مديريت ادعا در پروژه‌های عمرانی
پروژه عمرانی طرح تملک دارایی‌های سرمایه‌ای، به دلیل آنكه تأمین مالی آنها از منابع دولت صورت می‌گیرد و كارفرما نیز به عنوان ركنی با اختیارات مشخص تعریف شده است، از شرایط خاص برخوردار بوده و با طرح غیر آن یا طرح‌های خصوصی بسیار تفاوت می‌كند. شرایط آن در موقعیت‌های مختلف به صورت قوانین و بخش نامه‌هایی با مرجعیت سازمان مدیریت و برنامه ریزی كشور قضاوت شده است. وجود اركان مختلف و پروژه‌های بزرگ چهارعاملی با مدیریت‌‌ها و روش‌های مختلف برای انجام وظایف محوله در اجرا تا به اتمام پروژه‌های مذكور ایجاب می‌كند تا كارفرما وظایف، تعهدات، شرایط و قوانین حاكم بر قرارداد را به دقت آگاه شود و در چهارچوب آنها اقدام نماید.
عموماً به دلیل آنكه اركان پروژه نسبت به شرایط، تعهدات و قوانین حاكم بر قرارداد به صورت كامل آگاه نبوده یا مطابق آنها اقدام نمی‌كنند، مشكلاتی در حین اجرا و عموماً در پایان پروژه‌ها اتفاق می‌افتد كه توافق در راه حل قطعی آنها پیچیده و گاهاً غیر ممكن شده و عموماً پیمانكار پروژه بخشی از بهای كاركرد خود را دریافت نمی‌كند یا آنكه كارفرما بهای بیشتری از كاركرد حاصل شده در مقدار یا كیفیت را پرداخت می‌كند و بعضاً نیز كار پروژه به صورت كامل به انجام نمی‌رسد.
مدیریت ادعاها را همانند دیگر حوزه‌های مدیریت پروژه به صورت مستقل و جدای از حوزه‌های دیگر نمی‌توان بررسی كرد. بلكه این حوزه در ارتباط با دیگر حوزه‌ها از جمله مدیریت زمان، تداركات، ریسك است. مدیریت ادعاها مشتمل بر چهار فرآیند به شرح زیر است.
- Claim Identification
- Claim Quantification
- Claim Prevention
- Claim Resolutionn
با بررسی و تحلیل دقیق‌تر موضوع و در راستای پاسخ نیازهای تمامی اركان پروژه می‌توان فرآیندهای مورد نیاز مذكور را به صورت زیر اصلاح كرد؛ اجرایی شدن آنها در هر یك از اركان پروژه به شكل گیری و اقدام در چهارچوب وظایف، تعهدات، مسئولیت‌ها و اختیارات خود بسیار كمك نموده و نهایت در هدایت و اتمام موفقیت آمیز پروژه بسیار مؤثر واقع خواهد شد.
مرحله برنامه ریزی ادعا به دو بخش دریافت یا ایجاد ادعا (Claim Generating) و پیشگیری از ادعا (Claim Prevention) تقسیم میشود كه با توجه به موقعیت هر یك از اركان پروژه در هر موضوعی به صورت تحكیم انجام به موقع و با كیفیت تعهدات خود و دیگر اركان تعریف میشود. نتایج حائز اهمیت از اجرای مراحل فوق الذكر آن است كه در مواقعی كه احتمال وقوع شرایط از پیش تعیین شده تعهد شده توسط هر یك از اركان پروژه ضعیف یا غیر محتمل میشود، ركن مربوطه به صورت شفاف و بر پایه واقعیت‌ها موضوع را طرح و برنامه ریزی پروژه بر اساس شرایط جدید انجام و جبران یا به روزآوری می‌شو. در حالی كه مواضع عدم توافق و چالش كه با عوامل غیر واقعی نیز پیچیده‌تر میشود، برنامه ریزی ادامه اجرای پروژه را با عدم قطعیت‌های بسیار و به دور از واقعیت و گاهی در جهت تأمین منافع یك یا تعداد قلیل ی ازاركان پروژه فارغ از توجه مؤثر به منفعت پروژه مواجه می‌سازد. شایان ذكر است كه ادعا را از تغییر در شرایط اجرای پروژه جدا دانست به دلیل آنكه تغییر در شرایط اجرا با توافق همراه است. در حالی كه در ادع توافق وجود ندارد. البته اگر برای شرایط تغییر در پروژه رویه توافق شده‌ای وجود نداشته باشد یا بر اساس رویه توافق شده اقدام نشود، علی رغم توافق در انجام تغییر در شرایط اجرا، چگونگی یا میزان پرداخت یا كسر بهای مربوطه می‌تواند موردی برای ادعا باشد.
الگوریتم پیشنهادی
قبل از ارایه الگوریتم مدیریت ادعاها لازم است توجه نمود كه به روز رسانی به موقع برنامه ریزی مدیریت ادعاها و همچنین متناسب بودن آن با تغییرات و به روز رسانی‌های در دیگر حوزه‌های مدیریتی پروژه بسیار اهمیت داشته و استراتژی‌های مدیریتی هر یك از اركان پروژه در طرح موضوع مورد ادعا تأثیر گذار است.
تشریح كلی مراحل الگوریتم به صورت موارد زیر است.
