شناسایی ریسکهای قراردادهای Fixed Price
هیچ پروژهای وجود ندارد که خالی از ریسک باشد، با این حال ریسکها قابل مدیریت بوده اما غیر قابل چشم پوشی هستند. ریسکها هر چه زودتر در چرخه حیات پروژه شناخته شوند، برنامههای پروژه و انتظارات از نتایج، واقعیتر خواهند بود. به همین خاظر نحوه تنظیم قراردادها در پروژه یکی از تصمیمات بسیار مهم برای اهداف پروژه در جهت موفقیت است. باا توجه به استاندارد PMBOK از جمله اقدامات آغازین پروژه، شناسایی ریسکها است، در نتیجه میتوان دریافت که تعیین تکلیف بسیاری از ریسکهای قابل پیش بینی در قراردادها مشخص میشود.
فرآیند مدیریت پروژه دارای مراحل و لایههای مختلفی است که بطور حلقوی، دائماً و در فازهای مختلف پروژه با حرکتی روبه جلو تکرار میشوند. هر چند فرآیند مدیریت پروژه بصورت پیوسته در طول پروژه در جریان است، لیکن از آنجایی که بنیان اولیه آن در مرحله شروع پروژه گذارده میشود، بخش قابل توجهی از زمان مصرفی نیز در همین مرحله خواهد بود به همین منظور معمولاً تأکید میشود فرآیند مدیریت ریسک پروژه تا جای ممکن، زودتر از فرآیند پروژه شروع شود، در نتیجه ریسکها هر چه زودتر در چرخه حیات پروژه شناخته شوند، برنامههای پروژه و انتظارات از نتایج، واقعیتر خواهند بود.
به همین خاطر نحوه تنظیم قراردادها در یک پروژه یکی از تصمیمهای بسیار مهم برای هدایت پروژه در جهت موفقیت است. قراردادها که تبیین کننده رویهها و تعهدات و اختیارات طرفین قرارداد هستند، از لحاظ در نظر گرفتن و تقسیم ریسکهای قابل پیش بینی از اهمیت خاصی برخوردارند. از طرفی پروژهها در دستیابی به اهداف تعیین شده با تهدیدها و فرصتهایی در رابطه با عناصر کلیدی خود مواجه هستندکه ریشه بیشتر این تهدیدها و فرصتها را میتوان در مجموعهای از شرایط عدم قطعیت جستجو کرد، در نتیجه تعیین تکلیف بسیاری از ریسکهای قابل پیش بینی را میتوان در قراردادها مشخص کرد.
مفهوم مدیریت ریسک
مدیریت ریسک تلاشی برای اداره کردن ساختارمند تغییرات در پروژه و مدیریت آنها در محیط در حال دگرگونی است، هدف آن این است که خود بعنوان عامل تغییر عمل نموده، موقعیت مبهم فعلی را اداره کرده و روشی کنترل شده و مدیریت پذیر را برای این مسئله در اختیار تیم مدیریت بگذارد. مدیریت ریسک در بخشهای متنوع و مختلفی کاربرد دارد. از امور مالی و اعتباری تا سایر فعالیتهای تجاری ردپایی از مدیریت ریسک به چشم میخورد.
مدیریت ریسک یک فرآیند سیستماتیک برنامه ریزی شده برای شناسایی، آنالیز، پاسخگویی و زیر نظر قرار دادن ریسک پروژه است. فرآیند مدیریت ریسک شامل مراحل شناسایی ریسک، آنالیز و تحلیل ریسک، پاسخگویی به ریسک و کنترل ریسک است.
ریسک مفهوم گسترده ایست که در تمامی زمینهها از جمله تولید، خدمات، کسب و کار و پروژه کاربرد دارد که در این تحقیق مفهوم ریسک در ساختار پروژه مورد بررسی قرار گرفته است. ریسکهای پروژه آنهایی هستند که در صورتی که وجود خارجی پیدا کنند باعث تأخیر، توقف یا شکست پروژه خواهند شد و بر روی کیفیت، هزینه، زمان و محدوده پروژه نیز تأثیر گذار هستند.
مدیریت ریسک در قراردادها
ماهیت کالبدی قراردادها
هر قرارداد توافقی است معمولاً بین دو طرف، که بنا به قانون قابل اجراست، در مواردی ممکن است موافقت نامه با طرف سومی (شخص ثالث) باشد که در آن نفع قرارداد به آن شخص ثالث تعلق میگیرد. مثال عملی این مورد میتواند سیاست بیمه، بخصوص سیاست بیمه عمر باشد، که در آن طرف سوم بهرهور تلقی میشود. یا مؤجل باشد، قرارداد وقتی قطعی است که هر دو طرف توافق، کاملاً مطابق با مواد قرارداد عمل کرده باشند.
