برون سپاری
برون سپاری، با مفاهیمی چون ساختارهای سازمانی، ارزش افزوده، كاهش هزینه و افزایش سود آوری، مدیریت پروژه، مدیریت ریسك، انعطاف پذیری و … ارتباط دارد. برون سپاری به عنوان روش واگذاری تمام یا بخشی از كارها به پیمانكاران، معایب و مزایایی دارد و همانطور كه می‌تواند مفید باشد، اگر به روشنی تعریف نشود، ممكن است سازمان را دچار ضرر و زیان كند. پرسش‌های اساسی برون سپاری عبارتند از اینكه چه فعالیتی را، در چه زمانی، با چه روشی و به چه پیمانكاری بسپارید.
برون سپاری از زوایای مختلف تعاریف متعددی دارد و می‌تواند از انتقال بخشی از صنایع به كشورهای با كارگران ارزانتر تا واگذاری كار سازمان‌های دولتی و خصوصی به بیرون را در بر گیرد.
اهداف برون سپاری
با توسعه اقتصاد بین الملل و تشكیل شركت‌های چند ملیتی، این شركت‌ها استراتژیی را برگزیدند كه امروزه از آن به عنوان برون سپاری یاد میشود. هدف برون سپاری به این مفهوم واگذاری برخی از كارهای كشورهای گرانتر و پیشرفته به كشورهای ارزانتر و در حال توسعه است. در این نوع برون سپاری، شركت‌ها بخشی یا تمام فعالیت خود را از كشور خود خارج و در كشور مقصد كه دارای نیروی ارزانتر است مستقر می‌كنند. این موضوع از صنایعی مانند آهن، نساجی و خودروسازی شروع شد و اكنون در زمینه IT رو به گسترش است.
برون سپاری در كنار مواردی چون ارتقا كیفیت، تخصصی شدن كارها بیش از هر عاملی معطوف به كاهش هزینه‌ها است. در كشورهای صنعتی مطالعات و تحقیقات زیادی در مورد برون سپاری صورت گرفته و بیش از همه در این مطالعات به نقش برون سپاری در كاهش هزینه‌ها توجه شده است.
در ایران برون سپاری در ابتدا به شكل واگذاری كار از شركت‌های دولتی و نیمه دولتی به بخش خصوصی طرح شد. به تدریج با رشد شركت‌های خصوصی، شركت‌های بزرگ این بخش هم با تقسیم كارهای پروژه، تمام یا قسمتی از آنها را به پیمانكاران دست دوم واگذار كردند. ظاهرآ اولین اقدام دولتی، برای واگذاری كار به پیمانكاران در وزارت راه رخ داد. شركت نفت نیز به دلیل گستردگی و بزرگی پروژه‌ها از اولین دستگاه‌های دولتی بود كه از خدمات پیمانكاری در سطوح مختلف استفاده كرد.
مسائل برون سپاری
یكی از نتایج برون سپاری كاهش بخشی از كاركنان غیر لازم سازمان است تا كاركنان پیمانكار جای آنها را پر كنند. البته ممكن است كه برای شركت‌های بزرگ این امكان فراهم باشد كه كاركنان اخراج نشوند و خدمات مورد نظر، توسط یك شركت زیر مجموعه در دایره فرایندهای كسب و كار همان شركت، انجام شود. برون سپاری از دو جهت قابل توجه است.
اول واگذاری فعالیت‌های خود به دیگری و دوم دریافت خدمات از دیگران. در پروژه ها بحث قیمت تمام شده و تعیین بهای تمام شده فعالیت‌های اجرایی و اجزای تشكیل دهنده آن بسیار مهم است. تخمین صحیح هزینه در هر یك از مراحل اجرا و كنترل بهای تمام شده فعالیت‌هایی كه قرار است برون سپاری شود، سبب میشود كه كه مدیریت ارشد به فرایندهای داخلی توجه بیشتری كند و بر كاهش هزینه‌ها و كنترل آنها متمركز ش.د. به همین دلیل بررسی این موضوع كه برون سپاری در كاهش قیمت تمام شده چه تاثیری داشته، امری حیاتی است.