پس از عقد قرارداد و توافق نامه‌های پیمان و تشكیل تیم مدیریت پروژه تعهدات، مسئولیت‌ها و اختیارات هر یك از اركان پروژه به صورت موضوعی مشخص و تفكیك شود تا به این صورت محدوده تعریف شده هر یك از اركان پروژه شفاف و به صورت ساده در دسترس قرار گیرد. البته لازم به ذكر است حجم زیادی از این تعهدات، مسئولیت‌ها و اختیارات (تقریباً ۸۰ %) در هر پروژه‌ای یكسان است.
بر اساس فهرست تفكیكی خروجی مرحله اول و برنامه مدیریت پروژه احتمال‌های عدم تحقق تعهدات بر اساس شناخت ازشرایط و ویژگی‌های پروژه از دیدگاه مدیریت پروژه و شركت تخمین زده شده و فرصت ادعاهای بالقوه تنظیم شود.
ارزش ریالی آیتم‌های فرصت ادعا برآورد، به ترتیب خاص مرتب شده و نتایج و تبعات طرح آنها سنجش و مشخص میشود. البته فرصت‌ها می‌تواند مثبت یا منفی باشند كه در فرصت‌های مثبت سعی در ایجاد زمینه طرح و در فرصت‌های منفی در ایجاد زمینه جلوگیری از طرح آنها برنامه ریزی میشود.
مورد ادعا از زمان طرح تا به حل آن در چگونگی و دلایل ایجاد و طرح تا به چگونگی حل آن، روند آموزنده مثبت یا فرصت‌های بهبودی دارد كه مستندسازی و نتیجه گیری‌های از آن در آنالیز‌های پیشنهاد قیمت مناقصه‌ها، چگونگی عقد قرارداد و تنظیم شرایط خصوصی آن و برنامه ریزی ادعاهای پروژه‌های سازمان بسیار مؤثر است. در موارد درخواست تغییرات توسط كارفرما یا با درخواست مشاور مرحله اجرای پروژه و تأیید كارفرما به منظور جلوگیری از ایجاد ادعا و دعاوی باید مطابق مراحل بعد اقدام نمود.
حسب استراتژی تعاملی و مدیریتی پروژه درخواست تغییر به صورت مكتوب ابلاغی یا در صورت جلسه یا به صورت شفاهی طرح میشود. بعد از طرح درخواست تغییر، مشاور اثرات و تبعات آن را مشخص و پس از نهایی شدن تصمیم به انجام تغییر الزامات فنی از قبیل تغییر در نقشه‌ها، مشخصه‌های فنی و كیفی و….. روش اجرای تغییر در تناسب با.روش اجرایی پروژه مشخص و برآورد ریالی مربوطه توسط پیمانكار انجام گرفته؛ در تعامل با مشاور و كارفرما چگونگی انجام و پرداخت بهای تغییر صورت مجلس میشود.
البته درخواست تغییرات می‌تواند از جانب پیمانكار نیز صورت گیرد (خصوصاً در قالب مهندسی ارزش)؛ كه در این صورت تا نهایی شدن تصمیم به انجام تغییر را پیمانكار پیگیری می‌كند و آنالیز مربوطه را نیز تنظیم و به پیوست درخواست ارسال می‌كند.
حسب استراتژی تعاملی و مدیریتی پروژه بعد از توافق بر چگونگی انجام و پرداخت بهای تغییر، كار مربوطه انجام می‌گیرد یا ممكن است به صورت همزمان تا مرحله‌ای از كار انجام شده باشد. ولی اتمام انجام تغییر مورد درخواست قبل از تفاهم زمینه‌های ایجاد ادعا را فراهم می‌آورد كه در این گونه موارد باید چگونگی انجام و احجام و مقادیر كار را به موقع صورت مجلس نموده و تأیید مشاور و ابلاغ كارفرما را در مورد آن در اسرع وقت پیگیری و تعیین تكلیف نمود.
حسب توافق صورت گرفته در مورد چگونگی پرداخت بهای انجام تغییرات و صورت مجالس ابلاغی انجام كار، بهای مربوطه در كاركرد پیمانكار لحاظ و مؤثر میشود.
البته لازم به ذكر است كه برنامه ریزی مدیریت ادعاها متناسب با تغییرات شرایط تأثیرگذار باید به روزرسانی شود.
وضعیت نامشخص و پیچیده موارد مورد ادعا در پروژه‌های عمرانی مخصوصاً از اواسط پروژه به بعد ایجاب می‌كند كه همه اركان پروژه به منظور مدیریت ادعاهای احتمالی در پروژه، مطابق انتظارات خویش سیستم مشخص داشته باشند كه الگوریتم ارایه شده در این راستا راهگشا بوده و اجرای آن توسط تمامی اركان پروژه فضایی به وجود خواهد آورد كه آگاهی و التزام به انجام به موقع وظایف، قوانین، شرایط پیمان و تلاش برای جبران تأخیرات و تسریع در اجرای پروژه تقویت و از فضاهای توجیه، استفاده از عدم آگاهی‌ها و به موقع نبودن یا ناكارآمد بودن تصمیم گیری‌ها به دلیل عدم شناسایی فرصت‌ها و عدم برنامه ریزی چگونگی مدیریت آنها ممانعت میشود.
