برآورد پروژه
شرکتهای پروژه محور برای بقا و رشد به پروژه وابسته هستند و برای این که پروژهای داشته باشند باید با قیمت مناسب در مناقصه برنده شوند. برای نهایی شدن قیمت مناقصه تصمیمهای زیادی باید گرفته شود. تصمیم گیری درباره روش برآورد، حاشیه سود مناسب یا ضریب بالاسری، مصداقی از تصمیمها است. یکی از این تصمیمها انتخاب روش بر آورد است. روشهای برآورد در هر شرکتی بسته به تجربه، تعداد، نوع و قیمت مناقصات، مسئولین سازمان برآورد متفاوت هستند.
هدف اصلی، برآوردی منطقی، نسبتاً دقیق و قابل اتکا است تا شرکت پس از پذیرفتن پروژه، برای اجرای آن مشکلات جدی نداشته باشد. در شرایط کنونی که از تعدا مناقصهها کاسته شده و میزان شرکت کنندگان در مناقصهها به طرز عجیبی افزایش یافته، دست یابی به قیمتی که هم قابلیات رقابت و هم قابلیت اجرا داشته باشد، به مراتب سختتر شده است. شرکتهای پیمانکاری از یک طرف باید کیفیت تیم بر آورد را افزایش دهند و از طرف دیگر ساختار سازمانی خود را به گونهای تعریف کنند که اجرای کار با حداقل هزینه بالاسری ممکن شود.
تعاریف مرتبط با برآورد پروژه
متره
متره عبارت است از محاسبه و اندازهگیری مقدار مصالح مورد نیاز برای اجرای یک پروژه، یا محاسبه مقدار مصالحی که در پروژه به کار رفته و مصرف شده است.
برآورد
اگر میزان منابع و زمان لازم قیمت گذاری شود، بر آورد قیمت پروژه نامیده میشود. برآورد قیمت، فرایندی مداوم و پویا است. برآورد قبل از اجرای پروژه برای مشخص کردن بودجه پروژه و در حین اجرا یا پایان پروژه برای مشخص کردن قیمت تمام شده صورت میگیرد.
مراحل برآورد پروژه
آمادگی برای برآورد
برای آمادگی در درجه نخست باید رویگرد برآورد تدوین شود که شامل شناسایی فعالیتها، موانع و فرضها، تعیین تکنیکهای برآورد، تکمیل تیم برآورد است.
انجام برآورد
در این مرحله، منابع، مدت و هزینههای انجام پروژه بر آورد میشوند.
مدیریت برآورد
وقتی برآورد اولیه انجام شد و توسط مدیریت ارشد تصویب و کار پروژه آغاز شد. مدیریت برآورد بر اساس کنترل تغییرات، دقیقتر شدن پیش بینیها و مقایسه واقعیت با خطوط مبنای زمان و هزینه، شروع خواهد شد.
بهبود برآورد
با پیشرفت و اعمال درس آموختههای پروژه و دقیقتر شدن مدلها بر پایه مقادیر واقعی و برقراری چک لیستها، بهبود را میتوان در دو سطح برآورد و پروژه اعمال نمود.
دقت در برآورد
برآورد پروژه فرایندی پیوسته و دائمی است و باید با اتخاذ ساختار مناسب در تمام طول حیات پروژه ادامه یابد. تمام برآوردها با فرضیهها، عدم قطعیت و ریسک همراه هستند. در ابتدای کار سطح اطمینان برآورد پایین است. با تکمیل اطلاعات در طول حیات پروژه، برآورد به طور مستمر پالایش و به تدریج دقیقتر میشود.
علل انحراف برآورد
خط مبنای برآورد، برنامه تایید شده روژه به اضافه یا منهای تغییرات مصوب است و پروژه با آن کنترل میشود. انحراف بین مقدار واقعی و برآوردی هزینه، منابع و زمان در طول حیات پروژه علل مختلفی دارد و لازم است که برای هر پروژه و در هر مرحله به صورت شفاف بررسی مشخص و مستند شود. PMI علتهای انحراف را بر اساس چهار علت، که در اغلب پروژهها مشترک هستند، مورد توجه قرار داده است.
تکامل الزام
خط مبنای برآورد با نگاهی کلی و سطح بالا به محدوده و اطلاعات اولیه و فرضها ایجاد میشود. با پیشرفت چرخه حیات پروژه به تدریج محدوده کار با جزییات تفصیلی دقیق تر خواهد شد. این جزییات ممکن است اعتبار فرضهای اولیه را مخدوش کند. در مواردی که محدوده پروژه آسان تر یا دشوارتر از فرض اولیه باشد معمولاً زمان بندی ، منابع و هزینه پروژه تغییر میکند.
