برون سپاری

برون سپاری، با مفاهیمی چون ساختارهای سازمانی، ارزش افزوده‌، کاهش هزینه و افزایش سود آوری، مدیریت پروژه، مدیریت ریسک، انعطاف پذیری و … ارتباط دارد. برون سپاری به عنوان روش واگذاری تمام یا بخشی از کارها به پیمانکاران، معایب و مزایایی دارد و همانطور که می‌تواند مفید باشد، اگر به روشنی تعریف نشود، ممکن است سازمان را دچار ضرر و زیان کند. پرسش‌های اساسی برون سپاری عبارتند از اینکه چه فعالیتی را، در چه زمانی، با چه روشی و به چه پیمانکاری بسپارید.

برون سپاری از زوایای مختلف تعاریف متعددی دارد و می‌تواند از انتقال بخشی از صنایع به کشورهای با کارگران ارزانتر تا واگذاری کار سازمان‌های دولتی و خصوصی به بیرون را در بر گیرد.

اهداف برون سپاری

با توسعه اقتصاد بین الملل و تشکیل شرکت‌های چند ملیتی، این شرکت‌ها استراتژیی را برگزیدند که امروزه از آن به عنوان برون سپاری یاد می‌شود. هدف برون سپاری به این مفهوم واگذاری برخی از کارهای کشورهای گرانتر و پیشرفته به کشورهای ارزان‌تر و در حال توسعه است. در این نوع برون سپاری، شرکت‌ها بخشی ‌یا تمام فعالیت خود را از کشور خود خارج و در کشور مقصد که دارای نیروی ارزانتر است مستقر می‌کنند. این موضوع از صنایعی مانند آهن، نساجی و خودروسازی شروع شد و اکنون در زمینه IT رو به گسترش است.

برون سپاری در کنار مواردی چون ارتقا کیفیت، تخصصی شدن کارها بیش از هر عاملی معطوف به کاهش هزینه‌ها است. ‌در کشورهای صنعتی مطالعات و تحقیقات زیادی در مورد برون سپاری صورت گرفته ‌و بیش از همه در این مطالعات به نقش برون سپاری در کاهش هزینه‌ها توجه شده است.

در ایران برون سپاری در ابتدا به شکل واگذاری کار از شرکت‌های دولتی و نیمه دولتی به بخش خصوصی طرح شد‌. به تدریج با رشد شرکت‌های خصوصی، شرکت‌های بزرگ این بخش هم با تقسیم کارهای پروژه، تمام یا قسمتی از آنها را به پیمانکاران دست دوم واگذار کردند. ظاهرآ اولین اقدام دولتی، برای واگذاری کار به پیمانکاران در وزارت راه رخ داد. شرکت نفت نیز به دلیل گستردگی و بزرگی پروژه‌ها از اولین دستگاه‌های دولتی بود که از خدمات پیمانکاری در سطوح مختلف استفاده کرد.

مسائل برون سپاری

یکی از نتایج برون سپاری کاهش بخشی از کارکنان غیر لازم سازمان است تا کارکنان پیمانکار جای آنها را پر کنند. البته ممکن است که برای شرکت‌های بزرگ این امکان فراهم باشد که کارکنان اخراج نشوند و خدمات مورد نظر، توسط یک شرکت زیر مجموعه در دایره فرایندهای کسب و کار همان شرکت، انجام شود. برون سپاری از دو جهت قابل توجه است.

اول واگذاری فعالیت‌های خود به دیگری و دوم دریافت خدمات از دیگران. در پروژه‌ ها بحث قیمت تمام شده و تعیین بهای تمام شده فعالیت‌های اجرایی و اجزای تشکیل دهنده آن بسیار مهم است. تخمین صحیح هزینه در هر یک از مراحل اجرا و کنترل بهای تمام شده فعالیت‌هایی که قرار است برون سپاری شود، سبب می‌شود که که مدیریت ارشد به فرایندهای داخلی توجه بیشتری کند و بر کاهش هزینه‌ها و کنترل آنها متمرکز ش.د. به همین دلیل بررسی این موضوع که برون سپاری در کاهش قیمت تمام شده چه تاثیری داشته، امری حیاتی است‌.