قرارداد ساختمانی تنها پس از آنکه پیمانکار، کار ساختمانی را مطابق با مدارك قرارداد تکمیل کرده و کارفرما در ازای این کار به پیمانکار پرداخت کرده باشد، کاملاً اجرا شده تلقی میشود. معمولاً عبارت به معنی آنکه قرارداد امضا شده است و از آن پس طرفهای قرارداد متعهد به اجرای آن هستند، به کار اجرای یک قرارداد میرود.
انجام تعهدات حاصل از قرارداد، موضوع دیگری است. قرارداد میتواند دو جانبه یا یک جانبه باشد. قرارداد دوجانبه، عهدهایی است متقابل که طرفین قرارداد آنها را میپذیرند. در این نوع قرارداد هر کدام از طرفین قرارداد دو نقش قراردادهای ساختمانی اغلب دو جانبه هستند. قرارداد یک مبادله شده دارند، متعهد و متعهدله. بعبارت دیگر، تعهدات جانبه، قراردادی است به نفع یک طرف قرارداد، که در آن یک طرف قرارداد عهدی را میپذیرد، در حالی که طرف دیگر چیزی غیر از تعهد را مبادله میکند و اقدام طرف دیگر ممکن است جایگزین تعهد شود.
بعضی اوقات یک قرارداد بین یک طرف و چند فرد بسته میشود. این افراد میتوانند به صورت مشترك، به تفکیک یا تضامنی قرارداد ببندند. این تمایزها مهم هستند زیرا میزان مسئولیت هر کدام از طرفین را تعیین میکند. توافق (قرارداد) مشترك، توافقی است که در آن افراد، در یک عمل، به عنوان یک قرارداد، به اشتراك، به مفهوم حقوقی و تلقی میشوند.
اگر یکی از افراد از تعهدی بری شود، این برائت برای تمامی افراد دیگر آن مجموعه هم مصداق دارد. تصمیم گیری روی تعداد و محدوده قراردادهای پروژه میتواند در موفقیت آن نقش بسیار مهمی داشته باشد. داشتن تعداد زیادی قرارداد در یک پروژه ممکن است مزایایی برای کارفرما در ارتباط با امکان کنترل بهتر روی کار درمقایسه با حالت داشتن تنها یک قرارداد در بر داشته باشد، همچنین میتواند به دلیل به حداکثر رساندن امکان رقابت در قیمت دهی، اقتصادیتر هم باشد. لیکن، این امتیاز ها با افزایش بسیار زیاد ریسکهای مربوط به هماهنگ کردن قراردادهای مختلف همراه خواهد بود، که باید از سوی کارفرما تحمل شود.
مدیریت ریسک در مدیریت قراردادها
اولین قدم در مدیریت تدارکات پروژه، برنامه ریزی تدارکات یا تعیین راهبرد (استراتژی) تدارکات است. در این مرحله تصمیمهای مهمی در رابطه با آنکه چه بخشهایی از پروژه باید از بیرون سازمان تدارك شود، از چه سیستمی برای تدارك استفاده شود (استفاده از یک منبع و یا منابع متعدد و نوع ارتباط قراردادی با آنها) و در چه زمانی تدارك شود،گرفته میشود. موضوع مهم و بحرانی در این استراتژی، تصمیم گیری در مورد نظام تدارك پروژه است که شامل دو بخش تعیین نوع سازمان برای تدارکات (نحوه استفاده از منبع یا منابع بیرونی برای تدارکات قسمتهای مختلف پروژه بهویژه مراحل طراحی و ساخت) و تعیین نوع قرارداد مناسب (از نظر شیوه پرداخت) برای برقراری ارتباط رسمی با منبع یا منابع تدارکات است. با تصمیم گیری و تعیین استراتژی تدارکات، نحوه تقسیم و تخصیص ریسکهای پروژه بین گروههای درگیر در آن مشخص میشود. در واقع استراتژی تدارکات به دنبال یافتن بهترین راه برای دستیابی به اهداف پروژه با درنظر گرفتن ریسکها و محدودیتهای موجود در آن و سعی بر توزیع و متعادل ساختن بهینهی ریسکها بین گروههای مختلف پروژه دارد. از این رو انتخاب استراتژی تدارکات پروژه به نوعی مربوط به مدیریت ریسک است.