درخواست تغییرات
با پیشرفت پروژه، کارفرما ممکن است تغییراتی را در زمان بندی یا محدوده اولیه الزام کند. تغییرات مورد نظر کارفرما فقط پس از آن که توسط مدیریت ارشد سازمان یا کمیته کنترل تغییرات تصویب شد، به عنوان محدوده جدید پروژه شناخته میشود. ممکن است بر هزینه و زمان پروژه اثر جدی داشته باشد. در چنین حالتی لازم است که خط مبنا با لحاظ کردن تغییرات جدید بروز شود. در غیر این صورت افزایش یا کاهش هزینه و زمان به صورت انحراف نشان داده خواهد شد.
مشکلات اجرایی
در ایجاد خط مبنا، فرضهایی در خصوص منابع، واحدهای هزینه و زمان لازم در نظر گرفته میشود که با پیشرفت پروژه احتمال تغییر دارد. برای مثال یک منبع یا مصالح با هزینه معیین فرض شده در عمل میتواند گرانتر یا ارزانتر تمام شود.
برآورد ناقص
به دلیل عدم قطعیت ذاتی و پیچیدگی پروژهها، غفلت یا از قلم افتادن برخی فعالیتها، اشتباهها در محاسبات، دادههای غیر دقیق، فقدان دانش تیم در خصوص محدوده پروژه، زمان ناکافی ….دلایل برآورد ناقص محسوب میشوند.
فرایندهای برآورد پروژه
در فرایند برآورد پروژه، سه عامل اصلی وجود دارد.
برآورد منابع فعالیت
تخمین منابع لازم با توجه به نوع و کمیت مواد، افراد و تجهیزات برای اجرای فعالیت است.
برآورد مدت زمان فعالیت
تعیین تعداد دورهها کاری مورد نیاز، برای تکمیل فعالیتهایی که منابع آنها برآورد شده است.
برآرود هزینهها
فرایند تعیین تقریبی منابع مالی لازم برای تکمیل فعالیتهای پروژه است.
برآورد پروژه بخشی از فرایند مدیریت است که در ابتدای چرخه حیات پروژه انجام میشود. هر چند به لحاظ زمانی و سطح تلاش جز کوچکی از پروژه محسوب میشود، اما بخش کلیدی و مهم برای برنامه ریزی و اجرای موفق پروژه است.
خصوصیات برآورد خوب
برآورد خوب چند ویژگی رایج دارد که PMI در کتاب Practice Standard for Project Estimating مستند نموده است.
| ویژگی | شرح |
|---|---|
| شناخت شفاف فعالیتها | شرح فعالیتها، دستورالعملهای برآورد، فرضیهها و ویژگیهای فنی و عملکردی اسناد، شرایط و محدودیتهای باید برای برآورد کنندهها به وضوح شناسایی شوند تا اطمینان حاصل شود که آمادگی برای برآورد خوب وجود دارد. |
| مشارکت در آماده سازی برآورد | برای تعریف نیازمندیهای کار، پارامترها و دیگر خصوصیات، تمام اعضای تیم برآوردی باید در تصمیم گیری دخالت داشته باشند. میزان دقت، جامعیت و اعتماد پذیری دادهها باید به صورت مستقل سنجیده شود. |
| جمع آوری دادههای معتبر | از دادههای پیشین پروژههای مرتبط، برای تخمین هزینههای پروژه فعلی استفاده شود. |
| ساختار استاندارد برای برآورد | با تکمیلتر شدن برآوردهای هزینه و شناختهتر شدن محدوده پروژه باید از ساختار شکست کار تفصیلی استفاده شود و این ساختار به مررو اصلاح شود. ساختار شکست کار این اطمینان را میدهد که هیچ بخشی از برآورد نادیده گرفته نخواهد شد و مقایسه با سایر پروژههای مشابه آسانتر میشود. |
| در نظر گرفتن عدم قطعیتها | عدم قطعیت ها شناسایی و برنامه های احتیاطی در نظر کرفته شود تا بدین ترتیب اثرات هزینه ریسکهای شناخته شده در بودجه لحاظ شود و اندوختهای برای ریسکهای شناسایی نشده در نظر گرفته شود. |
| در نظر گرفتن تورم | برآورد کننده باید اطمینان یابد که تغییرات اقتصادی نظیر تورم به درستی و به صورت واقعی در نظر گرفته میشود. |
| تشخیص هزینهها | همه هزینههای مربوط به کار باید در بر آورد لحاظ شود و هر هزینهای که در نظر گرفته نمیشود باید دلیلی شفاف برای آن وجود داشته باشد. |
| بررسی مستقل برآورد | به منظور ایجاد اطمینان یک بررسی مستقل از برآورد ضروری است. فردی که به صورت مستقل برآوردها را بررسی میکند باید بر آورد را تایید، اصلاح و تصحیح نماید تا از منطقی بودن، جامعیت داشتن و یکپارچگی آن اطمینان پیدا کند. |
| تجدید نظر در برآورد در صورت تغییر در پروژه | به منظور منعکس کردن تغییرات ایجاد شده در پروژه، برآوردها باید بروز رسانی شود. تغییراتی بر روی هزینهها اثر میگذارند ممکن است بر تصمیمهای پروژه موثر باشند. |
نقشهای کلیدی در برآورد
چند نقش و مسئولیت کلیدی که در برآورد موثرند در جدول زیر تشریح شده است. نکته مهم آن است که افراد از نقش و مسئولیت خود در برآورد آگاه باشند.
