالی
انجام معامله به هرطریق، مشروط بر آن است که دستگاههای ذکر شده در قانون برگزاری مناقصات به نحو مقتضی نسبت به پیشبینی منابع مالی معامله در مدت قرارداد اطمینان حاصل و مراتب در اسناد مرتبط قید شده باشد.
موضوع پیشبینی منابع مالی و نحوه ضمان تأخیر تعهدات برای انجام معامله باید به صراحت در شرایط و اسناد مناقصه از سوی دستگاه مناقصهگزار قید و تعهد شود.
روشهای برگزاری مناقصات
برگزاری مناقصات به روشهای زیر انجام میشود.
- در معاملات کوچک، کارپرداز یا مأمور خرید باید با توجه به کم و کیف موضوع معامله (کالا، خدمت یا حقوق) درباره بهای آن تحقیق نماید و با رعایت صرفه و صلاح و اخذ فاکتور مشخص و به تشخیص و مسؤولیت خود، معامله را با تأمین کیفیت بهکمترین بهای ممکن انجام دهد.
- در معاملات متوسط، کارپرداز یا مأمور خرید باید با توجه به کم و کیف موضوع معامله (کالا، خدمت یا حقوق) درباره بهای آن تحقیق نماید و با رعایت صرفه وصلاح و اخذ حداقل سه فقره استعلام کتبی، با تأمین کیفیت مورد نظر، چنانچه بهای بهدست آمده مورد تأیید مسؤول واحد تدارکاتی یا مقام مسؤول همتراز وی باشد، معامله را با عقد قرارداد یا اخذ فاکتور انجام دهد و چنانچه اخذ سه فقره استعلام کتبی ممکن نباشد با تأیید مسؤول تدارکاتی یا مقام مسؤول همتراز وی، به تعداد موجود کفایت میشود. چنانچه مسؤولیت واحد تدارکاتی برعهده کارپرداز واحد باشد امضای نامبرده به منزله امضای مسؤول واحد تدارکاتی است. درصورتی که دستگاه اجرائی فاقد کارپرداز باشد میتوان وظایف مندرج در این قانون را به متصدیان پستهای مشابه سازمانیو یا به مأمور خرید محول نمود.
- در معاملات بزرگ به یکی از روشهای زیر عمل میشود.
- برگزاری مناقصات عمومی ازطریق انتشار فراخوان در روزنامههای کثیرالانتشار.
- برگزاری مناقصات محدود.
ارزیابی کیفی مناقصهگران
- در ارزیابی کیفی مناقصهگران، باید موارد زیر لحاظ شود.
- تضمین کیفیت خدمات و محصولات.
- داشتن تجربه و دانش در زمینه مورد نظر.
- حسن سابقه.
- داشتن پروانه کار یا گواهینامههای صلاحیت، درصورت لزوم.
- توان مالی متقاضی برای انجام کار درصورت لزوم.
- مراحل ارزیابی کیفی مناقصهگران به شرح زیر است.
- تعیین معیارهای ارزیابی و اهمیت نسبی معیارها.
- تهیه اسناد ارزیابی.
- دریافت، تکمیل و ارسال اسناد ارزیابی از سوی متقاضیان.
- ارزیابی اسناد دریافت شده و تعیین امتیاز هر یک از مناقصهگران و رتبهبندی آنها.
- اعلام اسامی مناقصهگران صلاحیتدار به کارفرما و امتیازات و رتبة آنها (تهیه لیست کوتاه).
- مستندسازی ارزیابی کیفی مناقصهگران.
- سازمان مدیریت و برنامه ریزی کشور مکلف است با همکاری دستگاههای اجرائی، حداکثر سه ماه پس از تصویب این قانون آئیننامه اجرائی ارزیابی کیفی مناقصهگران را با رعایت موازین مقرر در این ماده که بیانگر شاخصهای اندازهگیری و روش ارزیابی مناقصهگران باشد تهیه و به تصویب هیأت وزیران برساند.
فراخوان مناقصه
- مفاد فراخوان برگزاری مناقصات حداقل باید شامل موارد زیر باشد.
- نام و نشانی مناقصهگزار.
- نوع، کمیت و کیفیت کالا یا خدمات.
- نوع و مبلغ تضمین شرکت در مناقصه.
- محل، زمان و مهلت دریافت اسناد، تحویل و گشایش پیشنهادها.
- مبلغ برآورد شده معامله و مبانی آن (درصورتی که تعیین آن میسر یا بهمصلحت باشد). درمواردی که فهرست بهای پایه وجود دارد، برآورد مربوط طبق فهرست یاد شده تهیه میشود.
- فراخوان مناقصه عمومی باید به تشخیص مناقصهگزار از دو تا سه نوبت حداقل در یکی از روزنامههای کثیرالانتشار کشوری یا استان مربوط منتشر گردد.