یکی از موضوعات مهم در ارتباط با استراتژی تدارکات، تعیین نوع قرارداد مناسب (به لحاظ روش پرداخت) برایپروژه است. انتخاب نوع قرارداد پروژه از موارد مدیریت ریسک پروژه به ویژه ریسکهای مالی پروژه است. برای این منظور باید ریسکهای پروژه بصورت مشخص شناسایی و مشخص شود که چگونه باید آنها را بین گروههای مختلف کاری تقسیم کرد و به آنها تخصیص داد. شناسایی و تخصیص واقع بینانه ریسکها میتواند منجر به در نظر گرفتن مفاد خاصی در قرارداد شود، به نحوی که مسئولیت و تعهدات گروههای مختلف را در زمان بروز ریسک روشن سازد، ضمن اینکه نحوه پرداخت به پیمانکار در صورت بروز ریسکها را مشخص خواهد کرد.
باید به این نکته توجه داشت که هرگاه در زمان ورود به یک قرارداد، توزیع ریسک به درستی انجام نشود و ناعادلانه و غیر صحیح توزیع شود، در آن صورت بروز دعاوی قراردادی در پروژه اجتناب ناپذیر خواهد بود. به همین منظور استفاده از فرایند ساختارمند شناسایی و تحلیل ریسک میتواند منجر به در نظر گرفتن مفاد خاصی در قرارداد شده که درکل به نفع پروژه و ارکان اجرایی آن خواهد شد.
یکی از اهداف انعقاد قرارداد ایجاد چارچوبی بین طرفین برای تعیین مسئولیت ریسکهاست. این کار در قراردادها با استفاده از عبارات سلب مسئولیت کننده انجام میشود. این عبارات بطور قانونی مسئولیت ریسکهایی را که در اثر عوامل معینی به وقوع میپیوندند، از عهده یکی از طرفین خارج میسازند. همچنین تلاش میکنند تا ریسک یکی از طرفین را با استفاده از عبارات قراردادی به طرف دیگر منتقل کنند. مسئله متداول این است که در اکثر موارد این عبارات، مسئولیت کارفرما در قرارداد را کاهش میدهند. زیرا معمولاً مستندات مناقصه پروژه بوسیله طرف برگزار کننده یعنی کارفرما تهیه میشوند. بنابراین کارفرما اغلب تمایل دارد تا از طریق قراردادی مسئولیت اکثر ریسکها را به پیمانکار منتقل نموده و ریسک خود را کاهش دهد. یعنی تصمیمات درباره اشتراك یا انتقال ریسک با استناد به سیاستهای قراردادی کارفرما اتخاذ میشود و قراردادها بصورت یک طرفه به نفع کارفرما نوشته میشود.
انواع قراردادها از نظر روش پرداخت
روش پرداخت، انعکاس دهنده میزان عدم قطعیت در پروژه است. از این رو، مشخص میشود که یکی از تفاوتهای اساسی بین انواع مختلف قراردادها، نحوه اداره کردن ریسکها و پرداخت بابت آنهاست که میتواند در محدودهای قرار گیرد. انواع مختلفی از روشها پرداخت در قراردادها مبتنی بر هزینه تا قراردادهای مبتنی بر قیمت، از قراردادهای برای تهیه کالاها، دریافت خدمات و انجام پروژههای مختلف وجود دارد، ولی میتوان آنها را در دو گروه وسیع طبقه بندی کرد.
انتخاب روش پرداخت باید با در نظر گرفتن قراردادهای بازپرداخت هزینه و قراردادهای مبلغ مقطوع عوامل زیادی انجام شود که برخی از این موارد شامل دوره عمر پروژه، ریسکهای شناخته شده، مشکلات و چالشهای تکنولوژی و البته توانایی کارفرما در بیان خواستههای خود بدون آنکه بعداً دچار تغییرات شود، یا بعبارت دیگر میزان دقت در تعریف پروژه است. طیف کامل انواع قراردادها بین دو نوع مبلغ مقطوع و قراردادهای زمان و مواد(مصالح)، بازپرداخت هزینه در حرکت است که در بین آنها نوع دوگانهای از قراردادها با عنوان جای دارد. لازم به ذکر است در بسیاری از موارد در یک پروژه میتوان از چند نوع قرارداد استفاده نمود.
قراردادهای مبلغ مقطوع
در قراردادهای با مبلغ مقطوع، مبلغ قرارداد مبلغی است که بطور معمول در زمان انعقاد قرارداد تعیین می شود، البتهدر موارد خاصی امکان تغییر نیز برای مبلغ قرارداد در نظر گرفته می شود. در مواردی که مبلغ قرارداد قابل تغییر است،ممکن است قرارداد دارای سقف مبلغ ۱ یا مبلغ هدف ۲ یا هردو باشد. در صورت وجود سقف برای مبلغ یا مبلغ هدف درقرارداد، این مبلغ ها نباید قابل تغییر باشند، مگر در شرایط ویژه ای که در قرارداد پیش بینی شود.استفاده از قراردادهای مبلغ مقطوع بطور معمول احتیاج به نظارت اداری کمتری در مقایسه با قراردادهای مبتنی برهزینه دارد لیکن، اگر پرداخت در این نوع قرارداد برا اساس میزان پیشرفت باشد، در آنصورت نظارت بر میزان پیشرفتپیش از پرداخت ضروری خواهد بود.