اگر فرآیندهای برون سپاری بدرستی اجرا شود، با نیروی انسانی كمتری فعالیت‌ها مدیریت میشود و نیازی به استخدام افراد زیاد نخواهد بود. شركتی كه قصد برون سپاری فعالیت‌ها را دارد در صورت لزوم باید امكان اجرای امانی و تعویض سریع پیمانكار را هم داشته باشد. شرط اصلی برون سپاری این است كه بهای تمام شده فعالیت‌های اجرایی بعد از برون سپاری فعالیت‌ها، كمتر از بهای تمام شده اجرا قبل از آن باشد. تصمیم به برون سپاری از موضوعات استراتژیك است و سازمان‌ها برای برخورداری از خدمات اجرایی پیمانكاران باید به این پرسش پاسخ دهند كه كدام فعالیت‌ها در داخل سازمان و كدام یك در خارج انجام گیرد. كدام منابع را لازم است در اختیار داشته باشند و كدام منابع را از بیرون سازمان تامین كنند.
نكته اصلی این است كه سازمان‌ها فعالیت‌هایی رابه بیرون واگذار كنند كه جزء مزیت‌های سازمان نباشد. از منظر دیگر، برون سپاری با مدیریت ریسك ارتباط دارد و هدف غایی آن واگذاری ریسك است. نكته مهم انتقال منطقی ریسك با رعایت منافع دو طرف است. فقط در چنین حالتی رسیدن به توافق پایدار محتمل خواهد بود. به عبارت دیگر پس از واگذاری، باید ریسك‌ها و نرخ وقوع آنها كاهش یابد و ریسك‌های غیر قابل اجتناب با رعایت منطق به پیمانكار جز منتقل شود، هدف برون سپاری یافتن پیمانكارانی است كه تهیه مواد، كالاها، مهندسی، اجرا و خدمات با اطمینان به آنها واگذار شود.
گاهی در برون سپاری می‌توان برنامه ریزی، مدیریت و اجرای فعالیت‌های مشخص را به شخص ثالث مستقل واگذار كرد. اما فقط به پیمانكارانی كه از دانش فنی و تخصصی بالایی برخوردار باشند، می‌توان چنین كارهایی را سپرد. در این حالت نه تنها فعالیت‌ها منتقل می‌شوند، بلكه مدیریت و تصمیم گیری نیز واگذار میشود.
مزایای برون سپاری
- كاهش نیروی انسانی، هزینه سربار، هزینه‌های اجرایی و خدمات
- كاهش سرمایه گذاری روی دارائی‌های ثابت و آزاد سازی منابع برای هدف‌های مهمتر
- تمركز مدیران بر فعالیت‌های اصلی و افزایش اثر بخشی نقطه قوت سازمان
- دستیابی به تخصص و قابلیت‌های پیمانكاران و بهبود كیفیت
- كاهش یا تقیسم ریسك
معایب برون سپاری
- دشواری كنترل پیمانكار و وابستگی سازمان به پیمانكار
- نیاز به تیمی قوی برای نظارت بر پیمانكار
- دشواری تعویض پیمانكار
- سود پیمانكاران و افزایش ریسك‌های مالیاتی
اقدامات لازم برای برون سپاری
برای برون سپاری موفق، مدیران ارشد سازمان باید مفاهیم و مبانی برون سپاری را بدقت بشناسند. مدیران میانی و كارشناسان آموزش‌های لازم را طی كنند و سازمان از دلایل و منافع برون سپاری شناخت مناسبی پیدا كند. در غیر این صورت اجرای آن بصورت سعی و خطا و بدون اتخاذ یك روش علمی و سیستماتیك صورت خواهد گرفت. هر سازمانی برای برون سپاری موثر، به استراتژی و زیرساخت‌های لازم و اتخاذ یك رویكرد علمی و جامع برای پیاده‌سازی برون سپاری نیاز دارد.