| نقش | شرح | مسئولیت |
|---|---|---|
| مدیر عامل | تصویب کننده نهایی | تصویب نهایی برآ.رد |
| مدیر برآورد | مسئول برآورد | تایید برنامه و مستندسازی رویکرد برآورد، تصویب تکنیک برآورد، بازنگری و تجدید نظر برآورد در صورت نیاز ، تایید ریسکهای برآورد، تایید منابع لازم برای برآورد |
| مسئول برآورد | مدیرت فعالیتهای جاری | مستندسازی فعالیتها، شناسایی و مستندسازی ریسکهای برآورد، هماهنگ سازی و هدایت تیمهای متره و برآورد، تخصیص منابع به اعضای تیم برای انجام برآورد، تجمیع برآورد |
| اعضای تیم متره | تعیین احجام | بررسی نقشهها و شرح کارها به صورت تخصصی و تفصیلی |
| اعضای تیم برآورد | تعیین منابع و قیمت گذاری | تعیین منابع لازم برای هر سطحی از فعالیتها و قیمتگذاری احجام |
روشهای متداول برآورد
در اغلب قریب به اتفاق برآوردها، معمولاً ترکیبی از روشها استفاده میشود.
روش متره احجام از پایین به بالا Bottom-up Estimating
در مواردی که اسناد مناقصه از دقت کافی برخوردار و تیم برآورد وقت کافی در اختیار داشته باشد، این روش دقیقترین و قابل اطمینانترین روشها است. در این روش حجم هر بسته کاری با بیشترین تفصیل، متره میشود و سپس احجام تا سطوح بالاتر جمع بندی شده و متره پروژه از مجموع مترههای تفصیلی اجزا تشکیل دهنده پروژه حاصل میشود. شرط اصلی برای حصول دقت، بررسی کامل نقشههای تفصیلی، شرح کار پروژه تهیه ساختار شکست کار تفصیلی و فهرست کردن فعالیتها تا رسیدن به پایینترین عناصر شکست کار که بستههای کاری نام دارند work package است. با جمع نمودن مقادیر در سطوح پایینتر ابتدا میزان منابع در سطوح میانی و در نهایت در بالاترین سطح ساختار شکست کار به دست میآیند. در این روش برآورد کننده، منابع مورد نیاز برای پیاده سازی هر بسته کاری را تعیین میکند و برای هر بسته کاری منابع را اختصاص میدهد.
روش توزیع منابع برای فعالیتهای سطوح بالاتر Parametric Estimating
اگر شنایی تمام فعالیتها تا سطح بستههای کاری ممکن نباشد اما شرح نسبتاً کاملی از پروژه به همراه نقشههای اصلی وجود داشته باشد. برای فعالیتهایی که اطلاعات کمتری از آنها در دست است. منابع لازم برای حجم فعالیتهای سطوح بالاتر تخمین زده میشود. در صورتی که متره کننده تجربه کافی داشته باشد، فرایند توزیع Histogram نیروی انسانی ماشین آلات برای احجام، سطوح بالاتر میتواند با دقت نسبتاً معقولی انجام گیرد. در این حالت استفاده از روش سه نقطهای به افزایش دقت کمک میکند.