- مناقصهگزار میتواند علاوه بر موارد فوق الذکر، از طریق سایر رسانههای گروهی و رسانههای ارتباط جمعی یا شبکههای اطلاعرسانی نیز فراخوان را منتشر نماید.
- درصورتی که نیاز به برگزاری مناقصه بینالمللی باشد، یا استفاده از تسهیلات اعتباری خارجی مطرح باشد، باید با کسب مجوزهای مربوط و با رعایت موازین قانون حداکثر استفاده از توان فنی، مهندسی، تولیدی و صنعتی و اجرائی، آگهی مربوط در یکی از روزنامههای کثیرالانتشار و حداقل یک نوبت دریکی از روزنامههای انگلیسی زبان داخل و یک مجله یا روزنامه بینالمللی مرتبط با موضوع مناقصه، منتشر شود.
اسناد مناقصه
- تمامی اسناد مناقصه باید به طور یکسان به همه داوطلبان تحویل شود.
اسناد مناقصه شامل موارد زیر است.
- نام و نشانی مناقصهگزار.
- نوع و مبلغ تضمین مناقصه.
- محل، زمان و مهلت دریافت اسناد، تحویل پیشنهادها و گشایش آنها.
- مبلغ پیشپرداخت و تضمین حسن انجام کار.
- مدت اعتبار پیشنهادها.
- شرح کار، مشخصات فنی بازرگانی، استانداردها، نوع، کمیت و کیفیت کالا یاخدمات.
- برنامهریزی انجام کار یا تحویل کالا.
- معیارها و روش ارزیابی کیفی مناقصهگران.
- روش تهیه و مهلت مقرر برای تسلیم پیشنهادها و تعداد نسخههای آنها.
- متن قرارداد شامل موافقتنامه، شرایط عمومی و خصوصی و ضمائم آن.
- صورتجلسات و توضیحات.
- سایر اسنادی که به تشخیص مناقصهگزار لازم باشد.
ترتیب تهیه و تسلیم پیشنهادها
شرکتکنندگان در مناقصه پس از دریافت یا خرید اسناد باید پیشنهادهایخود را به ترتیب زیر تهیه و به مناقصهگزار تسلیم کنند.
- تهیه و تکمیل اسناد و پیشنهادها.
- تسلیم پیشنهادها در مهلت مقرر در فراخوان مناقصه.
- دریافت رسید تحویل پیشنهادها.
مهلت قبول پیشنهادها درمورد مناقصات داخلی و بینالمللی از آخرین مهلت تحویل اسناد مناقصه به ترتیب نباید کمتر از ده روز و یک ماه باشد.
شرایط تسلیم و تحویل پیشنهادها
- هیچ یک از شرکتکنندگان در مناقصه، جز در مواردی که در اسناد مناقصه پیشبینی شده باشد، نمیتوانند بیش از یک پیشنهاد تسلیم کنند.
- شرکتکنندگان در مناقصه، اسناد مناقصه و پیشنهادهای خود را باید در پاکتهای جداگانه لاک و مهر شده شامل تضمین (پاکت الف)، پیشنهاد فنی بازرگانی (پاکت ب) و پیشنهاد قیمت (پاکت ج) بگذارند و همه پاکتها را در لفاف مناسب و لاک و مهر شده قرار دهند.
- مناقصهگزار موظف است درمهلت مقرر همه پیشنهادهای ارائه شده شرکتکنندگان را پس از دریافت، ثبت و تا جلسه بازگشائی، از پاکتها صیانت نماید.
- هرگونه تسلیم، تحویل، اصلاح، جایگزینی و یا پس گرفتن پیشنهاد باید بهصورت قابل گواهی و در مهلت و مکان مقرر در اسناد مناقصه انجام شود.
توضیح و تشریح اسناد
- چنانچه شرکت کننده در اسناد مناقصه، ابهام یا ایرادی مشاهده کند، میتواند از مناقصهگزار توضیح بخواهد.
- توضیـحات و پـاسـخ بـه پرسشهای مناقصهگران و همچنین درصورت تشکیل جلسه توضیح اسناد، رونوشت صورتجلسه آن به طوریکسان برای همه شرکتکنندگان مناقصهگر ارسال خواهد شد.
گشایش پیشنهادها
پیشنهادهای مناقصهگران در زمان و مکان مقرر گشوده میشود.
مراحل گشایش پیشنهادها به شرح زیر است.
- تهـیه فهـرست اسامی دریافتکنندگان اسـناد، (پیشـنهاددهندگان)، حاضران و شرکتکنندگان در جلسه.
- بازکردن پاکت تضمین (پاکت الف) و کنترل آن.
- بازکردن پاکت فنی بازرگانی.