شناسایی و انتخاب پیمانكاران و برگزاری مناقصه قدم بعدی است. اسناد مناقصه باید دارای شرح كار روشن و واضح باشد و تمام پیمانكارانی كه به لحاظ فنی تایید اولیه شده‌اند، حتی المقدور باید درك یكسانی از شرایط مناقصه داشته باشند. دسترسی به پیمانكاران با تجربه و دارای صلاحیت و ارزیابی اولیه آنان اموری مهم برای یك برون سپاری مناسب به شمار می‌روند.
قیمت فعالیت‌هایی كه قرار است واگذار شوند موضوع مهمی است. ابهام در قیمت‌ها به ضرر هر دو طرف خواهد بود. قیمت‌ها باید بنحوی باشند كه دو طرف بشكل برد – برد در كنار هم قرار گیرند. تخمین قیمت تمام شده برای هر فعالیت مستلزم كار گروهی منسجم و دقیقی است. ارزیابی اثربخشی فعالیت‌های برون سپاری شده بر اهداف مالی با اعمال سیستم صحیح سیستم كنترل هزینه ممكن خواهد شد.
از آنجایی كه ارتباط مابین شركت‌ها و پیمانكاران جزء از طریق قرارداد و نظارت برقرار میشود. قراردادها باید شفاف و با رعایت حقوق دو طرف بسته شوند. هیچ قرارداد یك طرفه‌ای قابل دوام و پایداری نیست.
به عنوان یك اصل كلی بهتر است كه فعالیت‌های اصلی سازمان برون سپاری نشود. سازمان‌ها باید بر ماموریت و هسته اصلی و وجودی خود متمركز شوند. مدیران ارشد باید اطمینان یابند كه پرسنل اصلی شركت وظیفه و ماموریت محوری شركت دارند و مزیت رقابتی آن را می‌شناسند و می‌دانند كه چه چیزی نقطه ضعف و قوت سازمان در قیاس با شركت‌های دیگر است.
هرچه فعالیت‌ها روشنتر و مشخص‌تر باشد برون سپاری آنها مشكلات كمتری خواهد شد. با افزایش پیچیدگی فعالیت‌ها احنمال بروز مشكلات برون سپاری بیشتر میشود.
قبل از تصمیم گیری در مورد برون سپاری، بهتر است افرادی كه باید مسئولیت مدیریت پروژه برون سپاری وارتباط با پیمانكار را به عهده بگیرند، انتخاب شوند و لازم است كه پذیرش خود را به وضوح اعلام نمایند. این افراد باید وارد تیم مذاكره كننده و تهیه كننده قرارداد شوند تا درك مسایل مختلف برون سپاری بصورت مستقیم برای آنان حاصل شود.
آموزش افراد درگیر در مدیریت روابط برون سپاری برای توسعه كیفی ضروری است. فرآیند آموزش باید شامل درك اهداف تجاری قرارداد، فعالیت‌های واگذار شده، نقش افراد، وظایف و اختیارات آنها و ساختارگزارش دهی باشد. بدین طریق هر فردی دلایل نیاز به واگذاری كار و انتظارات كلی طرح برون سپاری را درك خواهد كرد.
در روابط موفق برون سپاری، نتیجه اهمیت دارد. معیار نتیجه باید روشن، كمی، قابل اندازه گیری و قابل مقایسه با اهداف از پیش برنامه ریزی شده باشند. بدون این معیارها، هیچ ضابطه هدفگرایی برای مدیریت روابط در برون سپاری وجود نخواهد داشت. واضح است كه انتخاب معیارها به عوامل زیادی بستگی دارد و مدیران هر پروژه باید با در نظر گرفتن شرایط خاص پروژه خود آنها را مشخص سازند. با اعمال معیارها، بخش مهمی ازمدیریت پروژه، كنترل برنامه در مقایسه با آنچه كه به واقع رخ می‌دهد، خواهد بود.