متره اقلام کلی پروژه یا روش بالا به پایین Top – Down Estimating
در مواردی که اسناد پروژه دقیق نباشند یا زمان کافی برای برآورد وجود نداشته باشد تیم برآورد، به جای رسیدن به ریز متره هر فعالیت، اقلام بزرگ و کلی را مورد توجه قرار میدهد و حجم یا زیربنای این اقلام نظیر piping، ساختمانهای اداری یا صنعتی، عملیات خاکی و غیره ملاک بررسی قرار میگیرد. این روش در مواردی که امکان دقیق احجام هم وجود دارد، برای افزایش اطمینان مکمل خوبی است.
روش محاسبه احجام بر اساس درصد وزنی اقلام اصلی با استفاده از تجارب قبلی Analogous Estimating
در برخی از پروژهها بر اساس مدارک پیمان یا بر اساس تجربه قبلی، درصد وزنی weight factor برخی از اقلام کلی نظیر ساختمانی piping، civil، اسکلت فلزی، برق و ابزار دقیق، نسبت به وزن کلی پروژه مشخص است. در چنین حالتی با تمرکز روی این گونه اقلام و تناسب آنها با وزن کلی پر.ژه میتوان حجم کارهای مهم روژه را تخمین زد. خطای نسبی این روش بالاست اما سریعترین روش است.
قیمتگذاری احجام
- از فهرست بهای شرکت نفت یا سرامان برنامه و یا فهرست بهای کارهای تخصصی با اختساب ضرایب لازم استفاده کرد.
- از گروههای پیمانکاری که مورد اعتماد نسبی هستند قیمت گرفته شود. به عنوان مثال میتوان از چنین افرادی در خواست نمود که فایل مربوط به ریز متره مناقصه را در زمینه تخصصی قیمت گذاری کنند.
- از بانکهای اطلاعات قیمت شرکتها که شامل قیمت پروژههای مشابه باشد استفاده کرد.
- از تجارب مدیران و مهندسانی استفاده شود که در زمان نزدیک به مناقصه پروژههای نظیر را اجرا کردهاند.
- هزینه نیروی انسانی و ماشین آلات بر اساس قیمتهای روز محاسبه شود.
برای تمام فرایندهای برآورد بهتر است تکنیکهای سه نقطهای یا PERT به جای روش تک نقطهای به کار گرفته شود. در این صورت زمانی که بر آورد تا سطح صفر پروژه جمع زده شود. مقدار دقیقتری از کل کار زمان، و هزینه مورد نیاز پروژه تعیین و امکان پیگیری تفصیلی و کنترل سراسری پروژه در آینده فراهم میشود. در تکنیک سه نقطهای با در نظر گرفتن مقادیر خوش بینانه، محتمل و بدبینانه درجهای از شفافیت حاصل میشود. اغلب برآوردکنندگان تمایل به خوش بینی دارند و این تکنیک میتواند نگاه برآورده کننده را تعدیل کند.
مدیریت برآورد
برآوردهای زمان، هزینه و منابع باید به صورت بروز آوری شود. مدیریت برآوردهای پروژه برآورده اولیه را نسبت به بخشهای تکمیل شده پروژه بر اساس مقدار زمان و هزینه مصرف شده میسنجد تا زمان و هزینه باقی مانده را پیش بینی کند. در مدیریت برآورد مقدار مصارف واقعی با خطوط مبنا مقایسه و اثر آن ارزیابی میشود و در صورتی که اندازه مصرف با انتظارات برنامه ریزی شده هماهنگی نداشته باشد برآورد محاسبه مجدد میشود. پس از آن که برآوردهای مربوط به مدت زمان هزینه و منابع مورد نیاز فعالیتهای در قالب رویههای سازمانی و فرایندهای انجام برآورد مشخص شد. مدیریت این برآوردها توسط مدیر پروژه و با کمک تیم پروژه و مدیران ستادی آغاز میشود.
بهبود برآورد
در چرخه حیات برآورد بهبود مستمر فرایندهای برآورد برای پروژه جاری و آتی سازمان ضروری است. بهبود مرحلهای تکرار پذیر در تمام حیات برآورد است. در جریان بهبود مدلها، فرایندها، آموختهها و دادههای تجربی برای برآورد دقیقتری ترکیب میشوند. بهبود میتواند در هر نقطهای از چرخه حیات با گردآوری دادهها، تغییر فرایندها، تغییر الگوها یا ابزارها صورت میگیرد. سازمانی بهبود پذیر است که باز و پویا باشد. در چنین سازمانی احتمال دارد که آموختهها بر ابزاررها، تکنیکها و داراییهای فرایندی سازمان اثر بگذارد و آنها را ارتقا دهد.