اگر فرآیندهای برون سپاری بدرستی اجرا شود، با نیروی انسانی کمتری فعالیت‌ها مدیریت می‌شود و نیازی به استخدام افراد زیاد نخواهد بود. شرکتی که قصد برون سپاری فعالیت‌ها را دارد در صورت لزوم باید امکان اجرای امانی و تعویض سریع پیمانکار را هم داشته باشد. شرط اصلی برون سپاری این است که بهای تمام شده فعالیت‌های اجرایی بعد از برون سپاری فعالیت‌ها، کمتر از بهای تمام شده اجرا قبل از آن باشد. تصمیم به برون سپاری از موضوعات استراتژیک است و سازمان‌ها برای برخورداری از خدمات اجرایی پیمانکاران باید به این پرسش پاسخ دهند که کدام فعالیت‌ها در داخل سازمان و کدام یک در خارج انجام گیرد. کدام منابع را لازم است در اختیار داشته باشند و کدام منابع را از بیرون سازمان تامین کنند.

نکته اصلی این است که سازمان‌ها فعالیت‌هایی رابه بیرون واگذار کنند که جزء مزیت‌های سازمان نباشد. از منظر دیگر، برون سپاری با مدیریت ریسک ارتباط دارد و هدف غایی آن واگذاری ریسک است. نکته مهم انتقال منطقی ریسک با رعایت منافع دو طرف است. فقط در چنین حالتی رسیدن به توافق پایدار محتمل خواهد بود. به عبارت دیگر پس از واگذاری، باید ریسک‌ها و نرخ وقوع آنها کاهش یابد و ریسک‌های غیر قابل اجتناب با رعایت منطق به پیمانکار جز منتقل شود، هدف برون سپاری یافتن پیمانکارانی است که تهیه مواد، کالاها‌، مهندسی، اجرا و خدمات با اطمینان به آنها واگذار شود.

گاهی در برون سپاری می‌توان برنامه ریزی، مدیریت و اجرای فعالیت‌های مشخص را به شخص ثالث مستقل واگذار کرد. اما فقط به پیمانکارانی که از دانش فنی و تخصصی بالایی برخوردار باشند، می‌توان چنین کارهایی را سپرد. در این حالت نه تنها فعالیت‌ها منتقل می‌شوند، بلکه مدیریت و تصمیم گیری نیز واگذار میشود.

مزایای برون سپاری

• کاهش نیروی انسانی، هزینه سربار، هزینه‌های اجرایی و خدمات
• کاهش سرمایه گذاری روی دارائی‌های ثابت و آزاد سازی منابع برای هدف‌های مهمتر
• تمرکز مدیران بر فعالیت‌های اصلی و افزایش اثر بخشی نقطه قوت سازمان
• دستیابی به تخصص و قابلیت‌های پیمانکاران و بهبود کیفیت
• کاهش یا تقیسم ریسک

معایب برون سپاری

• دشواری کنترل پیمانکار و وابستگی سازمان به پیمانکار
• نیاز به تیمی قوی برای نظارت بر پیمانکار
• دشواری تعویض پیمانکار
• سود پیمانکاران و افزایش ریسک‌های مالیاتی

اقدامات لازم برای برون سپاری

برای برون سپاری موفق، مدیران ارشد سازمان باید مفاهیم و مبانی برون سپاری را بدقت بشناسند. مدیران میانی و کارشناسان آموزش‌های لازم را طی کنند و سازمان از دلایل و منافع برون سپاری شناخت مناسبی پیدا کند. در غیر این صورت اجرای آن بصورت سعی و خطا و بدون اتخاذ یک روش علمی و سیستماتیک صورت خواهد گرفت. هر سازمانی برای برون سپاری موثر، به استراتژی و زیرساخت‌های لازم و اتخاذ یک رویکرد علمی و جامع برای پیاده‌سازی برون سپاری نیاز دارد.