- بازکردن پیشنهاد قیمت و کنترل از نظر کامل بودن مدارک و امضای آنها و کنارگذاشتن پیشنهادهای غیرقابل قبول در مناقصات یک مرحلهای.
- تحویل پاکتهای فنی بازرگانی به کمیته فنی بازرگانی در مناقصات دومرحلهای.
- تهیه و تنظیم و امضای صورتجلسة گشایش پیشنهادها توسط کمیسیون مناقصه.
- تحویل پاکتهای قیمت و پاکت تضمین پیشنهادهای رد شده به مناقصهگزار برای استرداد به ذینفع.
درصورت برگزاری مناقصه دو مرحلهای، زمان و مکان تشکیل جلسه گشایش پیشنهادهای قیمت، در جلسه گشایش پاکتها اعلام خواهد شد، این مدت فقط برای یکبار تا سقف مدت اعتبار پیشنهادها قابل تمدید است. در این صورت پاکتهای قیمت دریک لفاف لاک و مهر شده توسط دستگاه مناقصهگزار صیانت میشود. در مناقصات یک مرحلهای، پیشنهادهای قیمت بیدرنگ گشوده و برنده مناقصه تعیین میشود.
دستگاه مناقصهگزار مکلف است از مناقصهگران یا نمایندگان آنها جهت حضور در جلسه گشایش پیشنهادهای مالی دعوت نماید.
ارزیابی فنی بازرگانی پیشنهادها
- در برگزاری مناقصات دو مرحلهای، مناقصهگزار موظف است براساس معیارها وروشهای اعلام شده در اسناد مناقصه، ارزیابی کیفی مناقصهگران و ارزیابی فنی بازرگانیپیشنهادها را انجام و اعلام نماید.
- درصورتی که در برگزاری مناقصات بررسی فنی بازرگانی پیشنهادها لازم باشد، نتیجه بررسی طی مهلتی که کمیسیون مناقصه معین میکند به جلسه بعدی کمیسیون احاله میشود و بر اساس گزارش کمیته فنی بازرگانی، پاکتهای قیمت پیشنهاددهندگانی که امتیاز فنی بازرگانی لازم را احراز کردهاند، گشوده میشود.
- هرگونه ارزیابی فنی بازرگانی، تنها پیش از گشودن پیشنهادهای قیمت مجازاست.
- پاکت پیشنهاد قیمت مناقصهگرانی که در ارزیابیهای فنی بازرگانی پذیرفته نشدهاند، باید ناگشوده بازگردانده شود.
ارزیابی مالی و تعیین برنده مناقصه
- در برگزاری مناقصات هنگام ارزیابی مالی، مناقصهگری که مناسبترین قیمت را حائز شده باشد، بهعنوان برنده اول اعلام خواهد شد و برنده دوم درصورتی اعلام میشود که تفاوتقیمت پیشنهادی وی با برنده اول، کمتر از مبلغ تضمین باشد. روش ارزیابی مالی باید دراسناد مناقصه بهصورت مشروح با ذکر نحوه تأثیرگذاری ارزیابی فنی بازرگانی بر قیمت اعلام شود.
- پس از گشودن پاکتهای قیمت، چنانچه بررسی قیمتها و تجزیه و کنترلمبانی آن لازم باشد، کمیسیون مناقصه میتواند بررسی آن را به کمیته فنی بازرگانی ارجاع نماید و کمیته فنی بازرگانی حداکثر ظرف دوهفته نتیجه ارزیابی را بهکمیسیون مناقصه اعلام میکند.
- پس از گشودن پیشنهادهای قیمت، تضمین برنده اول و دوم، نزد مناقصهگزار نگهداری و تضمین سایر مناقصهگران بازگردانده میشود.
- در مناقصات بینالمللی، مناقصهگران داخلی نسبت به مناقصهگران خارجیترجیح دارند. نحوه ترجیح مناقصهگران داخلی، در اسناد مناقصه قید خواهد شد. مناقصاتی که در آنها رعایت این قاعده به مصلحت نباشد، باید از سوی شورای اقتصاد تأیید شود.
انعقاد قرارداد
- قرارداد با برنده مناقصه، باید پیش از پایان مدت اعتبار پیشنهادها منعقد شود. این مدت حداکثر برای یک بار و برابر مدت پیشبینی شده در اسناد مناقصه قابلتمدید است. بعد از عقد قرارداد تضمین پیشنهاددهنده دوم مسترد میگردد.
- قرارداد با برنده اول در مهلت پیشبینی شده در اسناد، منعقد خواهد شد. چنانچه برنده اول از انعقاد قرارداد امتناع نماید و یا ضمانت انجام تعهدات را ارائه ننماید، تضمین مناقصه وی ضبط و قرارداد با برنده دوم منعقد میگردد. درصورت امتناع نفر دوم، تضمین وی نیز ضبط و مناقصه تجدید خواهد شد.