ریسکهای روش قراردادی مبلغ مقطوع در یک پروژه میتواند بدین صورت باشد که خواستههای پروژه بصورت دقیق مشخص نباشد یا اینکه پس از انعقاد قرارداد، کار دچار تغییرات شود. تغییرات در محدوده کار، همیشه امکانپذیر است ولی قیمت آن باید پرداخت شود. هر تغییر بعنوان یک فرصت برای پیمانکار (فروشنده) برای ادعا محسوب میشود. تغییرات محدوده کار در قراردادهای مبلغ مقطوع به دلیل نامشخص بودن نحوه بازپرداخت هزینه آنها، بسیار زیان آور و مشکل آفرین خواهد بود. موضوع دیگری که باید از طرف کارفرمایان به دقت مورد توجه قرار گیرد، این است که در این نوع قرارداد، ریسک بیشتری مورد توجه پیمانکار است، از این رو بطور منطقی پیمانکاران باید حاشیه سود بیشتری را در پیشنهاد خود منظور نمایند تا هزینههای احتمالی را پوشش دهد. البته همیشه موضوع بدین ترتیب نیست، به ویژه زمانی که رقابت در مناقصههای دولتی بسیار فشرده باشد. در ایران این دسته از قراردادها با نام قیمت مقطوع یا یک قلم شناخته میشوند.
قراردادهای Fixed Price
این قرارداد یکی از متداول ترین نوع قراردادها است. در این نوع قرارداد بین کارفرما و پیمانکار مبلغ ثابتی تعیین میشود و در ازای انجام کل کار پرداخت میشود. این نوع قرارداد برای کارفرما ریسک کمتر و برای پیمانکار ریسک بیشتری دارد. زمانی که نوع و دامنه کار تقریبا مشخص باشد پیشنهاد میشود که از این نوع قرارداد استفاده شود. این نوع قرارداد همان نوع از قیمت مقطوع است و شامل قسمتهایی از کار بوده که کارفرما برای آنها حجم مشخص و قیمت مقطوع در نظر گرفته است.
شاخصترین اقلام موجود در این قسمت از فهرست بها، تجهیزات هستند که کاملاً مقدار و قیمت آنها مشخص است. برخی از قسمتهای اجرایی در حیطه سیویل نیز در این قسمت گنجانده میشود که برای اجرای آنها پیمانکار، مبلغ کاملاً مقطوعی را دریافت خواهد داشت. این قسمت از کار نیازمند توجه ودقت ویژه پیمانکار و کارفرما است. خصوصا پیمانکار بایستی توجه ویژه به اجرا، اندازهگیری کار انجام شده و سیستم حسابداری صنعتی جهت تهیه قیمت تمام شده داشته باشد تا هر زمان از سودده بودن اجرای کار مطمئن شود. در این نوع قرارداد، پیمانکارکل کار تعریف شده را با هزینه مشخص انجام میدهد.
شناسایی، فهرست و لیست ریسکهای قراردادهای Fixed Price
شناسایی ریسک فرآیندی دقیق، موشکافانه و کاوشگرانه است که از طریق تعامل با افراد به شناسایی ریسکهای پروژه میپردازد. روند شناسایی ریسک، روندی کیفی است که هدف شناسایی و توصیف ریسکهای مؤثر بر اهداف پروژه، طی میشود. در یک نگاه دقیقتر، شناسایی ریسک فرآیند تعیین ریسکهای مؤثر بر پروژه و تعیین مشخصههای هر یک از آنها و مستندسازی آنها است. انجام شناسایی ریسک پروژه منوط به زمانی خاص از اجرا نیست، بلکه اجرایاین فرآیند باید بطور ضابطه مند و در طول اجرای پروژه باشد.
همواره باید به یاد داشت احتمال اینکه یک ریسک شناسایی شده به سادگی رخ دهد، خیلی کم است. شناسایی ریسکها باعث کاهش ریسک کلی پروژه میشود. این واقعیت است که منابع محدودی درباره نحوه شناسایی ریسک وجود دارد، اما در مراحل مختلف تحقیق جهت شناسایی ریسک، با توجه به شرایط مختلف، از روشهای گوناگونی در تعیین ریسکهای قراردادهای Fixed Price در پروژههای عمرانی استفاده شده است.