شناسایی و انتخاب پیمانکاران و برگزاری مناقصه قدم بعدی است. اسناد مناقصه باید دارای شرح کار روشن و واضح باشد و تمام پیمانکارانی که به لحاظ فنی تایید اولیه شده‌اند، حتی المقدور باید درک یکسانی از شرایط مناقصه داشته باشند. دسترسی به پیمانکاران با تجربه و دارای صلاحیت و ارزیابی اولیه آنان اموری مهم برای یک برون سپاری مناسب به شمار می‌روند.

قیمت فعالیت‌هایی که قرار است واگذار شوند موضوع مهمی است. ابهام در قیمت‌ها به ضرر هر دو طرف خواهد بود. قیمت‌ها باید بنحوی باشند که دو طرف بشکل برد – برد در کنار هم قرار گیرند. تخمین قیمت تمام شده برای هر فعالیت مستلزم کار گروهی منسجم و دقیقی است. ارزیابی اثربخشی فعالیت‌های برون سپاری شده بر اهداف مالی با اعمال سیستم صحیح سیستم کنترل هزینه ممکن خواهد شد‌.

از آنجایی که ارتباط مابین شرکت‌ها و پیمانکاران جزء از طریق قرارداد و نظارت برقرار میشود. قراردادها باید شفاف و با رعایت حقوق دو طرف بسته شوند. هیچ قرارداد یک طرفه‌ای قابل دوام و پایداری نیست.

به عنوان یک اصل کلی بهتر است که فعالیت‌های اصلی سازمان برون سپاری نشود. سازمان‌ها باید بر ماموریت و هسته اصلی و وجودی خود متمرکز شوند. مدیران ارشد باید اطمینان یابند که پرسنل اصلی شرکت‌ وظیفه و ماموریت محوری شرکت دارند و مزیت رقابتی آن را می‌شناسند و می‌دانند که چه چیزی نقطه ضعف و قوت سازمان در قیاس با شرکت‌های دیگر است.

هرچه فعالیت‌ها روشنتر و مشخص‌تر باشد برون سپاری آنها مشکلات کمتری خواهد شد. با افزایش پیچیدگی فعالیت‌ها احنمال بروز مشکلات برون سپاری بیشتر می‌شود.

قبل از تصمیم گیری در مورد برون سپاری‌، بهتر است افرادی که باید مسئولیت مدیریت پروژه برون سپاری وارتباط با پیمانکار را به عهده بگیرند، انتخاب شوند و لازم است که پذیرش خود را به وضوح اعلام نمایند. این افراد باید وارد تیم مذاکره کننده و تهیه کننده قرارداد شوند تا درک مسایل مختلف برون سپاری بصورت مستقیم برای آنان حاصل شود.

آموزش افراد درگیر در مدیریت روابط برون سپاری برای توسعه کیفی ضروری است. فرآیند آموزش باید شامل درک اهداف تجاری قرارداد، فعالیت‌های واگذار شده، نقش افراد، وظایف و اختیارات آنها و ساختارگزارش دهی باشد. بدین طریق هر فردی دلایل نیاز به واگذاری کار و انتظارات کلی طرح برون سپاری را درک خواهد کرد.

در روابط موفق برون سپاری، نتیجه اهمیت دارد. معیار نتیجه باید روشن، کمی، قابل اندازه گیری و قابل مقایسه با اهداف از پیش برنامه ریزی شده باشند. بدون این معیارها‌، هیچ ضابطه هدفگرایی برای مدیریت روابط در برون سپاری وجود نخواهد داشت‌. واضح است که انتخاب معیارها به عوامل زیادی بستگی دارد و مدیران هر پروژه باید با در نظر گرفتن شرایط خاص پروژه خود آنها را مشخص سازند. با اعمال معیارها، بخش مهمی ازمدیریت پروژه، کنترل برنامه در مقایسه با آنچه که به واقع رخ می‌دهد، خواهد بود.